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本文作者：竺蘭

本文編輯：竺蘭

大家好，這里是秋葉編輯部~

你有沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)這樣的「社死」瞬間？

供應(yīng)商的合同昨天到期，你今天才想起來(lái)；

項(xiàng)目的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)是上周五，結(jié)果忙忘了；

庫(kù)房的一批物料還有 3 天過(guò)期，卻靜靜躺在表格里沒(méi)人發(fā)現(xiàn)……

很多時(shí)候，不是我們不負(fù)責(zé)，而是事情太多，記性不夠用。

我們習(xí)慣把所有日期都記在 Excel 里，但它有個(gè)最大的毛病：太安靜了。

它不會(huì)說(shuō)話(huà)，也不會(huì)主動(dòng)跳出來(lái)提醒你。

除非你每天打開(kāi)表格，一行行去檢查日期，否則很容易錯(cuò)過(guò)重要節(jié)點(diǎn)。

今天，我就教大家用 AI 改造你的 Excel，讓它主動(dòng)跳出彈窗提醒。不懂代碼沒(méi)關(guān)系，只要你會(huì)復(fù)制粘貼，1 分鐘就能搞定！

當(dāng)然，AI 能做的遠(yuǎn)不止這些。

在真正的職場(chǎng)實(shí)戰(zhàn)中，還能用飛書(shū)多維表格實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化、豆包寫(xiě)文案/分析數(shù)據(jù)、即夢(mèng)做海報(bào)、扣子智能體自動(dòng)完成工作。

如果你也想一次性掌握這些 AI 辦公技能，歡迎加入《秋葉 AI 智能辦公 3 天實(shí)戰(zhàn)營(yíng)》，秋葉金牌講師 @AI陳 手把手帶你玩轉(zhuǎn) AI！

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傳統(tǒng)的 Excel 提醒

為什么總是「沒(méi)用」？

在 AI 普及之前，我們?yōu)榱藢?shí)現(xiàn)「到期提醒」，通常會(huì)用這三招，但都有明顯的短板：

?條件格式（變色提醒）

這是最常用的方法。

比如設(shè)置一個(gè)規(guī)則：如果日期小于今天+7 天，單元格變紅。

選中表格區(qū)域 A2:F12（表頭不選），點(diǎn)擊【開(kāi)始】選項(xiàng)卡-【條件格式】-【新建規(guī)則】-【使用公式確定要設(shè)置格式的單元格】，輸入以下公式并設(shè)置填充格式（紅色背景，白色字體）：

=$F2

注：F 列是日期到期列。

效果如下圖：

這是視覺(jué)提醒。

如果你的表格有幾百行，你得滑到那一行才能看到紅色。

如果你壓根沒(méi)打開(kāi)表格，或者打開(kāi)了沒(méi)往下翻，那這紅色就是「媚眼拋給瞎子看」。

?函數(shù)公式（文字提醒）

計(jì)算剩余天數(shù)，在備注欄顯示「已過(guò)期、即將到期」。

和上面一樣，屬于被動(dòng)提醒。

它需要你主動(dòng)去閱讀數(shù)據(jù)。

忙起來(lái)的時(shí)候，誰(shuí)有空天天盯著備注欄看？

?VBA 宏代碼（彈窗提醒）

這是最理想的效果，文件一打開(kāi)，直接彈出一個(gè)對(duì)話(huà)框告訴你：這幾個(gè)項(xiàng)目要到期了！

想象很美好，現(xiàn)實(shí)很殘酷，想實(shí)現(xiàn)的話(huà)需要會(huì)寫(xiě) VBA 代碼，對(duì)絕大多數(shù)職場(chǎng)人來(lái)說(shuō)，門(mén)檻都太高了。

但是，時(shí)代變了。

現(xiàn)在，我們不需要自己學(xué)編程，有了 AI，只需要把需求告訴它，讓它來(lái)寫(xiě)就行。

AI+Excel，

零代碼實(shí)現(xiàn)自動(dòng)彈窗

我們要實(shí)現(xiàn)的效果是：打開(kāi) Excel 文件-系統(tǒng)自動(dòng)掃描日期-彈出對(duì)話(huà)框，列出所有已到期/即將到期的項(xiàng)目。

哪怕你對(duì)代碼一竅不通，跟著下面這 3 步走，也能輕松搞定。

?給 AI 下指令

打開(kāi)你常用的 AI 工具（豆包、DeepSeek、ChatGPT 等都可以），把下面這段提示詞發(fā)送給它。

我是一個(gè) Excel 小白，我有一個(gè)工作表，Sheet1 的 B 列是‘合同名稱(chēng)’，F(xiàn) 列是‘到期日期’（從第2行開(kāi)始）。

請(qǐng)幫我寫(xiě)一段 VBA 代碼，實(shí)現(xiàn)以下功能：

自動(dòng)運(yùn)行：當(dāng)這個(gè) Excel 文件被打開(kāi)時(shí)，自動(dòng)觸發(fā)代碼。

邏輯判斷：檢查 F 列的所有日期。如果日期距離今天小于等于 7 天（或者已經(jīng)小于今天），就把它識(shí)別為‘急需處理’。

彈窗提醒：如果發(fā)現(xiàn)了急需處理的項(xiàng)目，就彈出一個(gè)對(duì)話(huà)框，列出這些項(xiàng)目的名稱(chēng)和具體到期時(shí)間。如果沒(méi)有快到期的，就什么都不用做。

請(qǐng)直接給我代碼，并用通俗的語(yǔ)言告訴我，應(yīng)該把這段代碼粘貼在 Excel 的哪個(gè)位置才能生效。

稍等片刻，AI 就會(huì)給出 VBA 代碼以及使用方法：

?使用代碼

在 Excel 中，按下快捷鍵【Alt+F11】，打開(kāi) VBA 編輯器。

在左邊的項(xiàng)目欄里，找到你的工作簿名稱(chēng)，比如VBAProject（你的文件名）.xlsx。

然后雙擊下面的 ThisWorkbook 模塊。

將 AI 生成的代碼粘貼到右側(cè)的代碼窗口中。

?保存并啟用宏

粘貼完代碼后，關(guān)閉 VBA 窗口，回到表格界面。

按【F12】或點(diǎn)擊【文件】-【另存為】。

文件類(lèi)型必須選擇Excel 啟用宏的工作簿 (*.xlsm)。

現(xiàn)在，見(jiàn)證奇跡的時(shí)刻到了！

關(guān)閉所有文件，重新打開(kāi)你剛才保存的 .xlsm 文件。

只要你的表格里有快到期的日期，Excel 打開(kāi)的一瞬間，就會(huì)跳出一個(gè)彈窗：

不管你當(dāng)時(shí)在想什么，這個(gè)彈窗都會(huì)強(qiáng)力打斷你，逼著你看到這些重要信息。這就是我們要的【強(qiáng)提醒】 ！

注意：第一次打開(kāi)文件時(shí)，Excel 可能會(huì)在頂部顯示一個(gè)黃色的安全警告條：宏已被禁用。

解決方法是點(diǎn)擊旁邊的【 啟用 】按鈕。這是 Excel 的安全機(jī)制，允許一次就行。

你看，以前需要懂 VBA 代碼才能搞定的工作，現(xiàn)在幾乎人人都能用 AI 幾分鐘做出來(lái)。

甚至你的腦洞可以開(kāi)得更大一點(diǎn)：

想提前 30 天提醒？告訴 AI：把剛才代碼里的提前 7 天改成提前 30 天。

想把過(guò)期項(xiàng)目標(biāo)紅？告訴 AI：除了彈窗，順便幫我把過(guò)期單元格的背景色改成紅色。

AI 不是要取代 Excel，而是讓 Excel 更好用。作為職場(chǎng)人，我們不需要精通所有技術(shù)原理，只需要學(xué)會(huì)如何向 AI 提要求。

如果你想系統(tǒng)掌握這項(xiàng)技能，玩轉(zhuǎn) AI，那我強(qiáng)烈建議你加入《秋葉 AI 智能辦公 3 天實(shí)戰(zhàn)營(yíng)》。

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