問(wèn)題來(lái)源

Excel輸入數(shù)據(jù)時(shí)，經(jīng)常會(huì)輸入不規(guī)范或者無(wú)效的數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)很大的麻煩。

數(shù)據(jù)驗(yàn)證能夠建立特定的規(guī)則，限制單元格可以輸入的內(nèi)容，從而規(guī)范數(shù)據(jù)輸入，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析效率。

數(shù)據(jù)驗(yàn)證，在Excel2010及以前的版本中稱(chēng)為“數(shù)據(jù)有效性”。

今天講五條利用數(shù)據(jù)驗(yàn)證規(guī)范數(shù)據(jù)輸入的方法。

視頻講解

文字解釋

1．規(guī)范性別輸入

利用數(shù)據(jù)驗(yàn)證輸入性別，不僅數(shù)據(jù)規(guī)范，而且快速。

單擊“數(shù)據(jù)”→“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”，在打開(kāi)的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框中選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，“允許”設(shè)為“序列”，“數(shù)據(jù)來(lái)源”中選擇“男，女”，如圖1?81所示。

設(shè)置了“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”后，輸入性別是只需選擇“男”或“女”就可以了。

特別注意：

（1）．在序列來(lái)源中，“男”與“女”兩個(gè)字之間一定是“英文狀態(tài)”的逗號(hào)，即半角逗號(hào)。

（2）．只要對(duì)一個(gè)單元格設(shè)置了數(shù)據(jù)驗(yàn)證，鼠標(biāo)拖動(dòng)單元格右下角填充柄，進(jìn)行填充，即可將“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”填充到其他單元格。

2．限定輸入內(nèi)容

很多時(shí)，輸入要求只在某些特定值內(nèi)選擇，比如，圖1?82所示的等級(jí)，只有優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)，所有姓名對(duì)應(yīng)的等級(jí)必須出自這四個(gè)其中之一，而再無(wú)其他，這個(gè)時(shí)，可以利用數(shù)據(jù)驗(yàn)證規(guī)范等級(jí)的輸入。

在“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框中選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，“允許”設(shè)為“序列”，“數(shù)據(jù)來(lái)源”中選擇四個(gè)等級(jí)所在的L2:L5區(qū)域，如下圖所示。

設(shè)置了“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”后，輸入等級(jí)時(shí)只要選擇其中之一就可以了。

當(dāng)然，輸入的內(nèi)容也可以用第一種輸入性別的方法以序列的方式直接寫(xiě)入來(lái)源。

3．限定數(shù)字范圍

在“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框中選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，“允許”設(shè)為“整數(shù)”，“數(shù)據(jù)”設(shè)為“介于”，可以限定輸入數(shù)字的范圍。

（1）．靜態(tài)限制輸入數(shù)值范圍。直接輸入“最大值”與“最小值”，如下圖產(chǎn)所示。

（2）．動(dòng)態(tài)限制輸入數(shù)值范圍。這種動(dòng)態(tài)限定數(shù)據(jù)的方法，設(shè)置了數(shù)據(jù)驗(yàn)證以后，可以通過(guò)修改“最小值”與“最大值”單元格的數(shù)值，動(dòng)態(tài)調(diào)整數(shù)據(jù)允許輸入的范圍，如下圖所示。

4．限定文本長(zhǎng)度

在“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框中選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，“允許”設(shè)為“文本長(zhǎng)度”，“數(shù)據(jù)”設(shè)為“等于”，“長(zhǎng)度”設(shè)為“11”，如下圖所示。

5．限制輸入重復(fù)信息

單擊“數(shù)據(jù)”→“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”，在打開(kāi)的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框中，“驗(yàn)證條件”選擇“自定義”，“公式”文本框中輸入“=COUNTIF(H:H,H1)=1”，可以禁止輸入重復(fù)數(shù)值。

公式的含義是：H列中，H1單元格的內(nèi)容只出現(xiàn)1次。如果H列中H1單元格數(shù)據(jù)出現(xiàn)次數(shù)超過(guò)1，則禁止輸入。如下圖所示。