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本文作者：拉登Dony

本文編輯：竺蘭

大家好，我是「山東吳彥祖」拉老師~

每周一，是秋葉編輯部開公眾號(hào)選題的日子，群里是各種信息轟炸。

我分到了一篇關(guān)于 「 飛書搭建閱讀管理系統(tǒng)」的選題，這個(gè)選題挺火。

但我真的不太想寫，群里不敢說，只能在這里跟大家吐槽一下（別告訴其他人哈）。

那些教你用飛書多維表格管理圖書、管理人生、管理時(shí)間的，模板一個(gè)比一個(gè)好看，實(shí)際上大部分也只是做做樣子，看這個(gè)選題火，才這么寫的。

這年頭，誰(shuí)還看書??！誰(shuí)用表格看書?。?！

我教了 10 年的 Excel，表格人需要什么，我比誰(shuí)都清楚！

別總想著表格怎么好看，表格是給人用的，得先想清楚人怎么做事！

有個(gè)學(xué)員我們就叫他老王吧，昨天跟我吐槽的問題就很好，一起看看人家是怎么做事情的！

上周車間安全大檢查，老王查出 20 多個(gè)隱患：A 部門的電路老化、B 部門的物料堆放、C 部門的叉車年檢……問題列了滿滿一張表，可整改通知發(fā)下去，畫風(fēng)逐漸跑偏。

你發(fā)現(xiàn)問題了嗎？

標(biāo)題幾乎全是部門名稱，每行對(duì)應(yīng)一個(gè)問題，可每個(gè)問題涉及 3-5 個(gè)部門，看個(gè)數(shù)據(jù)，表格得左右來(lái)回拉動(dòng)。

這都是皮毛，表格帶來(lái)的溝通問題才最讓人頭疼！

A 部門小張：「王哥，我這問題填哪列??？表格 20 多列，我眼睛都花了！」

B 部門李姐： 「 我明明在第 5 行填了整改計(jì)劃，怎么匯總時(shí)說我沒填？哦…原來(lái)得先翻到第一列核對(duì)問題行，再回來(lái)填第 10 列？這不是折騰人嘛！ 」

老王自己：對(duì)著 5 個(gè)部門列、30 行數(shù)據(jù)，想統(tǒng)計(jì) 「 哪些問題 3 個(gè)部門都沒回復(fù) 」 ，愣是用了 2 小時(shí)篩選，差點(diǎn)把鼠標(biāo)點(diǎn)穿。

你看，安全檢查協(xié)同難，不是因?yàn)閱栴}多，是因?yàn)楸砀?「 長(zhǎng)歪了 」 。

傳統(tǒng)思路總想著 一個(gè)部門一列 ，結(jié)果表格變成 體育場(chǎng)看臺(tái) ——行列太多，大家找不到自己的 「 座位 」 ，填錯(cuò)、漏填成了家常便飯。

用二維表格管多對(duì)多關(guān)系（一個(gè)問題對(duì)應(yīng)多個(gè)部門，一個(gè)部門對(duì)應(yīng)多個(gè)問題），就像在體育看臺(tái)找座位。

找半天找不到，算了隨便做一個(gè)吧！表格也就越來(lái)越亂。

你得學(xué)會(huì)轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫(kù)思維，別讓部門占列，把「部門列」拆成 「 部門行 」 。

把所有隱患先登記在【隱患明細(xì)】表格。

比如：?jiǎn)栴} 1：地面太臟，涉及 A、B 部門。

然后新建一張【整改明細(xì)表】，按照涉及部分把這個(gè)問題拆成多行。

拆分之后的數(shù)據(jù)，無(wú)論是查詢還是統(tǒng)計(jì)都變的靈活很多！

▋改善效果

A 部門小張打開表格，直接篩選【部門=A】，所有他要管的問題整整齊齊排在眼前，填整改措施時(shí)再也不用跨列尋寶；

老王想知道 C 部門進(jìn)度？

篩選【部門=C】，未完成項(xiàng)一目了然，5 分鐘搞定統(tǒng)計(jì)！

想知道每個(gè)問題回復(fù)了多少個(gè)？進(jìn)度如何？哪個(gè)部門還沒有回復(fù)？

做個(gè)查找引用，AI 寫個(gè)函數(shù)公式，輕松統(tǒng)計(jì)，一目了然。

▋操作技巧

當(dāng)然，手動(dòng)拆分問題行還是麻煩。

這個(gè)時(shí)候，多維表格的各種技巧、功能就該上場(chǎng)了。

?一鍵復(fù)制到【改善明細(xì)】表

添加一個(gè)【按鈕】列，綁定自動(dòng)化流程，點(diǎn)擊按鈕，自動(dòng)把問題從【隱患明細(xì)】，復(fù)制到【改善明細(xì)】表。

?按部門一鍵拆分

在【改善明細(xì)】表中，借助飛書插件【拆分對(duì)標(biāo)】，把一個(gè)問題按照部門，拆分成多條記錄。

拆分之前

拆分之后

這樣每個(gè)人篩選自己部門的數(shù)據(jù)，確認(rèn)問題、分析原因、提出對(duì)策、反饋意見，就變的清晰明了了。

總結(jié)一下

?表格不是畫格子，是在管理數(shù)據(jù)

其實(shí)啊，職場(chǎng)里 80% 的表格難題，都不是會(huì)不會(huì)用函數(shù)的問題，而是有沒有想清楚數(shù)據(jù)該怎么流動(dòng)。

安全員怎么登記？部門怎么找問題？負(fù)責(zé)人怎么反饋？匯總時(shí)需要哪些數(shù)據(jù)？想清楚這些，表格自然就順了。

下次你設(shè)計(jì)協(xié)同表格時(shí)，別急著拉列，先畫流程圖：從問題發(fā)現(xiàn)到整改反饋，每一步誰(shuí)做什么、需要什么信息。

表格只是工具，把流程理順了，工具才會(huì)聽話，問題不在「工具難」，而在「思維舊」。

就像老王的故事，從按部門設(shè)列到按責(zé)任分行，差的不是技巧，是跳出二維表格思維的習(xí)慣。

?多維表格學(xué)的不是技巧，是思維

飛書多維表格就像給業(yè)務(wù)裝上「智能大腦」，多人實(shí)時(shí)協(xié)同告別文件傳來(lái)傳去，自動(dòng)化流程讓數(shù)據(jù)自己「跑起來(lái)」，可視化看板把復(fù)雜項(xiàng)目變成「一眼看穿的進(jìn)度條」。

你和高效之間，只差一個(gè)「用表格搭系統(tǒng)」的認(rèn)知升級(jí)。

很多人接觸一個(gè)新工具，只停留在「怎么用」，而我們教你「為什么這么用」。

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