晚上10時，位于金山區(qū)的上海灣區(qū)高新區(qū)（以下簡稱“高新區(qū)”）某小區(qū)“治理互通群”彈出一條消息：“地下車庫的燈壞了，晚上回家有點怕?！睅追昼姾螅瑯I(yè)委會執(zhí)行秘書回復：“收到，明天上午物業(yè)現(xiàn)場檢修，并排查全區(qū)域照明。”第二天，一張明亮的車庫照片和“已修復”的提示在群里發(fā)出，點贊接連刷屏。

業(yè)委會執(zhí)行秘書接受聘書

這樣高效、透明的“訴求—響應—反饋”閉環(huán)，如今在高新區(qū)試點小區(qū)已成為常態(tài)。變化的背后，是一項社區(qū)治理新探索——業(yè)委會執(zhí)行秘書機制。2025年4月起，上海灣區(qū)高新區(qū)率先試點，為部分小區(qū)業(yè)委會配備執(zhí)行秘書，以專業(yè)力量助力破解業(yè)委會“運轉難、協(xié)調難、履職難”問題，悄然推動社區(qū)治理的深層變革。

執(zhí)行秘書在現(xiàn)場查看情況

專業(yè)賦能見實效

業(yè)委會作為社區(qū)治理的“關鍵一環(huán)”，卻常因精力有限、專業(yè)不足陷入“不會干、不敢干”的困境。高新區(qū)黨建引領物業(yè)治理工作專班在調研中發(fā)現(xiàn)，不少小區(qū)業(yè)委會面臨“資料散亂、響應滯后、監(jiān)督乏力”等共性問題，小事易拖大、訴求易上行。

執(zhí)行秘書的到來，成為改變的起點。他們并非代替業(yè)委會決策，而是充當“專業(yè)輔助者”與“協(xié)同推動者”。在其中一個試點小區(qū)，執(zhí)行秘書到崗后，首先協(xié)助業(yè)委會梳理出“主任統(tǒng)籌、委員分責”的架構，明確專人負責財務、物業(yè)監(jiān)督、業(yè)主溝通等事務，讓業(yè)委會從“雜亂無章”轉向“有條不紊”。

更顯著的變化發(fā)生在業(yè)主訴求響應上。在商品房小區(qū)，執(zhí)行秘書通過搭建“治理互通群”、開發(fā)“服務清單”小程序，推動形成“線上接單、物業(yè)處置、業(yè)委會督辦、結果透明反饋”的閉環(huán)機制。在動遷安置小區(qū)，針對居民反映的“晾衣架安裝”“樓道燈維修”等日常小事，執(zhí)行秘書及時對接物業(yè)，安排專人限時辦結，平均處理時間從3天縮短至1天以內。試點以來，累計協(xié)調解決各類訴求數(shù)百件，平均處理周期縮短近半，一批“小問題”被及時化解在小區(qū)內部。

執(zhí)行秘書助力業(yè)委會破解難題

承擔多元職能

“我們不只是幫業(yè)委會‘干活’，更是幫他們‘建體系、提能力’。”一位執(zhí)行秘書這樣理解自己的角色。在實際工作中，他們承擔起多元職能：流程規(guī)范化推動者，協(xié)助業(yè)委會完善議事規(guī)則、檔案管理、物業(yè)監(jiān)督流程，讓履職有章可循；溝通協(xié)調中間人，在居民區(qū)黨組織牽頭下，搭建業(yè)委會、物業(yè)、居委會、業(yè)主之間的對話平臺，化解信息不對稱，促進共識形成；專業(yè)資源鏈接者，圍繞物業(yè)選聘、公共收益審計、維修資金使用等復雜事項，協(xié)助對接法律、審計等專業(yè)支持，降低履職風險。

在另一個業(yè)委會剛成立一年多的試點小區(qū)，物業(yè)交接、12345工單頻繁等問題接踵而至。執(zhí)行秘書全程參與，協(xié)助召開業(yè)主大會，推進物業(yè)解聘與新物業(yè)選聘工作，并在專業(yè)部門指導下，協(xié)助業(yè)委會制定選聘方案、梳理交接清單、組建查驗小組，通過座談會、公示欄、微信群等多種方式及時傳遞信息，保障過程平穩(wěn)透明，業(yè)主質疑聲顯著減少。

執(zhí)行秘書現(xiàn)場查看問題

機制保障可持續(xù)

為確保執(zhí)行秘書機制有效運行，高新區(qū)建立了“選拔—培訓—考評—支持”的全鏈條管理體系。執(zhí)行秘書經(jīng)推薦選拔后接受任前培訓，每月述職、季度考評、隨機走訪等機制推動其持續(xù)提升履職能力。

試點過程中積累的實務經(jīng)驗，也逐步沉淀為可推廣的工具與方法。例如，“業(yè)委會成員分工安排”“業(yè)委會實務操作手冊”等實用工具，已為其他小區(qū)業(yè)委會提供參考。

社區(qū)“微細胞”煥發(fā)新活力

業(yè)委會執(zhí)行秘書機制的引入，看著只是多了一個崗位，實則激活了社區(qū)治理的“微循環(huán)”。專業(yè)力量的注入，助力業(yè)委會從“被動應付”轉向“主動作為”。業(yè)委會運行更規(guī)范了，與業(yè)主的聯(lián)系也更緊密了。一些業(yè)主也從單純提出問題，轉變?yōu)榕c業(yè)委會共同推動解決問題，社區(qū)治理從“單打獨斗”走向“協(xié)同共治”。

數(shù)據(jù)顯示，試點小區(qū)物業(yè)投訴量逐月下降，業(yè)主滿意度穩(wěn)步提升。更重要的是，一種基于規(guī)則、透明參與、相互信任的社區(qū)治理文化正在萌芽。正如一位業(yè)委會委員所說：“有了執(zhí)行秘書的幫助，我們做事更有底氣，業(yè)主也更愿意和我們溝通了。”

未來，高新區(qū)將繼續(xù)深化試點工作，系統(tǒng)總結提煉“執(zhí)行秘書工作法”，推動更多專業(yè)力量有序融入社區(qū)，讓“共建共治共享”的治理理念，在更多小區(qū)落地生根、開花結果。

原標題：《業(yè)委會運轉難？上海灣區(qū)高新區(qū)試點“執(zhí)行秘書”，用專業(yè)力量打通治理閉環(huán)》

欄目編輯：顧瑩穎

本文作者：新民晚報 趙菊玲 通訊員 杜秀麗

圖片來源：上海灣區(qū)高新區(qū)