進入“系統(tǒng)遞交時代”，我們得多加幾雙手了

今天，旅游部邀請了第二家園持牌公司參加培訓(xùn)，教我們如何使用即將在下個月啟用的線上遞交系統(tǒng)。

這套系統(tǒng)由旅游部指定的私人公司開發(fā)，從下個月起，所有新的第二家園申請，都必須通過這個系統(tǒng)進行線上提交，不能再只交紙質(zhì)文件了。

培訓(xùn)的內(nèi)容不算復(fù)雜，但我們聽下來，感受到的重點有好幾項，尤其是：對我們代辦公司來說，工作量不僅增加了，而且變得更瑣碎、節(jié)奏更緊張。

旅游部總部會場

培訓(xùn)重點，我們整理如下：
1. 每一份申請，都要由代辦公司“做擔(dān)?！?/p>

系統(tǒng)的第一步，是由我們這些持牌公司注冊成為擔(dān)保人（Sponsor），然后下一步才是為每一位申請人開檔。每一份新申請，都必須由我們“擔(dān)?！焙?，才能成功遞交。

2. 上傳文件、提交資料、在線付款 RM540

申請過程變成線上為主，包括上傳護照、親屬關(guān)系的公證書、無犯罪記錄、簡歷等等。

提交之后，需要即時通過系統(tǒng)支付 RM540 的“遞交費用”。（注意：這筆錢是直接付給開發(fā)系統(tǒng)的私人公司，不是旅游部或移民局。）

3. 可在線查進度，也能修改資料

遞交完后，我們可以在網(wǎng)站上看到申請進度。

當(dāng)申請進入“審批會議”階段前，如果要更換類別、添加家屬，或者更新資料，都可以在系統(tǒng)里做修改。

4. 批準 / 拒簽的信函，系統(tǒng)可直接下載電子版

過去我們要等紙質(zhì)信函，現(xiàn)在可以直接從系統(tǒng)下載電子版，無論是獲批還是被拒，都能在平臺上看到官方信函。

5. 最終貼簽的文件，也得上傳后才能去旅游部

客戶完成定存、體檢、保險后，還要把掃描件傳上系統(tǒng)，第二天才能去旅游部貼簽。多了一道手續(xù)，時間點上也要重新安排。

培訓(xùn)實況
系統(tǒng)聽起來不錯，但我們也看到幾個現(xiàn)實問題：
一，線上上傳后，紙質(zhì)文件還是要交

系統(tǒng)上傳只是“預(yù)審”流程，最終還要準備紙質(zhì)文件，交給移民局存檔。所以操作上，其實是多做一步，而不是簡化。

以前我們只需要處理紙本材料，現(xiàn)在等于每份申請要準備兩套文件（電子版 + 紙質(zhì)版），每一份還都要再檢查一輪。

二，貼簽之前，還要先上傳材料、等系統(tǒng)確認

客戶完成入境手續(xù)后，我們不能像以前那樣直接安排貼簽?，F(xiàn)在得先把掃描文件上傳，第二天才可以預(yù)約旅游部貼簽。這個延遲，對趕時間的客戶可能會有點不方便。

三，系統(tǒng)目前沒有Helpdesk（客服支援）

培訓(xùn)時我們看到，系統(tǒng)目前沒有設(shè)置技術(shù)客服或反饋通道。如果遇到上傳失敗、付款卡住，或者系統(tǒng)宕機，沒法立刻處理。

如果我們不是工作日遞交，或是選擇晚上、周末遞交。試想一下，萬一RM540都付了，結(jié)果系統(tǒng)出錯，沒人回，你說我們急不急？

四，目前系統(tǒng)還沒跟移民局連線

這點客戶可能會關(guān)心。如果你現(xiàn)在已經(jīng)持有其他馬來西亞長期簽證（比如配偶簽、學(xué)生簽、工作簽），系統(tǒng)還是可以先提交第二家園申請的。

等獲批后，再取消原有簽證——目前這條路是通的，因為兩個系統(tǒng)還沒連起來。

8月1日上線

?♀? 多出來的活，全都落在我們代辦公司頭上

這次培訓(xùn)之后，我們很清楚地看到一個現(xiàn)實：流程看似電子化，其實對我們這些在執(zhí)行第一線的公司來說，是多了許多工作。

以前我們只要審核紙質(zhì)材料，現(xiàn)在還得逐頁審核電子掃描件，確保掃描件壓縮后清晰、格式正確、命名規(guī)范。每一個檔案都得分類上傳，系統(tǒng)內(nèi)填寫每一欄位，不能出錯。

有些客戶提供的文件需要我們反復(fù)確認，文件多一點的主申請+家屬，就得花好幾個小時處理。而且所有操作都必須在系統(tǒng)上一次性完成，否則就容易失敗。

540馬幣的系統(tǒng)費用，是客戶看得見的；

但客戶看不見的，是我們這邊需要配備系統(tǒng)操作員、審查人員、流程跟進人員……

人手的增加，工資的壓力，才是我們長期面對的挑戰(zhàn)。

我們已經(jīng)在這之前，提前準備加強內(nèi)部人手配置，專門處理新系統(tǒng)上線后的操作。

這一塊，不做不行——因為系統(tǒng)不等人，客戶申請也不能拖。

我們對客戶的承諾：認真、負責(zé)、提前準備

流程改了、系統(tǒng)變了，但我們的標準不變。

我們會提前幫客戶把材料準備好，文件由我們來確認、分類、處理好上傳。

所有操作環(huán)節(jié)，我們一一梳理清楚，爭取做到零失誤。

在這個系統(tǒng)剛上線、問題還多的階段，我們會：

• 提前審核客戶資料，幫你檢查每一頁文件

• 安排錯峰上傳，減少宕機、卡頓的風(fēng)險

• 提醒你適合的申請時間點

• 一旦系統(tǒng)那邊出現(xiàn)變化，我們第一時間替你調(diào)整流程

我們也提醒客戶：如果你打算近期申請第二家園，不妨盡快聯(lián)系。

新系統(tǒng)上線初期，總是問題最多的階段，憑借我們過去EMM2H，也是線上遞交的經(jīng)驗，很快就可以適應(yīng)新系統(tǒng)！