在SAP Business One標(biāo)準(zhǔn)功能中，用一個(gè)專門的采購報(bào)價(jià)單來處理采購報(bào)價(jià)的業(yè)務(wù)。這個(gè)單據(jù)是采購訂單的前置單據(jù)，也可以作為采購申請(qǐng)單的后續(xù)單據(jù)。一個(gè)采購業(yè)務(wù)的發(fā)起，可以跳過采購報(bào)價(jià)單，直接從采購訂單開始。也可以從采購申請(qǐng)單，直接到采購訂單，跳過采購報(bào)價(jià)的環(huán)節(jié)。

所以在整個(gè)采購流程中，采購報(bào)價(jià)單不是一個(gè)必須的流程環(huán)節(jié)。在SAP Business One中，大多數(shù)單據(jù)都和采購報(bào)價(jià)單一樣，不是必須的，都是可選的。

因?yàn)楦餍懈鳂I(yè)的企業(yè)管理需求不盡相同，沒有哪一家企業(yè)的ERP產(chǎn)品，是適用于所有行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)流程。

而SAP Business One的設(shè)計(jì)思路，是相當(dāng)聰明的一種設(shè)計(jì)。

不要求企業(yè)一定要按SAP的流程和套路來，而是反過來，按企業(yè)需求設(shè)計(jì)出真正適合企業(yè)的的流程，然后用SAP產(chǎn)品，像搭積木一樣，按設(shè)計(jì)的藍(lán)圖，搭建出企業(yè)需要的ERP。

所以SAP里面的功能模塊，可以將其想象成一塊一塊的積木，取來就可以用。甚至可以取來后根據(jù)企業(yè)需求搭配著用。

因此我們一直在說，SAP提供的只是一個(gè)工具，而不是一個(gè)成形的、不可改變的流程，就是這個(gè)意思。SAP的每一個(gè)項(xiàng)目，可以理解為都是一個(gè)定制的流程，是SAP來適應(yīng)企業(yè)，而不是企業(yè)來適應(yīng)SAP。

在SAP Business One中和采購報(bào)價(jià)相關(guān)的主要功能

01采購模塊下的采購報(bào)價(jià)單

采購報(bào)價(jià)單這個(gè)單據(jù)的結(jié)構(gòu)和界面和其它的營銷單據(jù)類似。區(qū)別在于表頭多了一個(gè)組編號(hào)的字段。

通過這個(gè)組編號(hào)，可以選擇當(dāng)前的采購報(bào)價(jià)單和已存在的、指定序列、指定單號(hào)的其它采購報(bào)價(jià)單關(guān)聯(lián)，并組合成一個(gè)報(bào)價(jià)單的組。這個(gè)組，大家可以理解為就是一個(gè)業(yè)務(wù)行為。同一個(gè)業(yè)務(wù)，可以有多個(gè)報(bào)價(jià)單，這些報(bào)價(jià)單組合成一個(gè)組，歸入一個(gè)業(yè)務(wù)范疇內(nèi)。

例如：公司需要采購一批原料，可能需要向多個(gè)供應(yīng)商詢價(jià)，有可能向北美的供應(yīng)商詢一個(gè)價(jià)，然后向歐洲的供應(yīng)商詢個(gè)價(jià)。這些詢價(jià)的結(jié)果，就會(huì)記錄在不同的報(bào)價(jià)單中。然后用組，把這些屬于同一個(gè)業(yè)務(wù)的，來自不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)歸到一起。這就是“組”這個(gè)概念的含義。

02采購報(bào)價(jià)比較報(bào)表

采購報(bào)價(jià)比較報(bào)表之所以重要，是因?yàn)樗梢园凑詹少張?bào)價(jià)的組，把同一組的不同的報(bào)價(jià)呈現(xiàn)給用戶。

讓用戶進(jìn)行查看、比較同一組，也就是同一業(yè)務(wù)行為中，來自不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，然后做出決策，決定選用哪一家供應(yīng)商，最后生成采購訂單，同時(shí)關(guān)閉同一組中的報(bào)價(jià)單，也就是說在作出決策后，結(jié)束這個(gè)業(yè)務(wù)行為。

從這兩個(gè)功能我們可以看出，在SAP Business One中采購報(bào)價(jià)的流程一方面可以通過多方的詢價(jià)比價(jià)，綜合價(jià)格、供應(yīng)商產(chǎn)能規(guī)模、質(zhì)量狀況、交貨及時(shí)率等因素幫助企業(yè)做出最優(yōu)的選擇。

另一方面：可以記錄同一個(gè)業(yè)務(wù)報(bào)價(jià)的歷史記錄。

從這兩個(gè)功能我們可以看出，在SAP Business One中采購報(bào)價(jià)的流程一方面可以通過多方的詢價(jià)比價(jià)，綜合價(jià)格、供應(yīng)商產(chǎn)能規(guī)模、質(zhì)量狀況、交貨及時(shí)率等因素幫助企業(yè)做出最優(yōu)的選擇。

例如：總共詢價(jià)了哪幾家供應(yīng)商，有沒有達(dá)到公司規(guī)定的貨比三家。這幾家供應(yīng)商分別的報(bào)價(jià)是多少，以便于事后核查采購決策的過程，以及當(dāng)時(shí)為什么要選某家供應(yīng)商，其他供應(yīng)商報(bào)的價(jià)格，對(duì)未來的業(yè)務(wù)是否可以參考。

SAP Business One采購報(bào)價(jià)流程適用于哪些企業(yè)、行業(yè)？

SAP Business One采購報(bào)價(jià)流程顯然不適用于傳統(tǒng)工業(yè)企業(yè)；因?yàn)楣S的生產(chǎn)一般是重復(fù)性、批量化的生產(chǎn)，所以他們的采購基本都有固定的供應(yīng)商。價(jià)格也通常會(huì)是長(zhǎng)期協(xié)議價(jià)，不需要每一次進(jìn)行頻繁詢價(jià)和比價(jià)。

SAP Business One采購報(bào)價(jià)流程，適用于經(jīng)常需要對(duì)新的業(yè)務(wù)進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)行為的行業(yè)。那么常見的有哪一些行業(yè)或者企業(yè)？

例如：有一些跨國進(jìn)行采購的公司，會(huì)在全球?qū)ふ襆OCAL的供應(yīng)商，這個(gè)時(shí)候可能每一筆采購業(yè)務(wù)，都要進(jìn)行全球范圍內(nèi)的詢價(jià)、比價(jià)流程。所以對(duì)于這一類的貿(mào)易型公司，這個(gè)流程是很適合的。

另外：對(duì)于一些項(xiàng)目型管理的企業(yè)而言，有可能每一個(gè)項(xiàng)目，都會(huì)需要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行招投標(biāo)流程。那么也可以在SAP Business One的這個(gè)功能模塊基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)擴(kuò)展，來滿足這一類企業(yè)的需求。

此外對(duì)于一些小批量、多品種，定制化程度高的工廠，也有可能會(huì)有類似的業(yè)務(wù)。例如：接到客戶訂單，需要根據(jù)每次設(shè)計(jì)的結(jié)果尋找合適的供應(yīng)商，這個(gè)時(shí)候就有可能每一筆訂單，都會(huì)有詢價(jià)、比價(jià)的過程。

針對(duì)這一個(gè)模塊的應(yīng)用，通常在SAP中會(huì)設(shè)計(jì)如下的流程：

由采購員進(jìn)行供應(yīng)商的詢價(jià)，并錄入到SAP中，生成采購報(bào)價(jià)單。不同的采購員，可能會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)不同供應(yīng)商的詢價(jià)，因此在報(bào)價(jià)單上，需要將采購員和報(bào)價(jià)組設(shè)置為必填。

填寫完成采購報(bào)價(jià)單后，由采購主管或者采購經(jīng)理，通過采購報(bào)價(jià)比較報(bào)表，對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)做綜合評(píng)估和判定做出決策，并自動(dòng)將適合的采購報(bào)價(jià)單，轉(zhuǎn)換成采購訂單。

SAP中的流程最好是能體現(xiàn)分權(quán)管控。

采購員的職責(zé)在于尋找供應(yīng)商并獲取各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)之后記錄在SAP中；

采購經(jīng)理應(yīng)該站在部門和公司的角度，對(duì)各采購員報(bào)價(jià)的結(jié)果進(jìn)行判定，決定與哪一家供應(yīng)商進(jìn)行合作。這個(gè)流程思路基本適合大多數(shù)的企業(yè)，在SAP中的操作也相對(duì)簡(jiǎn)單。

實(shí)際應(yīng)用中可能會(huì)遇到操作層面的問題:

比如：每一次新業(yè)務(wù)到來時(shí)，采購員先識(shí)別出有哪些物料需要進(jìn)行詢價(jià)，然后再向供應(yīng)商逐個(gè)進(jìn)行詢價(jià)。

而這個(gè)詢價(jià)是沒有單據(jù)支撐的，通常只能通過系統(tǒng)外的單據(jù)，甚至電話等方式進(jìn)行詢價(jià)處理。

因?yàn)镾AP的報(bào)價(jià)單只是記錄供應(yīng)商回復(fù)后的結(jié)果，不能作為事前發(fā)起詢價(jià)的單據(jù)。

那么對(duì)供應(yīng)商的要求、供應(yīng)商的回復(fù)都缺少比較規(guī)范的書面單據(jù)，事后將供應(yīng)商的回復(fù)結(jié)果錄入SAP系統(tǒng)，也容易產(chǎn)生錄入錯(cuò)誤。此外往往在新業(yè)務(wù)到來時(shí)，需要集中詢價(jià)和報(bào)價(jià)的工作量也是非常大。

針對(duì)這種業(yè)務(wù)需求，SAP中還有一個(gè)更強(qiáng)大的解決方案，就是創(chuàng)建和發(fā)送聯(lián)機(jī)報(bào)價(jià)單，并自動(dòng)獲得供應(yīng)商的反饋。

在采購報(bào)價(jià)單的物流頁面上，會(huì)有一個(gè)創(chuàng)建聯(lián)機(jī)報(bào)價(jià)單的選項(xiàng)；勾選保存報(bào)價(jià)單后，會(huì)自動(dòng)向供應(yīng)商發(fā)送一封要求報(bào)價(jià)的郵件。供應(yīng)商的郵件地址，需要事先在供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中維護(hù)進(jìn)去。

供應(yīng)商收到郵件后，郵件中會(huì)包含一個(gè)要求報(bào)價(jià)的鏈接。點(diǎn)擊鏈接，就會(huì)打開一個(gè)報(bào)價(jià)單的頁面。供應(yīng)商通過該頁面查看需要他進(jìn)行報(bào)價(jià)的采購物料、采購數(shù)量等信息；然后將自己的報(bào)價(jià)填寫到該頁面上。

這個(gè)頁面和SAP中創(chuàng)建的采購報(bào)價(jià)單的頁面很相似，但并不需要供應(yīng)商進(jìn)入SAP系統(tǒng)，只需要通過瀏覽器來查看和填寫報(bào)價(jià)就可以了。

供應(yīng)商填寫完報(bào)價(jià)后，在SAP系統(tǒng)中就會(huì)自動(dòng)更新對(duì)應(yīng)報(bào)價(jià)單的內(nèi)容。把供應(yīng)商填寫的報(bào)價(jià)更新在報(bào)價(jià)單上，并在SAP中以內(nèi)部消息的方式，通知相關(guān)的采購員，告知供應(yīng)商的報(bào)價(jià)已完成。采購員只需要打開報(bào)價(jià)單進(jìn)行查看就可以了，不需要再手動(dòng)維護(hù)報(bào)價(jià)。

通過這個(gè)功能，實(shí)際上就把SAP的采購報(bào)價(jià)單賦予了詢價(jià)單的功能，讓采購員和供應(yīng)商之間的互動(dòng)，都通過書面的方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)；無需重復(fù)錄入，提高效率的同時(shí)，也最大程度避免了錄入錯(cuò)誤。

這個(gè)功能是SAP標(biāo)準(zhǔn)的功能，不過需要安裝SAP的B1i；

B1i是SAP提供的一個(gè)強(qiáng)大的系統(tǒng)集成平臺(tái)，它主要的功能和作用，就是用于擴(kuò)展和與其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成等，在SAP B1的安裝包里面，可以直接勾選安裝。通過安裝和配置這個(gè)組件，我們就可以很方便地實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商進(jìn)行互動(dòng)的聯(lián)機(jī)報(bào)價(jià)單。