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大概剛上大學那會兒我就開始無紙化學習，日常的很多數(shù)據(jù)都電子化，隨之而來的就是如何存放、整理、查找這些數(shù)據(jù)的問題，我也開始了長達數(shù)年的文件管理之路。

在這篇文章里，我想從什么是文件管理、為什么要文件管理、如何進行文件管理三個方面來談談自己的想法。

需要說明的是文件管理的思路、方法、工具有很多，不同領域不同習慣的人適用不同的思路。學我者生，似我者死，每個人的文件管理系統(tǒng)都是獨一無二的，筆者的文章僅供參考。

▍什么是文件管理？

說是文件管理，其實更準確來說是信息管理。約翰·惠勒提出過一個著名的觀點：It From Bit，萬物皆比特，或者更通俗一點兒來說，萬物皆信息。

這個觀點對于當下正處于信息社會的我們來說應該不難理解，一切實體和概念都是信息，一切交互本質都是信息的交互。我們寫下一篇筆記，實際是記錄下了一些信息，儲存一些音頻、視頻、文字乃至其他各種格式的文件，本質上也是儲存了這些信息。具體寫了些什么是次要的，傳遞了什么樣的信息才是最重要的。

每個文件中都藏著或多或少的信息，把這些信息分門別類按照一定的邏輯整理歸納，就是文件管理。

▍為什么要文件管理？

有了上面信息的鋪墊，其實這個問題是比較好理解的。我們日常生活中哪怕意識不到這一點也會為了便利性自發(fā)的進行文件管理。

一類是工具類信息（文件），比如我們工作時高復用的圖表、音視頻、文字素材等等，不僅要儲存，還要通過適當?shù)姆椒ê凸ぞ哌M行整理，確保有需要的時候能迅速找到這個信息（文件），而不是望硬盤興嘆。

有些倉鼠黨喜歡收集各種資源，沒有統(tǒng)一合理的整理，經(jīng)常出現(xiàn)：這個東西我是不是有？有的話我放在哪兒了？為什么找了一圈沒找到？算了還是再下一遍吧。

請在其中找到你需要的那個拼圖

僅僅儲存信息是不夠的，我們需要的是在對的時間對的地點需要時找到對的信息。你儲存了這個信息，但需要的時候卻找不到它，那對你來說只不過是占用磁盤的垃圾信息。作為聲音設計師我見過一些朋友收藏了數(shù) T 乃至數(shù)十 T 的音效素材，但關鍵時刻還是會問：誰有什么什么樣的素材？

現(xiàn)在市面上有各式各樣的輔助管理的工具，其內核往往是各種管理思路，大家也可以針對性選擇適合自己的工具。對于工具類信息最重要的是便于自己后續(xù)的使用，而不是隨便找個地方下下來就萬事大吉。

第二類信息是任務類信息（文件），相信大家工作時都遇到過多多少少大大小小的任務，有些是即刻就能完成的有些是需要長期跟進的；有些需要你分配給下屬有些又需要你匯總給領導；有些要求你在幾天幾周后提交什么有些又在大半年后突然找你要立項時的某某文件，不勝枚舉。

又多又亂的任務使人崩潰

不同任務之間有些是孤立的有些又存在各種各樣的聯(lián)系。實際情況不像玩游戲等你完成一個主線再推進下一個主線，哪怕你一門心思推進主線也會有各種各樣的支線等著你，所以勢必需要對我們的任務以及任務涉及到的各種信息進行管理，比如著名的艾森豪威爾四象限矩陣、GTD 任務管理、番茄鐘、PDCA 工作法等等。

無論用什么方法，最重要的還是根據(jù)輕重緩急、分門別類讓任務們排排坐，有了目標，這事兒就完成了一半。

第三類是觀點知識類信息（文件），像各類文娛影視作品、收藏的 KOL 動態(tài)視頻文章、購買的課程等等，一般也是最為龐雜的，不知道多少人的收藏夾或者硬盤已經(jīng)被這類信息占據(jù)了大部分空間。

人都是有惰性的，大家都有「收藏、下載就等于我學過甚至我學會了」這樣一個潛意識，最終導致收藏夾堆積如山。對于這類信息首先是要分門別類進行規(guī)整，不同領域的信息分開放，再根據(jù)大領域內部的體系進行細分，比如著名的杜威十進制圖書分類法，也是非常簡單且有效的方法，后文我們會提到。

分類擺放的圖書

對于這類信息做到這一步還是不夠的，更進一步需要把冗長的文章、復雜的視頻等提煉出內核，即變成自己的東西，用自己的語言復述出來，就是老話說的「把書讀薄」。至此分別完成了信息的收集、過濾、整理、內化，最后一步還要進行輸出，針對一個信息、觀點、知識展開自己的論述，也就是老話說的「把書讀厚」。像著名的「費曼學習法」，就是通過去教一個完全不了解這個知識點的人，能把他教明白，那你自己自然也就懂了。

雖然對信息進行了分類，但實際工作生活中會發(fā)現(xiàn)這三者并不是一個非此即彼的關系，很可能它既是工具類信息又是任務類信息，既是觀點知識類信息又是任務類信息，抑或是三者兼而有之。

純粹的信息意義不大，海量的信息需要進行過濾、整理、歸納，把無效低質的內容過濾掉，根據(jù)信息之間的同一性進行歸類整理，繼而通過這些信息歸納出一些一般性規(guī)律，這才能被稱為知識。到了這里一個個或大或小的知識點就成了輸出時的軍火庫，通過不斷學習和總結歸納把孤立的知識點串聯(lián)成知識體系，在輸出時隨時調用。

以上就是我對于「為什么要進行文件管理」這個問題的理解，或者說對于文件管理的必要性的論述。

▍如何進行文件管理？

至此終于來到了這篇文章的正文。

個人能力有限，受文章篇幅的影響我只能盡量把這些年我實踐驗證過的一些具體方法論分享出來，并且我個人工作內容習慣（自由職業(yè)、音頻行業(yè)）顯然并不適合所有人，希望大家酌情采納。

信息輸入，文件接收

郵箱里有個 Inbox 的概念，即「收件箱」，現(xiàn)在也被廣泛應用在各個領域。所有接收到的文件信息都被統(tǒng)一放在一個固定的 Inbox，可以理解為你文件管理的入戶門，各類文件信息需要在這里完成第一道粗檢，然后被分配到各個崗位。

減少 Inbox 的入口

互聯(lián)網(wǎng)時代，大家每天創(chuàng)作和接收到的信息都是海量的，之前看過相關的文章，目前互聯(lián)網(wǎng)的信息總量已經(jīng)到達了一個相當之恐怖的級別。面對海量的零碎信息，尤其是各個平臺之間越筑越高的壁壘，首當其沖的是 Inbox 過多。

在多個平臺之間來回周轉，甚至在矩陣化越來越普遍的今天，我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己在 A 平臺收藏了某創(chuàng)作者的內容，轉頭又在 B 平臺收藏一遍。有些素材類文件或許還可以通過如 Duplicate Cleaner 之類的查重軟件去重，但不同平臺可能導致哈希值都不一樣，整理回顧非常麻煩也消耗精力。

對此我的應對手段是減少 Inbox 入口。國內的泛創(chuàng)作平臺個人使用較多的是 B 站、知乎、抖音，就會針對性進行關注去重，在 A 平臺關注過某位博主就不會在 B 平臺關注，確保信息來源的唯一性。當然現(xiàn)在還有很多切片和非本人的分享等等，人為篩查信息是不可避免的。

然后通過 Chrome 擴展 Save to Notion，把所有平臺的內容匯總到 Notion。個人習慣是 All In Notion，但用什么工具無所謂，甚至你就想用一個 Word 都可以，重點在于整合統(tǒng)一 Inbox 的入口。當然也未必是要整合到一個，根據(jù)實際情況幾個也是可以的。

通過 Inbox 緩解焦慮和防止信息過載

人焦慮的原因之一就是不清楚自己到底還有多少事情要做，這種不確定性會極大打擊生活、創(chuàng)作、工作的積極性，陷入一個虛無狀態(tài)。

對于任務類信息同樣可以使用 Inbox 的思路，把所有工作統(tǒng)一丟到 Inbox 里，這樣至少會清楚我的任務總量是多少，才好進行下一步的任務分配和管理。對于工具類和知識類信息也一樣，紛亂的收藏入口會導致這些東西沉底，明確了一個或幾個 Inbox 之后，我只需要定期對這些 Inbox 進行篩查就可以，哪怕是倉鼠黨收藏狂魔有海量信息文件，但因為 Inbox 是固定的，每次 Check 都會帶來一個明確的正反饋，這無疑是有助于提升自主性和自信心的。首先要動起來，再說后面的。

面對多輸入入口的信息和文件，海量內容最終會信息過載，把人壓垮，這種崩潰同樣源于不確定性。我不知道我到底收藏了多少東西、我不清楚到底還有多少任務、我說不準某個信息文件到底在那里。未知，會帶來恐懼。如果看過我之前關于提問的文章其實會發(fā)現(xiàn)是一樣，解決問題的第一步是明確問題是什么，像那個古老的段子，問題的關鍵就是找到關鍵的問題。哪怕很多，但只要有一個相對明確的入口和數(shù)量，那就能很大程度上避免信息過載和焦慮。

▍一些 Inbox 的個人實際應用分享

對我個人而言，會使用Eagle作為主要的文件類信息 Inbox。D 盤根目錄上有一個名為「01 Eagle Data」的文件夾，儲存著 Eagle 的數(shù)據(jù)庫。我把 Chrome 的下載路徑、QQ 微信等 IM 軟件的下載路徑、PixPin 的截圖自動保存、工作軟件的導出路徑都映射到這里，通過自動導入，確保我接收和產出的工具類、任務類文件信息都會統(tǒng)一進到 Eagle。

Eagle 內通過「智能文件夾」功能也建立了內部的 Inbox，一旦文件被導入，如果它滿足「沒有被分類文件夾」也「沒有被打上標簽」，那就會被規(guī)則自動分類到內部的「Inbox」文件夾。一旦我對文件進行了處理，既分配了文件夾也打了標簽，就意味著它已經(jīng)從一個無主無組織的文件納入到了我的管理體系里，會自動移出 Inbox。

對于知識類、觀點類的文件信息，我更傾向使用 Notion。在 Notion 中分別有 Quick Note 和 Web Clipper 兩個頁面作為我個人信息和外部信息的 Inbox。通過 Notion 的 Button 功能和移動端的小組件功能，可以非常迅速記錄一些瞬時的靈感，Notion 目前也有了離線模式，主打一個快和隨心所欲，等閑暇時間再統(tǒng)一整理。

對于互聯(lián)網(wǎng)上的各類信息，我會用前面提到的 Save to Notion 保存到 Web Clipper。這是我唯一的外部 Inbox，收藏時會打上來源、作者、分類標簽和自己的短評、收藏原因，Notion 也會自動保存源鏈接方便我回溯。之后閑暇時會進行一遍粗篩，通過 Notion 強大的數(shù)據(jù)庫功能，我認為還有復讀精讀價值的就會打上 Check，它會自動進入 Read Again 的頁面，留到我明確有比較充裕時間和高專注力時進行二次閱讀；而不被打 Check 的會看一看當時為什么收藏，判斷現(xiàn)下還有沒有收藏的價值；信息比較簡單的會直接提煉添加到我相關領域的個人筆記里。

Read Again 的內容則會反復精讀最后提煉出他的核心進行內化。如果還有引用的價值就保留到 Final Clipper，沒有就刪掉保持整個 Inbox 的簡潔。

對于一些生產工具或者流媒體平臺也可以應用 Inbox 思路，這里就不過多贅述了。

▍統(tǒng)一命名，善用工具 沒有合理的命名，就是沒有意義的文件

姓名不僅對人來說很重要，對于文件來說同樣重要，它是文件最基礎的名片。大名鼎鼎的 Everything 相信已經(jīng)不用再多做介紹了，它可以在 Windows 平臺迅速進行文件搜索。面對海量文件，如果記不清到底放在哪兒了，通過 Everything 可以快速找到。但前提是你記得文件的名字，因為 Everything 是基于文件名進行搜索的。

哪怕不使用 Everything，進行合理的命名也是非常有必要的。我經(jīng)常見到一些人文件夾或者文件的命名是「1」、「111」、「123」之類，或者是直白的「表 (1)」、表 (2) 等等。剛開始還知道這是啥，時間一久自己回來在不打開文件的時候也都會問：這都什么玩意兒？

如果已經(jīng)進行了基礎的命名，那恭喜你接下來可能會遇到如下場景：

• 這個文件是第幾版？

• 甲方說要重導一下第三版和第七版做個對比。

• 能幫我找一下 X 年 X 月 X 日的那個啥嗎？

• 這個東西當時是誰做的？

• 你看下這兩版，當時做了啥調整？

由此可見，僅僅對文件進行「XXX 項目成品導出」、「XXX 項目需求匯總」、「XXX 項目會議記錄」之類是不太夠的，我們需要進行更進一步的命名管理。

命名需要考慮的問題

• 概括性強嗎？能否描述清楚這個文件的內容？

• 可讀性高嗎？如果太長會不會影響閱讀？

• 適用性廣嗎？是否會對內外部交接產生影響？

• 方便快速檢索嗎？是否會影響查找效率？

• 影響軟件兼容性嗎？是否會導致某些軟件 BUG？

以下是一些個人對于文件命名的思考維度和習慣，僅供參考。

1. 領域：拿我自己來舉例，主要是做音頻工作，大領域比如導演、配音、錄音、混音、聲音設計等，就會在文件前標注它所屬的領域。也可以通過父級文件夾標注分類，避免文件命名過于冗長。且因為我常年使用英文系統(tǒng)以及部分專業(yè)軟件內的兼容問題，會使用縮寫如 DIR（導演）、DUB（配音）、REC（錄音）、MIX（混音）、SD（聲音設計）來簡化命名。有需要的話也會更進一步區(qū)分游戲配音、廣播劇配音、自媒體配音、同期錄音、人聲錄音、器樂錄音、視頻混音、歌曲混音等等。后面我們會介紹杜威十進制管理法，也可以自己進行編號，比如針對導配錄混設分別編號 100-500，不同的配音可以編號 210/220/230 甚至更細分為 211/212/221/222 都是可以的。
2. 項目：這個比較好理解，在一個領域內的具體項目，是這個文件的主標題和本質。比如是個配音的項目，我胡謅好了叫猿神。那命名就是 DUB_猿神，或者是 DUBG（Dubbing Game）_猿神。如果是個混音項目叫新年好，那命名就是 MIX_新年好，如果是一首歌就會是 MIXM（Mixing Music）_新年好，如果是一部片子就是 MIXV（Mixing Video）_新年好。
3. 版本：同樣很好理解，對于需要多次調整迭代的文件至關重要。比如配了第一版猿神，那就是 DUBG_猿神_V1，之后甲方又返了幾版，就分別是 V2、V3、V4，如果有需要也可以在后面用括號進行標注或者單獨分一個備注出來。比如 DUBG_猿神_V2(漏配補)、DUBG_猿神_V3(語速慢)、DUBG_猿神_V4(音色亮) 等等。
4. 執(zhí)行人：這個對于團隊合作對接比較有用，也可以理解為編輯人，個人的話可以酌情使用。比如我導演的一部廣播劇給編劇的反饋，命名可能是 DIRR(Director Radio Drama，其實基本不會寫)_這是一部廣播劇 (具體的項目名)_SP(Script，用于明確是該項目下屬的哪個環(huán)節(jié))_FB(Feedback，明確是劇本反饋但也可以和前面合寫成 SPFB)_V1(明確版本如果有需要可以加備注)_LQ(即我自己 Lawrence Qin，明確是我給出的反饋)。那么去掉前面多余的描述最后的文件命名就是：廣播劇_SP_FB_V1_LQ。如果團隊能統(tǒng)一的話其實 SPFB_V1 或者 SP_FBV1 甚至 SPFBV1 都是可以的，重點在統(tǒng)一。也可以是標注原作者、組織等等。
5. 標簽：因為 Windows 其實沒有系統(tǒng)級的原生標簽，想制作標簽系統(tǒng)只能利用第三方軟件，但也有可能因此帶來軟件捆綁、生態(tài)綁定、隱私安全等等問題，所以可以通過命名進行另類標簽。壞處是會顯得文件名冗長不易閱讀且不易復用每次需要重新手打標簽，但好處是極度穩(wěn)定且安全可控可以隨意搭配搜索軟件使用。比如我這篇文章，簡稱為 2026 的話，就可以通過命名標簽標注：2026_文件管理/知識/信息/體系，根據(jù)需要隨意添加。
6. 備注：可以是針對文件更細節(jié)的描述或者評論等，也可以為了保持前面的統(tǒng)一和可讀性，把比如項目附加內容、版本調整內容、執(zhí)行人描述等放到這里。以我個人為例會對一些音頻文件的錄音制式、聲道、采樣率、比特率進行標注。和標簽有所區(qū)別的地方在于標簽相對宏觀主要作用是用來查找文件和了解文件大致領域，描述更微觀具體到單個文件的詳細情況。
7. 地點：顧名思義，用來標注如拍攝地點、錄制地點等，也可以合并到標簽。
8. 時間：顧名思義，用來標注時間，完整的八位年月日比如 20260101，我個人一般會簡寫成 260101。如果需要更精確的話會補充后面六位時分秒。比如我接收到編劇的初稿，文件名為：Glass Sky_SP_V1_CJ_260101，我花了 9 天審核給了反饋，文件名就是：Glass Sky_SP_FB_V1_LQ_260110。由于系統(tǒng)識別的文件創(chuàng)建時間是基于你存儲到系統(tǒng)上的時間可能會導致不準確，所以有需要的情況下在文件名中標注時間是很有用的。

雖然這樣一通說下來顯得很麻煩，但如果形成了自己的一套系統(tǒng)維護起來并不復雜，更何況還可以借助各類重命名批量命名工具來提升效率。根據(jù)實際情況可以酌情調整文件命名，并不會每個文件都是長長一串。

最后再補充一些命名的注意事項：

• NTFS 系統(tǒng)上每個文件最多 255 個字符，一個漢字會占用兩個字節(jié)，需要注意長度。并且這個長度是從盤符的根目錄開始計算的，也算是僅通過命名來管理文件的一個弊端。

• 不同內容可以根據(jù)權重調整順序，可以是領域_項目_版本_執(zhí)行人_備注_時間，也可以是領域_版本_項目_備注_執(zhí)行人_時間。但要統(tǒng)一便于文件排序管理。

• 如有必要可以團隊內部對字母和符號進行含義映射，通過簡單字符傳遞復雜信息。比如我個人的習慣會用的一些縮寫：OAF，即 Original Audio Files，用于標注從各方交接過來的原始音頻文件；DEAF，即 Director Edited Audio Files，用于標注我做導演時交付給后期的剪輯音頻素材等等。

• 考慮兼容性盡量避免使用：! @ # ￥ % & < > ? , { } ‘ 「`以及空格等字符。

• 考慮某些軟件問題如無必要盡量避免使用中文。

雖然上面我個人關于文件命名的習慣看起來比較復雜，當然實際操作起來也比較復雜。但通過合理使用工具可以大幅度提高命名效率，這里挑一些我個人常用的工具進行介紹。

首先是我的本職工作，會和大量的音頻文件打交道，涉及到大量音頻文件的繁多參數(shù)。但這些參數(shù)在相應的專業(yè)軟件內都可以方便的進行讀取和修改，我主要會通過Basehead來管理音頻文件，里面可以對幾十項參數(shù)進行排序、篩選、批量操作，并不一定要寫在文件名里。

相應的主打圖像視頻管理起家的 Eagle 也非常適合用來管理圖像類素材，我的電子書則會通過 Calibre 來管理。不同領域都會有相應的管理工具，有機會當然要多多嘗試。

除了在專業(yè)軟件內部管理數(shù)據(jù)減少過多的命名操作，也可以用重命名工具提高必要命名的效率。個人常用的是 ReNamer，可以批量添加文件的元數(shù)據(jù)或自定義內容到文件名的任何位置；批量刪除、移出、替換任何內容；也可以調整擴展名、大小寫、序列化或隨機化文件；對文件名進行重排、填充、清理；轉換音譯和日期格式；有能力的話還可以使用正則表達式。

當然大部分的重命名軟件都可以做到這一點，市面上也有很多選擇，只是我選擇了這一款，大家可以自行選擇。根據(jù)自己的習慣設置一些預設可以快速對文件進行批量重命名并納入自己的管理體系，大幅度提升效率。

▍大道至簡，文件夾永不過時

隨著各類新興工具的出現(xiàn)，最傳統(tǒng)的文件夾管理好像成了過去式。好像不用點兒新奇東西就不能做效率博主一樣。當然，做博主是一回事兒，但長期實際的工作是另一回事兒。

使用效率工具固然是好的，但是在中國的大環(huán)境下其實更多是自上而下的變化。你自己研究出或者使用一個效率化的模板或者工具，但如果你的合作者你的團隊用不起來轉不動，那反而可能會導致效率的下降和產能的降低。效率化自己，不要盲目效率化他人和團隊。

相對于各類效率化工具，文件夾管理系統(tǒng)至今還是最具有普適性、門檻最低、操作最便利的方案。

杜威十進制圖書管理法

前文已經(jīng)兩次提到了這個方法，也是我自己切實實踐下來比較易行且有效的方法，下面摘抄一下維基百科的內容。

杜威十進制圖書分類法依據(jù)學科或學問領域來組織圖書館的館藏。主要的領域包含哲學、社會科學、自然科學、科技與歷史。這些領域組成該分類中的十大分類，每個分類下設 10 個次分類。杜威分類的最大特色為采用阿拉伯數(shù)字，由 3 個整數(shù)組成，分別代表主分類、次分類及含小數(shù)點的細項分類。該分類結構屬分層結構，每層數(shù)字都遵循相同的層級。如果圖書館不需要非常詳細完整的分類層級，則可以縮減最小單位層級的數(shù)字來取得更通用的分類。舉例來說：

• 500 自然科學與數(shù)學（總論）

• • 516 幾何

  • 516.37 度量微分幾何

  • 516.375 芬斯勒幾何

  • 516.3 分析幾何

  • 510 數(shù)學

這套方法已經(jīng)在浩如煙海的圖書管理中得到了有效驗證，對于個人文件的管理也同樣適用。

用我個人的習慣來假設下，一個人的文件主要分為生活、工作兩大領域，我們現(xiàn)在在一個空的磁盤內建立「01 生活」「02 工作」兩個文件夾。至于為什么是 0102 而不是 12，是因為在數(shù)字排序中，優(yōu)先對首位進行排序。

• 我們現(xiàn)在有 1-99 共計 99 個文件夾，排序則會是：1、11、12、13、14、15、16、17、18、19、2、20、21……

• 如果是 01-99 共計 99 個文件夾，排序則會是：01、02、03、04、05、06、07、08、09、10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、20、21……

當然，如果你的文件或者文件夾確實多達到了三位數(shù)，那想要序列化排序就需要從 001 開始。所以一般建議每個文件夾內的文件盡量不超過 99 個。

對于剛才已經(jīng)建立的「02 工作」文件夾內，我們可以新建「01 導演」、「02 配音」、「03 錄音」、「04 混音」、「05 聲音設計」等幾個文件夾。

對于「02 配音」文件夾我們可以建立「游戲配音」、「廣播劇配音」、「有聲書配音」、「自媒體配音」等幾個不同的文件夾。但為了避免文件夾層級過多導致找文件時不停的進文件夾進文件夾再進文件夾，也可以按照我前面說的命名直接在「02 配音」的文件夾里使用前綴 DUBG、DUBR、DUBE、DUBS，文件會自動在文件夾內排序。

到這里相信都能理解這個方法的使用邏輯了，通過編號的方式建立一套成體系的文件夾，有新的文件丟到對應的文件夾就好了。當處于實際使用的考慮，進行不要出現(xiàn)子子孫孫無窮盡也，建議文件夾層級不要超過六個。

拿我自己的「Library」盤舉例，根目錄下分別是 01 Audio Library、02 Video Library、03 Document Library、04 Other Library、05 Tutorials、06 Misc、07 Backup 七個文件夾，在下面用子文件夾進行細分。

PARA System

PARA 系統(tǒng)是由著名的生產力專家 Tiago Forte 提出的被廣泛實踐過可行的方案，同時他的課程「Building A Second Brain」也是非常著名的生產力課程，有興趣的可以去看一看。雖然我個人最終沒有采用 PARA 系統(tǒng)，但實踐過一段時間，在這里分享一下。

PARA 分別是四個字母的縮寫，即 Project（項目）、Area（領域）、Resource（資源）、Archive（歸檔）。

• Project：是有明確的目標和 Deadline 的事件，比如我現(xiàn)在要寫一篇文件管理相關的文章，或者我要做一期視頻等等，是一個明確要被執(zhí)行且能明確判定是否完成的可量化事件。
• Area：是需要長期關注、學習、維護的領域，或者說是宏觀的目標，比如文件管理這個大類是 Area，基于此去學習一門文件管理相關的課程就是 Project。
• Resource：是外部或內部產生的知識點，和前文我說到的內容產出的軍火庫類似。也是 Area 和 Project 的知識儲備和支撐，需要的時候進行調用。比如同樣是文件管理，相關的論文或者博主的視頻，就會被歸到 Resource。
• Archive：是已經(jīng)完成不需要再進行關注但還不能刪除的內容，針對這些內容做歸檔封存。比如我已經(jīng)完成了文件管理相關的學習，也形成了自己的固有體系，不再需要長期學習關注，內化成了使用習慣，那就可以把相關文件進行整合，不需要的清理掉，以后可能會復用的進行歸檔。

PARA 同樣可以通過 Notion 來實現(xiàn)，當然任何一個工具都可以。你一樣可以通過先在根目錄下建立 Project、Area、Resource、Archive 四個文件夾，在 Project 里是目前正在推進的項目，分別有 2512_做一期自媒體視頻、2601_學做咸蛋黃雞翅、2602_講一節(jié)公開課等等，通過前綴明確項目時間也方便進行排序。至于如確定視頻選題、錄制視頻、剪輯視頻、發(fā)布視頻、搜集整理咸蛋黃雞翅教程、購買食材、嘗試制作、總結制作方法、確定公開課選題、確定公開課檔期等我更傾向把他們劃分為 Project 下面的 Task 或者 SubProject。

Area 里是區(qū)別于 Project 沒有明確完成標志和完成時間的內容，比如學做咸蛋黃雞翅是一個 Project，但學習廚藝顯然就是 Area 了。通過一個個 Project 可以推進 Area，因為 Area 是長期學習、關注、推進的領域所以會不停產生新的 Project。

Resource 里是收藏的各種筆記、文章、視頻或者自己的隨筆等，用來支撐 Project 和 Area 的推進。比如整理文件時想到的一些 Idea，就是 Project 寫一篇關于文件管理的文章和 Area 學習文件管理的素材。

Archive 里是已經(jīng)完成的某個項目，目前已經(jīng)不需要再跟進了但未來可能會需要 Recall 或者拿出來做案例等等，在剔除掉重復無用信息后可以在 Archive 里分類封存，以備后用。

▍消化復用文件，輸出倒逼輸入 儲存管理不是目的，不儲存不管理才是

說了這么久的文件管理，儲存文件不是目的，管理文件也不是最終目的，只是手段。終極的目的還是在合適的時空場景準確快速找到合適的文件。文件是拿來用的，不是存起來供起來展示的。

隨著不停的復用，有些文件會被我們消化合并掉。我們不會認真記筆記寫床前明月光，也不會認真建一個文檔叫 26 英文字母表，因為這些文件（信息）隨著一次次復用和輸出被刻進了底層記憶里，成為了自己的一部分。

從配音表演的角度來說比如苦練基本功，等基本功內化之后就是看山還是山看水還是水的境界，掏出來就是用，不需要再去做管理弄體系用的時候再去查。真正的高手，狹路相逢勇者勝，絕對快相對準，抬手就是打。

想要形成這種本能，就是反復念叨的，復用復用再復用。在一次次輸出中、寫下的一篇篇文章說出的一句句話做出的一個個視頻里反反復復用，不同場景用，慢慢你就會發(fā)現(xiàn)這些東西不需要儲存不需要記憶，張口即來。

不同行業(yè)的朋友一定有一些底層的數(shù)據(jù)、定理、公式等等，都是這樣。

輸出是核心，探索輸出的方式

上面主要論述的是復用消化，最后一個環(huán)節(jié)是輸出。

有個很有趣的事情是哪怕使用相同的素材、工具、文件、信息，兩個不同的人也可能產出不同的東西。這說明在文件管理背后，還有個很值得討論的話題：文件使用。同一個信息文件可以應用在兩個不同的場景里，面對同一個需求也可以使用不同的文件。

食材相同，但未必做出一樣的菜。

這對于任何領域都是個龐雜繁復的話題：如何組織使用文件（信息），這里姑且先提出來，以后有機會再另寫文章討論。

想要掌握輸出的方法，除了少數(shù)天才的直覺和靈光一現(xiàn)，多數(shù)普通人只能靠提高輸出、創(chuàng)作、表達的頻率，繼續(xù)倒推就需要有充足的「軍火」供給，并且一個雜亂的「軍火庫」是不夠的，倒逼你整理消化自己的「軍火庫」，繼而為了擴充「軍火庫」需要擴大輸入。

所謂輸出倒逼輸入。說得直白點兒就是多讀書多看報，肚子里有貨才能出去跟人聊天。

▍文件歸檔，合理備份及時歸檔，珍惜精力

前面的 PARA 系統(tǒng)有說過 Archive，就是歸檔。已經(jīng)完成的項目、不再需要的文件，都需要及時歸檔。不僅僅是騰出來它占據(jù)的那點兒儲存，更重要的是從精力上解放使用者，不再把精力放在上面被消耗。

列出當日的任務表，完成一項劃掉一項，每次劃掉都會帶來一次正反饋，會給人一種解放了的舒爽感。就是通過這個動作一種明確的標志儀式感似的告訴使用者，這部分精力可以釋放掉了，不用再操心了。

明確的歸檔清理掉過時的文件，把寶貴的精力收回來投入到更重要的事情上。不僅是對于文件管理，對于任務管理來說也是一樣。畢竟本質上都是信息，但受限于篇幅暫時還是以文件管理為主，有機會單開一篇講任務管理。

對于個人來說歸檔不用做得特別復雜，按照自己正常使用的管理體系分門別類把文件打包就行。

比如一個導演的項目完結了，我會把整個項目打包壓縮到一個 DIRF_項目名_執(zhí)行人_日期的文件夾，進行備份。當然如果你的硬盤空間比較富裕也可以不打包壓縮，直接鏡像備份過去。接下來再詳談備份相關的內容。

合理冗余備份，關鍵時刻能救命

接著歸檔的話題來說。如果沒有保密的需求可以直接歸檔或者壓縮歸檔源文件，如果文件有一定保密性則需要自行添加解壓密碼或者使用一些加密軟件如 Cryptomator 或 Encrypto。

當你歸檔了一份或多份文件，就需要把它存放在某個地方，以備后續(xù)使用。這個過程就是備份了。這里介紹一下比較通行的 321 備份原則。

• 3 份副本：除了原始數(shù)據(jù)外，應當至少保證還有另外兩份數(shù)據(jù)的副本。就算單份數(shù)據(jù)損壞的概率高到了百分之一，三份同時丟失的概率也將下降到百萬分之一，當然前提是這三份數(shù)據(jù)沒有放在同一個地方。
• 2 種存儲介質：除了內部存儲（例如電腦自帶的硬盤），還應當至少將一份數(shù)據(jù)存放于外部的存儲介質中，例如 U 盤、移動硬盤、磁帶、光盤等
• 1 份異地存儲：至少將一份副本存放于有一定物理距離的異地，以防止因洪水、火災、地震等原因造成的數(shù)據(jù)團滅

作為個人用戶當然沒必要嚴格遵循 321 原則。首先對文件進行篩選，一些易得性高的文件沒必要備份比如一些公開的文檔、軟件的安裝包等等。剩下有備份需求的文件又分為兩類，一類是像我工作時刻更新的工程文件等，會啟用軟件內部的自動保存，每分鐘自動保存一次。二類是各個軟件的配置文件、自設快捷鍵、數(shù)據(jù)庫等周期性更新的文件，通過 Notion 建立半個月一次的提醒進行手動備份。

我個人的習慣會通過 Ashampoo Backup Pro 每分鐘自動加密壓縮備份一類文件到 OneDrive 和 NAS，確保我正在工作，突然因不可抗力導致設備損壞，我也能通過網(wǎng)盤和 NAS 找回文件。每半個月收到 Backup All 的任務提醒會根據(jù) List 把需要備份的數(shù)據(jù)文件導出到一個專門的備份文件夾，軟件也會時刻監(jiān)視這個文件夾，有更新會自動備份，我只需要定期更新導出新文件到這里。

除此之外每次任務提醒還會拿一塊移動硬盤接入電腦，軟件也會自動把上述需備份文件備份到這個移動硬盤中進行冷備份。

對于個人用戶來說這個備份方案目前我用下來是沒什么大問題的，幾年間也沒有出現(xiàn)丟數(shù)據(jù)的情況。每個人情況不同，可以酌情調整備份方案。

合理增加冗余備份，某些時刻真的會救命。任何一個創(chuàng)作者尤其是影視行業(yè)的人都一定明白這個道理。

▍小結

終于寫到了 Outro，相比往年的年終總結要長了不少。但「字兒越少事兒越大」，其實還是很多內容沒有聊到。如果這篇文章的標題框定到音頻文件管理甚至是音效文件管理那會好寫很多也會深入很多。

不過也算是拋磚引玉聊了聊我對于「文件管理」的簡單思考，受限于篇幅很多地方聊得不夠深入，還需要自己多實踐嘗試，探索適合自己的方式。學我者生，似我者死。本文聊到的大部分內容都是在我看來具有一定普適性，可實踐性比較高的方式。每種方式背后都有相應的思考，聊文件管理不如說是聊從什么觀點來看待文件和信息。

前面提到的任務類文件和信息其實沒怎么聊到，姑且放到以后吧。如果有精力會再寫一些細分領域比較深入的管理思路和方案。

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作者：秦玉初

責編：克萊德