電子文件需在中標(成交)通知書發(fā)出后40日內(nèi)歸檔，按統(tǒng)一編碼規(guī)則和規(guī)范格式存儲，保管期限不少于15年；嚴禁擅自公開電子檔案信息;嚴格限定復制檔案的情形……近日，濟南市發(fā)展和改革委員會、濟南市檔案局、濟南市財政局等10部門印發(fā)《濟南市公共資源交易電子檔案管理辦法》，從制度層面上進一步規(guī)范電子檔案管理。

《辦法》中所稱的公共資源交易電子文件(以下簡稱電子文件)，是指通過公共資源交易平臺開展公共資源交易活動全過程中形成、辦理、傳輸和儲存的數(shù)字格式的各種信息記錄，由內(nèi)容、結構、背景等組成;公共資源交易電子檔案(以下簡稱電子檔案)，是指對國家和社會具有憑證、查考和保存價值，并按規(guī)定程序歸檔保存的公共資源交易電子文件。

《辦法》共28條，分為總則、電子檔案的形成和范圍、電子檔案的保管和處置、電子檔案的利用、附則等五個章節(jié)，自2026年1月1日起施行，將有效解決項目招標投標資料歸檔不完整、不清晰，部分招標人、代理機構檔案歸檔管理混亂，電子檔案歸檔期限不明確等問題。

在構建分級責任體系、壓實全鏈條管理職責方面，《辦法》建立“指導協(xié)調(diào)—行業(yè)監(jiān)督—具體實施”三級管理架構，市發(fā)展改革委與市檔案局統(tǒng)籌指導協(xié)調(diào)，各行業(yè)主管部門負責本領域監(jiān)督，濟南公共資源交易中心、第三方交易平臺管理部門落實全流程管理，交易發(fā)起方、代理機構、交易響應方按職責歸檔相關電子文件。通過明確各方主體責任邊界，破解以往檔案管理責任不清、推諉扯皮等問題，形成“各司其職、各負其責、協(xié)同聯(lián)動”的管理格局，從源頭保障電子檔案歸集的全面性與規(guī)范性。

統(tǒng)一規(guī)范管理標準、筑牢檔案安全防線方面，《辦法》明確電子文件需在中標(成交)通知書發(fā)出后40日內(nèi)歸檔，按統(tǒng)一編碼規(guī)則和規(guī)范格式存儲，保管期限不少于15年。強化信息安全管控，嚴禁擅自公開電子檔案信息，嚴格限定復制檔案的情形。通過標準化管理消除歸檔時限不明確、存儲格式不統(tǒng)一等問題，確保電子檔案長期可讀、安全可控;嚴格安全管控，防范信息泄露風險，保障電子檔案的憑證效力，為審計追溯、糾紛處理提供可靠依據(jù)。

細化分類歸檔范圍、提供精準操作指引方面，《辦法》針對工程建設項目招標投標、政府采購等6大類常規(guī)交易場景，制定專項歸檔明細表，明確各交易環(huán)節(jié)的必選與可選歸檔內(nèi)容。例如，依法必須招標的工程建設項目覆蓋7大交易環(huán)節(jié)、53項具體歸檔資料。通過細化歸檔內(nèi)容，有效解決以往歸檔范圍模糊、資料缺失等問題，為交易平臺及各市場主體提供清晰可操作的歸檔依據(jù)，確保電子檔案覆蓋交易全過程。

搭建智能管理系統(tǒng)、強化技術支撐保障方面，電子檔案管理系統(tǒng)按“一項一檔”自動收集生成電子檔案，具備配置管理、安全管理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理等多元功能，平臺運維機構需做好電子信息遷移及技術保障。利用自動化儲存替代傳統(tǒng)人工歸檔，減少人為失誤，提升歸檔效率;同時，依托檔案管理系統(tǒng)的多元功能與技術保障機制，為實現(xiàn)電子檔案“形成—歸檔—保管—利用”全流程數(shù)字化管理提供技術支撐。

來源：濟南日報

編輯：馬叢叢