行政工作繁雜瑣碎，從物資采購到會議籌備，從制度擬定到數(shù)據(jù)統(tǒng)計，每一項都考驗著細(xì)致度與效率。如今，AI工具已成為行政崗位的“隱形助手”，善用提示詞能讓重復(fù)勞動大幅減少，復(fù)雜事務(wù)變得簡單。

以下10組高頻場景提示詞，覆蓋行政工作核心領(lǐng)域，幫你輕松應(yīng)對日常挑戰(zhàn)。

一、日常物資管理：清單化避免疏漏

1.季度采購清單

“生成‘辦公室季度物資采購清單’，包含打印耗材、文具、清潔用品等品類，標(biāo)注當(dāng)前庫存、建議采購量、市場參考價及3家常用供應(yīng)商，按‘緊急程度’排序�！�

AI能快速整合歷史數(shù)據(jù)，避免漏買或過量采購，讓預(yù)算分配更合理。

2.固定資產(chǎn)盤點(diǎn)

“整理公司固定資產(chǎn)臺賬，按‘辦公設(shè)備/家具/電子用品’分類，記錄購買日期、保修期限、使用部門及責(zé)任人，篩選出‘超保修期’和‘閑置3個月以上’的資產(chǎn)單獨(dú)標(biāo)注�！�

替代Excel手動錄入，自動識別重復(fù)信息。

二、公文與報告：從“從零寫”到“改一改”

3.制式通知起草

“起草‘關(guān)于推行無紙化辦公的通知’，明確實施時間、適用范圍、電子版文件格式要求及過渡期安排，語言正式簡潔，篇幅控制在300字內(nèi)�！�

自帶公文模板和規(guī)范措辭，避免反復(fù)修改，初稿通過率顯著提高。

4.會議紀(jì)要提煉

“根據(jù)會議記錄，提取‘跨部門協(xié)作會議’的3項核心問題、5條解決方案及對應(yīng)責(zé)任部門，用‘問題+措施+截止時間’表格呈現(xiàn)，重點(diǎn)標(biāo)注需CEO審批的事項�！�

省去逐句整理時間，關(guān)鍵信息不遺漏，會后跟進(jìn)更精準(zhǔn)。

三、活動籌備：細(xì)節(jié)考慮周全

5.中小型會議策劃

“設(shè)計‘20人年度總結(jié)會’方案，包含90分鐘議程（匯報/討論/總結(jié)）、所需物料（投影設(shè)備/簽到表/名牌）、茶歇清單及備用方案（如設(shè)備故障應(yīng)急措施）。”

覆蓋流程與細(xì)節(jié)，新手也能快速落地一場專業(yè)會議。

6.員工福利活動

“策劃‘端午節(jié)員工關(guān)懷活動’，預(yù)算人均150元，提供3個方案（含線上線下結(jié)合形式），包含流程安排、禮品建議及宣傳文案，避開周末與節(jié)假日沖突�！�

兼顧成本與體驗，自動平衡多樣化需求。

四、數(shù)據(jù)統(tǒng)計：讓分析更直觀

7.行政費(fèi)用分析

“匯總近3個月行政支出（辦公耗材/水電/維修），用柱狀圖對比月度差異，標(biāo)注‘超預(yù)算8%以上’的項目并分析可能原因，提出2條控本建議�！�

替代復(fù)雜函數(shù)計算，圖表自動生成，向領(lǐng)導(dǎo)匯報時更清晰。

8.空間使用報告

“統(tǒng)計各會議室季度使用數(shù)據(jù)，按部門統(tǒng)計使用時長、平均參與人數(shù)，計算各空間利用率，對‘使用率低于20%’的區(qū)域給出優(yōu)化建議（如改為儲物區(qū)/小型洽談區(qū)）�！�

為資源調(diào)配提供數(shù)據(jù)支撐，避免空間閑置或爭搶。

五、制度與溝通：讓信息傳遞高效

9.規(guī)章制度解讀

“將《員工考勤管理制度》轉(zhuǎn)化為‘新人入職Q&A’，涵蓋‘遲到扣款標(biāo)準(zhǔn)’‘年假申請流程’‘加班調(diào)休規(guī)則’等10個高頻問題，用口語化表達(dá)，每條回答不超過50字�！�

減少重復(fù)答疑，新員工快速上手，協(xié)作效率提升。

10.緊急通知撰寫

“以行政部名義發(fā)‘極端天氣辦公安排’通知，說明調(diào)休時間、居家辦公要求、緊急聯(lián)系人及安全提示，語氣親和，重點(diǎn)信息加粗標(biāo)注�！�

快速響應(yīng)突發(fā)情況，信息傳遞清晰無歧義。

提示詞使用小技巧

越具體越精準(zhǔn)：明確場景（如“20人會議”）、需求（如“含茶歇”）、格式（如“表格呈現(xiàn)”），結(jié)果更貼合預(yù)期。

善用追問優(yōu)化：若初稿不滿意，可追加提示（如“把采購清單中的‘參考價’替換為‘近3次采購均價’”）。

掌握這10組提示詞，讓AI工具成為你的“高效搭檔”。

來源：山西密度科技微信服務(wù)號