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縱橫寰宇，洞察時(shí)代風(fēng)云

前兩天碰到個(gè)貨代公司的老財(cái)務(wù)，姓張，聊著聊著他把電腦屏幕轉(zhuǎn)過來給我看Excel表格里密密麻麻的綠色數(shù)字，像片長了霉的草坪。

"這才月初，手里已經(jīng)壓了87票海運(yùn)單子，每票光費(fèi)用項(xiàng)就12種起，海運(yùn)費(fèi)、訂艙費(fèi)、港雜費(fèi)...美元?dú)W元人民幣混著來，昨天算錯(cuò)一筆匯率差，自己掏了3000塊賠。"

他說這話時(shí)，煙灰缸里的煙頭已經(jīng)堆成了小山。

貨代這行當(dāng)，看著風(fēng)光，全球物流鏈條上的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，左手牽船公司，右手拉貨主，一年流水動(dòng)輒上億。

但只有財(cái)務(wù)知道，這錢過手時(shí)有多"燙手"。

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件在這兒基本是擺設(shè)，就像拿菜刀剪頭發(fā)不是不能用，就是別扭到想死。

貨代財(cái)務(wù)的"三座大山"

先說數(shù)據(jù)這事兒，簡直是財(cái)務(wù)的"日常渡劫"。

海運(yùn)出口一票貨，從訂艙到交貨，業(yè)務(wù)員得填七八張單子，每筆費(fèi)用得手動(dòng)錄入系統(tǒng)。

張哥給我看他手機(jī)相冊(cè)，全是業(yè)務(wù)員拍的手寫費(fèi)用單照片，"上個(gè)月有張單子寫的'海運(yùn)費(fèi)'，結(jié)果實(shí)際是'海運(yùn)附加費(fèi)'，就差倆字，財(cái)務(wù)賬套對(duì)不上，查了三天才找到源頭。

"金額小、頻次高，有時(shí)候一筆200塊的港雜費(fèi)，核對(duì)時(shí)間比賺的利潤還值錢。

匯率這東西更別提了，簡直是懸在頭上的"薛定諤的貓"。

接客戶單時(shí)用當(dāng)天匯率報(bào)美元價(jià)，開票時(shí)匯率跌了3個(gè)點(diǎn)，等實(shí)際付款給船公司，匯率又漲回去了。

"去年有筆德國的單子，就因?yàn)檫@三個(gè)時(shí)間點(diǎn)的匯率差，明明以為賺5萬，最后算下來倒虧8000。"

張哥嘬了口煙，"財(cái)務(wù)想把這筆賬平了，得調(diào)三次匯兌損益，光Excel公式就寫了兩屏。"

最讓人頭大的還是結(jié)算周期。

一票貨從發(fā)出到最終結(jié)清，快則2個(gè)月，慢則小半年。

中間全是"在途業(yè)務(wù)"，貨走了，錢沒到，費(fèi)用先墊了。

老板開會(huì)問"這個(gè)月到底賺多少錢"，財(cái)務(wù)只能支支吾吾預(yù)提費(fèi)用一大把，應(yīng)收應(yīng)付像團(tuán)亂麻，誰敢拍胸脯說準(zhǔn)數(shù)？張哥苦笑，"有次老板催得急，我硬著頭皮報(bào)了個(gè)數(shù)，結(jié)果月底結(jié)賬差了12萬，被罵得狗血淋頭。"

這些問題不是某一家公司的個(gè)案。

我后來跑了十幾家貨代，從青島港到寧波港，財(cái)務(wù)室里永遠(yuǎn)飄著咖啡味和嘆氣聲。

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件是為標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)的，可貨代這活兒，就像用手抓沙子看似抓得住，實(shí)際全漏了。

業(yè)財(cái)一體化的"三板斧"

我剛做這個(gè)系統(tǒng)時(shí)，也踩過坑。

那會(huì)兒覺得財(cái)務(wù)系統(tǒng)嘛，不就是把線下流程搬到線上？結(jié)果第一個(gè)版本上線，業(yè)務(wù)員集體造反讓他們填"應(yīng)收賬款""應(yīng)付賬款"這些會(huì)計(jì)科目，有人當(dāng)場(chǎng)把鼠標(biāo)拍桌上，"我是訂艙的，不是學(xué)會(huì)計(jì)的！"

后來才想明白，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不該是事后諸葛亮，得像醫(yī)院的心電圖實(shí)時(shí)跳，隨時(shí)看。

要做到這點(diǎn)，就得把傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件的思維倒過來，不是財(cái)務(wù)指揮業(yè)務(wù)，而是業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)。

我們當(dāng)時(shí)定了三個(gè)核心理念，現(xiàn)在看來，算是摸到了門道。

第一個(gè)叫"原子化設(shè)計(jì)"，說白了就是把費(fèi)用拆成最小的積木塊。

以前系統(tǒng)里都是"一票貨對(duì)應(yīng)一筆總費(fèi)用"，現(xiàn)在我們把"費(fèi)用項(xiàng)"當(dāng)成最小單位訂艙費(fèi)是一塊，海運(yùn)費(fèi)是一塊，港雜費(fèi)是一塊。

業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)里完成訂艙動(dòng)作，系統(tǒng)自動(dòng)生成這票貨的費(fèi)用項(xiàng)草稿，連金額都根據(jù)提前維護(hù)好的費(fèi)率卡算好了。

每個(gè)費(fèi)用項(xiàng)都帶著業(yè)務(wù)標(biāo)簽，哪票貨、哪個(gè)客戶、哪個(gè)港口、誰操作的，一目了然。

就像給每筆錢發(fā)了張身份證，后面查起來根本不用翻舊單子。

第二個(gè)是"流程重構(gòu)"，把"發(fā)布"和"審核"徹底分開。

以前費(fèi)用錄入是財(cái)務(wù)的活兒，業(yè)務(wù)員甩張單子就走，對(duì)錯(cuò)全靠財(cái)務(wù)兜底。

現(xiàn)在改了，費(fèi)用錄入、生成草稿都是業(yè)務(wù)員自己做，做完點(diǎn)"發(fā)布"，就等于他對(duì)這筆數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

財(cái)務(wù)呢？只負(fù)責(zé)"審核"合規(guī)性，比如發(fā)票合不合規(guī)、付款條件對(duì)不對(duì)。

這么一來，業(yè)務(wù)員再也不敢隨便填數(shù)了畢竟自己簽的字，錯(cuò)了就得自己改。

有個(gè)客戶跟我說，自從這么改了，費(fèi)用錄入錯(cuò)誤率直接降了七成，財(cái)務(wù)總算不用天天當(dāng)"校對(duì)員"。

第三個(gè)是"自動(dòng)化閉環(huán)"，從計(jì)費(fèi)到對(duì)賬全程不用手動(dòng)碰。

前端做了"自動(dòng)計(jì)費(fèi)"，把船公司、車隊(duì)的費(fèi)率卡錄進(jìn)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)員選好航線和服務(wù)，費(fèi)用自動(dòng)蹦出來，比計(jì)算器按得還快。

后端對(duì)接了銀行流水，每筆進(jìn)賬出賬，系統(tǒng)自動(dòng)匹配對(duì)應(yīng)的費(fèi)用項(xiàng)，能對(duì)上的直接核銷，對(duì)不上的進(jìn)"認(rèn)領(lǐng)池"，財(cái)務(wù)點(diǎn)幾下鼠標(biāo)就行。

以前對(duì)賬得三個(gè)人對(duì)著銀行回單敲一天，現(xiàn)在一個(gè)人兩小時(shí)搞定。

有家寧波的貨代，用了半年后，財(cái)務(wù)經(jīng)理跟我說，"現(xiàn)在月底不用加班了，居然能按時(shí)接孩子放學(xué)，我家娃還以為我換工作了。"

這三板斧砍下去，效果比想象中還明顯。

但實(shí)話實(shí)說，實(shí)施的時(shí)候可不是一帆風(fēng)順，光說服老板接受"讓業(yè)務(wù)員碰財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)"這個(gè)事，就磨了兩個(gè)月。

系統(tǒng)上線那天，我去現(xiàn)場(chǎng)盯著。

有個(gè)業(yè)務(wù)員操作訂艙，提交后系統(tǒng)自動(dòng)跳出費(fèi)用項(xiàng)草稿，他愣了半天說，"這就完了？我以前填張費(fèi)用單得半小時(shí)，現(xiàn)在三秒鐘？"

財(cái)務(wù)那邊更熱鬧，以前結(jié)賬要從月初忙到月中，第一個(gè)月用新系統(tǒng)，3號(hào)下午就結(jié)完了。

張哥（就是開頭那個(gè)老財(cái)務(wù)）特意請(qǐng)我吃了頓飯，喝到臉紅說，"這輩子沒想過財(cái)務(wù)能這么輕松，以前覺得自己是公司的記賬機(jī)器，現(xiàn)在居然能給老板分析哪個(gè)客戶最賺錢，哪個(gè)航線利潤最高這才叫干活，以前那叫遭罪。"

現(xiàn)在這套系統(tǒng)跑了快兩年，接觸的貨代老板多了，發(fā)現(xiàn)他們最關(guān)心的不是功能多花哨，而是能不能實(shí)時(shí)知道"錢在哪""賺多少"。

有個(gè)老板跟我說，以前開會(huì)問財(cái)務(wù)"這個(gè)月凈利潤多少"，財(cái)務(wù)支支吾吾半天說"大概xx萬"，現(xiàn)在打開系統(tǒng)，實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)就在屏幕上跳，精確到小數(shù)點(diǎn)后兩位。

"就像開車終于有了儀表盤，以前是閉著眼睛瞎開。"

其實(shí)貨代行業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)字化，早就該走出"只會(huì)記賬"的怪圈了。

業(yè)財(cái)一體化不是簡單把Excel搬到線上，而是讓財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真正成為公司的"神經(jīng)中樞"業(yè)務(wù)一動(dòng)，財(cái)務(wù)就有反應(yīng)，問題剛冒頭，系統(tǒng)就預(yù)警。

看著那些老財(cái)務(wù)從天天加班變成按時(shí)下班，從對(duì)著Excel發(fā)愁變成給老板出謀劃策，我覺得這事兒干得值。

未來這系統(tǒng)還能怎么優(yōu)化？我最近在琢磨加個(gè)"智能利潤預(yù)測(cè)"，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和當(dāng)前業(yè)務(wù)，提前算出下個(gè)月大概能賺多少。

不過這都是后話了，眼下最實(shí)在的，還是讓更多貨代老板明白，財(cái)務(wù)系統(tǒng)不是成本，是能幫公司賺錢的"搖錢樹"。

畢竟，把賬算明白，才能把錢賺明白，對(duì)吧？