作者 | 陳兆楠

從業(yè)以來有幸獲得所內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)信任，筆者總計(jì)參與組織了近十場律所講座，并多次負(fù)責(zé)講座新聞稿初稿撰寫。雖然過程不免有疏誤，但也積累了一定的籌備經(jīng)驗(yàn)，僅作此文為各位同行朋友籌辦律所講座提供一點(diǎn)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)。

以下是籌辦一場律所講座的大致流程，本文將逐項(xiàng)說明具體的籌辦細(xì)節(jié)。

確認(rèn)講座的主要發(fā)起人：主要發(fā)起人通常是某位主講人，明確主要發(fā)起人有助于第一時(shí)間向其獲取最新的活動(dòng)流程，了解要邀請哪些致辭領(lǐng)導(dǎo)、主持人、主講人、點(diǎn)評(píng)嘉賓，確認(rèn)演講主題等關(guān)鍵信息。這些要素一旦確定，其他籌備工作便可以有序推進(jìn)。

確認(rèn)自己的定位：確認(rèn)自身在組織律所講座中的定位亦十分重要——你是負(fù)責(zé)全流程的承辦，還是僅負(fù)責(zé)所內(nèi)聯(lián)絡(luò)行政部門和品牌部門的協(xié)助承辦，或是只負(fù)責(zé)主持工作？這將直接影響你需預(yù)留的時(shí)間和工作量。若未能及時(shí)與直系領(lǐng)導(dǎo)及講座的主要發(fā)起人確認(rèn)，可能會(huì)導(dǎo)致某個(gè)環(huán)節(jié)的工作重復(fù)或無人負(fù)責(zé)，影響整體效率。筆者就曾在此吃過大虧，在某次講座，因直系領(lǐng)導(dǎo)與主要發(fā)起人的溝通出現(xiàn)偏差，在開會(huì)前一天獲知原定僅需負(fù)責(zé)主持稿的工作變?yōu)樾枰修k全流程，盡管講座最終順利舉辦，但囿于時(shí)間限制，依舊有失誤，而該類情況不是不可避免，應(yīng)盡可能做足工作。

向相關(guān)部門申請期號(hào)：如果講座是律所內(nèi)的系列活動(dòng)，通常需要提前與品牌或行政部門申請活動(dòng)期號(hào)（如xx大講堂第x期），避免與所內(nèi)其他活動(dòng)期號(hào)沖突。

確認(rèn)開會(huì)的流程、人員：一般是向講座的主要發(fā)起人確認(rèn)致辭領(lǐng)導(dǎo)、主持人、點(diǎn)評(píng)嘉賓的人選，盡早加微信、建立會(huì)議的籌辦群，以便及時(shí)溝通演講主題和PPT等資料。

準(zhǔn)備海報(bào)、水牌制作：海報(bào)和水牌是講座宣傳工作的重要組成部分，一般海報(bào)上載有會(huì)議的主題、主講人、嘉賓及其對應(yīng)頭銜等信息，需提前確認(rèn)上述信息，再向所內(nèi)品牌部或其他負(fù)責(zé)制作海報(bào)的部門提交，水牌同理。值得注意的是，會(huì)議前一天需再次確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)的出席名單，以應(yīng)對可能的變動(dòng)。

準(zhǔn)備流程PPT、宣傳PPT、主持稿：流程PPT用于在講座中展示當(dāng)前階段和嘉賓，宣傳PPT則用于會(huì)議當(dāng)天所內(nèi)的大屏幕上宣傳。可向技術(shù)人員或曾辦過活動(dòng)的律師獲取參考材料。

茶歇準(zhǔn)備：與發(fā)起人確認(rèn)茶歇的賬目歸屬（主講人自行承擔(dān)or律所部門or律所總賬等），若計(jì)入律所的賬目，一般需向所內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)遞交活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請書，獲批后再采購。建議參考過往活動(dòng)購買茶歇的渠道，遵循舊例購買。

聯(lián)絡(luò)拍攝組：一般應(yīng)與負(fù)責(zé)活動(dòng)拍攝的人員提前定好拍攝檔期，避免檔期沖突，最后要靠自己手機(jī)拍攝然后被吐槽拍得丑...

會(huì)前確認(rèn)工作：在會(huì)議開始前半天，需對各項(xiàng)事務(wù)再次進(jìn)行最終確認(rèn)，如水牌擺放順序是否合適（拍照給主要領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)）、空調(diào)是否已安排提前開啟、茶歇是否已預(yù)訂、會(huì)場布置是否合理、是否已準(zhǔn)備好嘉賓的PPT并發(fā)給律所的技術(shù)人員、簽到表是否已打印好并置于會(huì)場門口、麥克風(fēng)能否正常使用等......

會(huì)中注意事項(xiàng)：應(yīng)隨時(shí)注意上臺(tái)嘉賓是否存在操作困難、話筒是否能正常工作等細(xì)節(jié)，確保會(huì)議順利運(yùn)行。

會(huì)后工作：偷吃茶歇 （不是）。匯總講座筆記，撰寫新聞稿，附圖后發(fā)至律所品牌部。將完成的推文預(yù)覽發(fā)至活動(dòng)微信群供相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查閱，確認(rèn)無問題后排期發(fā)布。

以上就是組織一場律所講座的大致流程，與其說考驗(yàn)專業(yè)能力，倒不如說更加考驗(yàn)細(xì)心程度。凡事多想一步，多做他人失誤的預(yù)案，多給自己容錯(cuò)的空間，這樣有助于把握事情、掌握形勢。

[完]

陳兆楠

本 科畢業(yè)于廣東外語外貿(mào)大學(xué)。加入葉東杭律師團(tuán)隊(duì)后，參與經(jīng)辦多起刑事案件，包括但不限于（網(wǎng)絡(luò)）開設(shè)賭場案件、涉黑案件、故意傷害/殺人案件、毒品犯罪案件、高新技術(shù)企業(yè)合規(guī)不起訴案件、虛開發(fā)票案件、受賄案件、各類詐騙案件、各類性犯罪案件等，在工作中積累了一定的刑事辦案經(jīng)驗(yàn)。除辦案工作外，在團(tuán)隊(duì)內(nèi)分管團(tuán)隊(duì)內(nèi)部行政事務(wù)。