作者： 淺井?大地外國法共同事業(yè)法律事務(wù)所

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目前，電子印章廣泛使用于國際及遠(yuǎn)程商務(wù)合同的簽署、行政審批等眾多領(lǐng)域，給企業(yè)的商務(wù)運(yùn)行以及行政管理提供了廣泛?便利?確切的條件。但是，在執(zhí)行業(yè)務(wù)的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一些電子印章的管理程序無法可依的情況發(fā)生。對此，中國國務(wù)院辦公廳在2025年9月27日公布了《電子印章管理辦法》（（以下簡稱“「辦法」”），并于公布同日起執(zhí)行。

本「辦法」是中國最初發(fā)布的對電子印章管理的規(guī)制性法律文件，彌補(bǔ)了電子印章管理方面的法律空白。

1、什么是電子印章？原則上包括哪些印章？

電子印章，是指基于密碼技術(shù)和相關(guān)數(shù)字技術(shù)及數(shù)據(jù)，用于實(shí)現(xiàn)電子文件的可靠電子簽名。電子印章包括以法定名稱冠名的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)章、分支機(jī)構(gòu)章、業(yè)務(wù)專用章，以及用于單位（組織）事務(wù)辦理的個(gè)人名章等電子印章。實(shí)務(wù)中主要包括法人章、合同章、財(cái)務(wù)章、各部室印章等。

2、合法有效的電子印章需要滿足的條件

（1）電子簽名認(rèn)證證書須由依法設(shè)立并取得電子認(rèn)證服務(wù)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)提供；

（2）電子印章的數(shù)據(jù)格式、生成流程等應(yīng)當(dāng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；

（3）電子印章的圖像規(guī)格、式樣以及圖像數(shù)據(jù)等應(yīng)當(dāng)符合國家規(guī)定。

（4）電子印章制作管理單位必須備案。

3、電子印章的效力

符合本「辦法」規(guī)定的電子印章與實(shí)物印章具有同等法律效力。除法律、行政法規(guī)明確規(guī)定不適用的情形外，經(jīng)電子簽章的電子文件與加蓋實(shí)物印章的紙質(zhì)文件具有同等效力。

不過需要注意的是，并不是所有的電子印章都具有法律效力。

4、電子印章是否可取代實(shí)物印章？

一些特殊情形下，電子印章并不被認(rèn)可，比如，某些特定的行政審批、司法程序以及法律明確要求使用實(shí)物印章的，或某些系統(tǒng)或地區(qū)尚未實(shí)現(xiàn)電子印章互信互認(rèn)等規(guī)范時(shí)也不能使用電子印章。

總之，不管是法律上還是實(shí)務(wù)中，都存在無法使用或不認(rèn)可電子印章的情形，所以電子印章暫時(shí)是不能完全替代實(shí)物印章的。因此，建議企業(yè)能兼具電子印章和實(shí)物印章，同時(shí)在使用電子印章時(shí)要認(rèn)真判斷是否被法律或相關(guān)部門等認(rèn)可。

5、電子印章和電子簽章的關(guān)系

電子簽章是使用電子印章簽署文件的有效表現(xiàn)形式（如數(shù)字化的印章圖形）。只有當(dāng)用電子簽章技術(shù)驗(yàn)證電子合同的真實(shí)有效性的時(shí)候，才正常顯示電子印章。同時(shí)合法有效的電子簽章系統(tǒng)也可避免電子印章蓋章的電子合同文件被篡改。另外，一個(gè)實(shí)物簽章只能對應(yīng)一個(gè)電子印章，這樣可以避免出現(xiàn)印章假蓋等情形的出現(xiàn)。

6、什么是電子印章的“互信互認(rèn)”制度

電子印章的“互信互認(rèn)”制度，是通過電子合同簡化簽署流程，實(shí)現(xiàn)文件即時(shí)傳輸以提升效率并降低運(yùn)營成本。該制度依托統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)平臺，使企業(yè)可使用本地電子印章完成跨區(qū)域的合同簽訂，具有與紙質(zhì)文件同等的法律效力。

但是，該制度也有例外情形。比如，法律法規(guī)明確排除的領(lǐng)域（例如涉密信息、國家安全事項(xiàng)）、尚未實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)對接或系統(tǒng)兼容的地區(qū)或部門、使用未經(jīng)備案或者不符合法定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的電子印章等情況發(fā)生時(shí)不可實(shí)施。

7、電子印章的使用管理原則

電子印章使用管理遵循“誰所有、誰控制，誰簽章、誰負(fù)責(zé)”的原則，制定規(guī)章制度，確保妥善保管和規(guī)范使用電子印章。電子印章應(yīng)使用有效電子印章，遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保保證電子簽章數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性、完整性和不可否認(rèn)性。

電子印章的使用管理應(yīng)遵循安全可控原則，建立完善的信息保護(hù)制度，采取必要技術(shù)措施和管理措施，確保電子印章相關(guān)信息（如電子簽名認(rèn)證證書、電子簽名制作數(shù)據(jù)等）的安全，避免信息泄露。同時(shí)，應(yīng)確保電子簽章過程信息被記錄并保存，實(shí)現(xiàn)電子簽章行為可追溯、可定責(zé)。還有，經(jīng)電子簽章的電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)符合國家的電子檔案管理有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

8、不遵守「辦法」的違法違規(guī)責(zé)任

（1）未按照有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制作電子印章，未按照規(guī)定履行安全管理義務(wù)，或者有其他違法行為的，由有關(guān)部門責(zé)令限期改正，并由電子印章制作管理單位將違法違規(guī)制作的電子印章標(biāo)識為無效；逾期未改正的，由有關(guān)部門依法依規(guī)追究責(zé)任。

（2）影響相關(guān)電子印章有效性的，由電子印章制作管理單位將涉及的相關(guān)電子印章標(biāo)識為無效。

（3）偽造、變造、冒用、盜用電子印章的，依法依規(guī)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

（4）監(jiān)管職責(zé)的有關(guān)部門工作人員，不依法依規(guī)履行責(zé)任、失職瀆職的，依法依規(guī)追究責(zé)任；涉嫌犯罪的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。

9、留意事項(xiàng)

電子印章作為一種電子認(rèn)證技術(shù)，在一定程度上提高了工作效率，但是也要留意到其可能面臨的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。期望企業(yè)事前制定公司內(nèi)部管理規(guī)章制度，明確電子印章的使用范圍、權(quán)限、流程，并同時(shí)做好電子文檔的保存和備份，盡可能最小限地避免或減少電子印章的濫用或誤用！

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