計(jì)劃階段，就是在你正式開始一天的工作、學(xué)習(xí)或者生活之前呢，先列出今天的待辦任務(wù)清單，然后挑出那些最重要的任務(wù) ，放進(jìn)時(shí)間盒子里。那么我們可以看出，待辦事項(xiàng)清單是時(shí)間盒管理法的基礎(chǔ)。即使你不用時(shí)間盒管理法，我也非常建議你在正式開始自己的一天之前，先花個(gè)十分鐘整理一下今天的待辦事項(xiàng)，然后按照重要程度給它們排個(gè)優(yōu)先級(jí)。 這個(gè)做法是有腦科學(xué)依據(jù)的。我們之前解讀過的一本書，《效率腦科學(xué)》，里面就非常明確地指出來：給事情排序、列清單這件事情是非常耗費(fèi)腦力的。而這種耗費(fèi)腦力的事情，我們就應(yīng)該把它放到頭腦最清醒的時(shí)候——也就是一天最開始的時(shí)候去做。這樣做會(huì)節(jié)省你接下來一整天的腦力，你就不用在接下來的一天里再特意去想我接下來要做哪一個(gè)事情，或者糾結(jié)我是做這個(gè)還是做那個(gè)。而且，對(duì)照著清單行動(dòng)，你的行動(dòng)力也會(huì)更強(qiáng)。

所以，這就是這本時(shí)間盒里強(qiáng)調(diào)的，在一天開始之前要先花十分鐘給自己列待辦事項(xiàng)清單。但這里有個(gè)問題，很多人的待辦事項(xiàng)清單都做得不夠好。要么太籠統(tǒng)，要么太混亂，要么不分輕重緩急。這里也來分享幾個(gè)讓待辦事項(xiàng)清單更有效的技巧：第一個(gè)技巧：合理的任務(wù)顆粒度。

首先，你要把龐大的任務(wù)分解成易于管理的小任務(wù)，方法就是，為每個(gè)任務(wù)添加足夠的細(xì)節(jié)，或者拆解成很多個(gè)小的環(huán)節(jié)。比如“完成年度報(bào)告”這個(gè)任務(wù)就太大了，你需要把它分解成：收集Q1-Q4的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、分析增長(zhǎng)趨勢(shì)、寫市場(chǎng)分析部分、制作數(shù)據(jù)圖表、撰寫總結(jié)和建議，等等。

這么做，不僅僅是因?yàn)?，切割完之后每一?xiàng)任務(wù)能夠更好的放進(jìn)時(shí)間盒里。當(dāng)你從一個(gè)小任務(wù)開始做起的時(shí)候，你的心理負(fù)擔(dān)會(huì)比較輕，你就更容易啟動(dòng)；如果你想的是我馬上要完成一個(gè)大任務(wù)，你就很可能會(huì)拖延，但是如果你說我只做這一小步，那么你就會(huì)容易行動(dòng)起來。不過，在時(shí)間盒這個(gè)方法系統(tǒng)里，不僅僅是有大任務(wù)拆解，也有小任務(wù)合并。如果你的任務(wù)太小，比如回復(fù)李總的微信、整理桌面文件，等等，每一件可能就幾分鐘就可以完成。那你就可以把這些小任務(wù)合并到一個(gè)時(shí)間盒里，比如一個(gè)30分鐘的時(shí)間盒，起名叫“處理溝通事務(wù)和整理工作環(huán)境”。這個(gè)我補(bǔ)充一下，其實(shí)從腦科學(xué)的角度來看也是有道理的，我們最好要把需要深度思考的任務(wù)和不需要深度思考的那些雜事給區(qū)分開，這樣大腦的利用效率是更高的。一般來說，一個(gè)時(shí)間盒里的任務(wù)，應(yīng)該能讓你有足夠的事情做，但又不會(huì)讓你感到負(fù)擔(dān)太重，這樣就是合適的。

第二個(gè)技巧：用動(dòng)詞來描述任務(wù)。這一點(diǎn)特別重要。你的任務(wù)描述應(yīng)該是行動(dòng)導(dǎo)向的，而不是狀態(tài)導(dǎo)向的。比如，不要只寫“報(bào)告”這兩個(gè)字，而要寫“完成市場(chǎng)分析報(bào)告”；不要寫“會(huì)議”，而要寫“主持產(chǎn)品評(píng)審會(huì)議”；不要寫“學(xué)習(xí)”，而要寫“閱讀xx書的第三章”。像這樣，用動(dòng)詞來描述任務(wù)，能讓你更清楚地知道要做什么，也更容易估算需要的時(shí)間。

第三個(gè)技巧：按重要性排序。這個(gè)不算是技巧了，算是一個(gè)要求，就是我們一定要在任務(wù)清單里面有重要性的排列區(qū)分。這里書里給了一個(gè)實(shí)用的方法。就是當(dāng)你有一個(gè)很長(zhǎng)的任務(wù)清單時(shí)，你可以：把這些任務(wù)粘貼到電子表格中，在相鄰的列中，為每個(gè)任務(wù)分配一個(gè)重要性數(shù)值（比如1到10）。接下來，根據(jù)這個(gè)數(shù)值對(duì)任務(wù)進(jìn)行排序，然后，在你的時(shí)間表里，優(yōu)先把最頂端的幾個(gè)關(guān)鍵任務(wù)的時(shí)間盒給固定下來，然后再去考慮其他的。

注意，這個(gè)關(guān)鍵任務(wù)，我們選三到五個(gè)就夠了。不要貪心，不要想著一天完成10個(gè)8個(gè)任務(wù)。人的精力是有限的，與其做很多事情都做不好，不如專注于幾件重要的事情把它們做好。 在給這幾項(xiàng)任務(wù)規(guī)定時(shí)間盒的時(shí)候，當(dāng)然還要涉及到估算每個(gè)任務(wù)需要的時(shí)間。這個(gè)技能是需要練習(xí)的，剛開始你可能經(jīng)常估算不準(zhǔn)，但隨著經(jīng)驗(yàn)的積累，你會(huì)越來越準(zhǔn)確。

最開始的時(shí)候，有個(gè)小技巧可以幫助你：可以回想一下你以前做類似任務(wù)用了多長(zhǎng)時(shí)間，然后在這個(gè)基礎(chǔ)上稍微多留一點(diǎn)富余。比如你覺得寫一份報(bào)告需要2小時(shí)，那你可以給它安排2.5小時(shí)的時(shí)間盒。 也就是兩個(gè)一個(gè)小時(shí)的盒子和一個(gè)0.5小時(shí)的盒子。 不過，如果你想要挑戰(zhàn)一下自己，你想讓自己進(jìn)入一種更加集中和心流的狀態(tài)的話，也可以嘗試在過往的基礎(chǔ)上縮短一點(diǎn)時(shí)間，用限制倒逼自己。在具體設(shè)置這個(gè)時(shí)間盒的時(shí)候，還有幾個(gè)要注意的點(diǎn)。首先，整個(gè)排時(shí)間盒的過程，應(yīng)該最好安排在每天開始前，或者前一晚臨睡前。給自己預(yù)留15到30分鐘的時(shí)間，決定當(dāng)天的首要任務(wù)和必須完成的事項(xiàng)。

注意，一定要在你開始這忙碌的一天之前做完這件事情。因?yàn)橐坏┠汩_始忙碌的一天，各種緊急事務(wù)、突發(fā)狀況、其他人的需求就會(huì)不斷地向你涌來。這時(shí)你的決策能力會(huì)下降，你很容易被那些看起來緊急但不重要的事情牽著鼻子走。其次，要考慮你的生物鐘和精力變化。如果你是晨型人，早晨精力比較旺盛，那就把最重要、最需要?jiǎng)?chuàng)造力的任務(wù)安排在上午；如果你是夜型人，就安排在下午或晚上。 最后，要在任務(wù)之間留出適當(dāng)?shù)木彌_時(shí)間和休息時(shí)間。不要把時(shí)間安排得太緊，否則一旦有一個(gè)任務(wù)延時(shí)，整個(gè)后面的安排都會(huì)被打亂。

我現(xiàn)在的做法是，一般在兩個(gè)30分鐘的時(shí)間盒之間留5-10分鐘左右的緩沖時(shí)間，用來處理突發(fā)事務(wù)或者稍作休息。 如果是一個(gè)一小時(shí)的時(shí)間盒，我一般會(huì)在后面留10-20分鐘，這樣如果萬一在一小時(shí)之內(nèi)完不成，也有一點(diǎn)富余。