在日常干部人事檔案管理中，我們可能會遇到一個令人困惑的細(xì)節(jié)問題：歸檔材料是復(fù)印件時，檔案目錄的“時間”欄該如何填寫？是填材料本身的形成時間，還是填操作時的復(fù)印時間？

針對這個看似微小卻關(guān)乎檔案規(guī)范性與嚴(yán)肅性的問題，小兵結(jié)合政策規(guī)定與實(shí)踐操作，來為您作一解讀。

一、政策依據(jù)：核心規(guī)定明確“雙軌”要求

要厘清這個問題，首先要追溯至核心政策依據(jù)?！陡刹咳耸聶n案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）第三十五條明確規(guī)定：

“歸檔材料一般應(yīng)當(dāng)為原件。證書、證件等特殊情況需用復(fù)印件存檔的，必須注明復(fù)制時間，并加蓋材料制作單位公章或干部人事關(guān)系所在單位組織（人事）部門公章?！?/blockquote>

這條規(guī)定是我們操作的總原則，它清晰地確立了兩個關(guān)鍵點(diǎn)：

1. 資格準(zhǔn)入：復(fù)印件若要?dú)w檔，必須完成“注明復(fù)制時間”和“加蓋公章”兩個動作，缺一不可。

2. 責(zé)任界定：規(guī)定要求在復(fù)印件上標(biāo)注復(fù)制時間，但這并非指示我們用這個時間填寫檔案目錄。這實(shí)際上暗示了“形成時間”與“復(fù)制時間”在檔案管理中承擔(dān)著不同的使命。

二、兩個時間的“使命”與“定位”

理解了政策精神，我們就能清晰地界定兩個時間的不同作用：

1. 檔案目錄：必須填寫“材料形成時間”

干部檔案目錄的本質(zhì)，是干部個人生平履歷的“時間索引”和“內(nèi)容提要”。因此，目錄中的“時間”欄目，必須填寫材料原件的落款或形成時間。

• 為何如此？

• • 守護(hù)歷史真實(shí)性：目錄時間直接對應(yīng)干部的關(guān)鍵人生節(jié)點(diǎn)，如入黨、畢業(yè)、任職、獲獎的具體日期。填入“形成時間”，才能真實(shí)反映歷史。

  • 保障系統(tǒng)邏輯性：確保所有材料能按真實(shí)的時間順序排列，構(gòu)建出清晰、連續(xù)的干部成長軌跡。若填入復(fù)印時間，將導(dǎo)致時間線混亂，嚴(yán)重破壞檔案的系統(tǒng)性。

  • 符合索引科學(xué)性：目錄是對材料內(nèi)容的索引，而非對材料載體狀態(tài)的記錄。材料的“生日”（形成時間）才是其核心身份標(biāo)識。

2. 復(fù)印件本身：必須標(biāo)注“復(fù)制時間”

在復(fù)印件上注明“復(fù)制時間”，并加蓋公章，是其獲得歸檔資格的“身份證”。

• 為何必須？

• • 證明來源與時效：明確此復(fù)印件于何時從原件復(fù)制，證明了材料的來源和時效。

  • 實(shí)現(xiàn)責(zé)任追溯：結(jié)合經(jīng)辦人簽名和公章，建立了完整的責(zé)任鏈條，確保復(fù)印件與原件的一致性可被追溯和核實(shí)。

  • 滿足合規(guī)要求：這是政策規(guī)定的硬性要求，是復(fù)印件能夠替代原件發(fā)揮證明作用的法定前提。

三、四步規(guī)范流程，杜絕常見誤區(qū)

將理論付諸實(shí)踐，以下四步規(guī)范操作流程能確保萬無一失：

• 第一步：審核原件
  確認(rèn)原件的真實(shí)性與有效性，這是所有后續(xù)操作的基礎(chǔ)。

• 第二步：規(guī)范復(fù)印與標(biāo)注
  在復(fù)印件的空白處（通常為頁面下方或背面）清晰、完整地標(biāo)注以下信息：

• • “此件與原件核對一致”

  • 復(fù)制時間：XXXX年XX月XX日

  • 加蓋組織（人事）部門公章

• 第三步：準(zhǔn)確填寫目錄
  在干部檔案目錄的“時間”欄中，堅定地填寫材料原件上記載的“形成時間”，格式統(tǒng)一為“YYYY年MM月”或“YYYY年MM月DD日”。

• 第四步：正確分類歸檔
  將已規(guī)范標(biāo)注的復(fù)印件，按其原始形成時間歸入檔案的相應(yīng)類別中，復(fù)印時間不影響其排序位置。

四、核心誤區(qū)

在實(shí)踐中，務(wù)必警惕以下常見錯誤：

• ? 誤區(qū)一：目錄時間誤用“復(fù)印時間”

• • 后果：直接導(dǎo)致干部履歷時間線錯亂，嚴(yán)重影響組織對干部任職資格、年齡、工齡等關(guān)鍵信息的認(rèn)定。

• ? 誤區(qū)二：復(fù)印件標(biāo)注不全（如只蓋章不寫時間）

• • 后果：不符合中組部規(guī)定，該復(fù)印件視為無效歸檔材料。

• ? 誤區(qū)三：將復(fù)制時間填入目錄“備注”欄

• • 后果：畫蛇添足，破壞了目錄的標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)和索引功能，不利于檔案信息化管理。

總而言之，處理干部檔案復(fù)印件的時間問題，請牢記一個簡單而核心的原則：

目錄填寫“形成時間”，復(fù)印件標(biāo)注“復(fù)制時間”。

這套“雙軌并行”的機(jī)制，充分體現(xiàn)了干部人事檔案管理的科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性：“形成時間”是材料不可更改的“歷史坐標(biāo)”，確保了信息的真實(shí)；而“復(fù)制時間”是復(fù)印件合法有效的“管理坐標(biāo)”，確保了流程的可追溯。二者各司其職，共同構(gòu)筑起規(guī)范、可信的干部人事檔案體系。

最后提醒，各地各單位可能在執(zhí)行層面有更細(xì)化的規(guī)定。在實(shí)際操作中，如有疑問，建議務(wù)必以本級組織人事部門的最新要求為準(zhǔn)，或直接咨詢檔案管理部門，確保歸檔工作精準(zhǔn)無誤。

信息來源：本文由人事工作者編輯整理。

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