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甲方霸霸怎么才能選好企業(yè)軟件產(chǎn)品?

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文/明道云創(chuàng)始人任向暉

我寫的上一篇指出了我們行業(yè)中存在的一個(gè)問題。過度談?wù)摳拍詈屠砟?,而忽略了解決客戶問題的真正載體——軟件產(chǎn)品。

實(shí)際上,大多數(shù)的企業(yè)數(shù)字化需求都是由具體的軟件產(chǎn)品來解決的。概念和理念的發(fā)明,在大多數(shù)情況下都是現(xiàn)有軟件產(chǎn)品的營(yíng)銷之道。先有概念,再有產(chǎn)品的情況在整個(gè)IT行業(yè)都極其罕見。反過來說,也只有具體評(píng)估了軟件產(chǎn)品以后,才能對(duì)門類、概念和應(yīng)用理念有真正深入的認(rèn)知。

搞明白自己的核心需求

在評(píng)估軟件產(chǎn)品之前,最重要的是將自己的軟件需求厘清。這些需求信息將用于指導(dǎo)后期的評(píng)估工作。因?yàn)樵u(píng)估工作可能涉及較長(zhǎng)的時(shí)間,并且由多人協(xié)作完成,因此這些需求必須書面記錄下來。

軟件項(xiàng)目需求包含幾個(gè)核心的問題:

1)最核心的業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)

它需要被表達(dá)成一段或者一組范式化的語言。在選型早期階段,它可以比較概括。

這個(gè)句式可以是:

幫助【業(yè)務(wù)角色】完成【期望達(dá)成的功能】,以達(dá)成【期望獲得的成果】

例如:

幫助人事招聘部門實(shí)現(xiàn)智能篩選簡(jiǎn)歷、和業(yè)務(wù)部門高效協(xié)同面試和錄用的目的,以實(shí)現(xiàn)每月100人以上的招聘工作量。

幫助項(xiàng)目管理部門和總經(jīng)理辦公室實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度和成本的精確管理,以實(shí)現(xiàn)更精確的項(xiàng)目報(bào)價(jià)和更可靠的進(jìn)度成本控制。

幫助信息部門快速開發(fā)部門級(jí)應(yīng)用,以實(shí)現(xiàn)用五人以內(nèi)的支持人員滿足公司在行政、人事、運(yùn)營(yíng)等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)處理和流程自動(dòng)化需求。

對(duì)于復(fù)雜的軟件門類,這樣的描述可能不是一句,而是一組。在完整的ERP軟件選型中,這樣的描述可能多達(dá)數(shù)十行,分別針對(duì)不同的職能環(huán)節(jié)。

2) 軟件使用用戶范疇和人數(shù)(可能和待評(píng)估產(chǎn)品的定價(jià)有關(guān))

3)軟件要管理的記錄數(shù)量級(jí)別(可能和待評(píng)估產(chǎn)品的性能指標(biāo)有關(guān))

4)軟件的投入產(chǎn)出預(yù)期(決定了預(yù)算和價(jià)格評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),但因?yàn)槭褂肦OI的表達(dá),所以它依然保留了彈性)

5)負(fù)責(zé)選型的決策機(jī)制,決策時(shí)間表(避免軟件項(xiàng)目進(jìn)入決策泥潭)

企業(yè)軟件是一個(gè)專業(yè)化程度很高的行業(yè),對(duì)于一般企業(yè)客戶來說,評(píng)估開始前的需求定義不需要過于細(xì)節(jié),而是要著眼于期望給自己帶來的業(yè)務(wù)價(jià)值。在真正的評(píng)估開始之前,功能點(diǎn)甚至都無法列舉得出來。但是讓我們明確自己所想要得到的成果后,通過橫向?qū)Ρ溶浖a(chǎn)品,自然能夠把需求背后的功能點(diǎn)發(fā)現(xiàn)出來。

反過來說,如果一上來就勉強(qiáng)地列出需求功能點(diǎn),然后機(jī)械地和待評(píng)估產(chǎn)品的功能點(diǎn)去比照,很可能會(huì)錯(cuò)失最好的方案,因?yàn)椴煌浖a(chǎn)品來滿足需求的方式可能不同,用戶要關(guān)注并非功能點(diǎn)的定義和多寡,重要的是自己的需求是否能夠被滿足,甚至最好是能夠被創(chuàng)新的方法來滿足。

獲取Long List

根據(jù)軟件需求確定軟件門類應(yīng)該是不難的事情。一般大中型企業(yè)的IT人員都具備這方面的領(lǐng)域知識(shí)。也可以參考我之前寫過的32個(gè)企業(yè)軟件門類名稱和釋義

確定了需求所對(duì)應(yīng)的企業(yè)軟件門類以后,就可以通過一般案頭調(diào)研來獲取比較完整的廠商和產(chǎn)品名單。在過去幾年,隨著SaaS產(chǎn)品模式的普及,市場(chǎng)上有幾家企業(yè)軟件行業(yè)平臺(tái)都提供了產(chǎn)品庫和云圖這樣的資源,比如崔牛會(huì)、選型寶等。行業(yè)研究機(jī)構(gòu)每年也會(huì)定期發(fā)表不同門類的市場(chǎng)研究報(bào)告,其中都會(huì)帶有代表性廠商和產(chǎn)品列表。

國(guó)內(nèi)的這些Long List目前還停留在產(chǎn)品和公司目錄的級(jí)別上,他們還不能提供客觀的使用評(píng)測(cè)內(nèi)容,所以選型客戶還是需要從這個(gè)長(zhǎng)名單開始縮減,將長(zhǎng)名單壓縮為一個(gè)短名單,留下三到五個(gè)產(chǎn)品來進(jìn)行橫向比較。

形成Short List

獲取Short List的第一個(gè)鑒別標(biāo)準(zhǔn),就是看待評(píng)估產(chǎn)品是否能夠提供免費(fèi)的試用版本。

有人認(rèn)為復(fù)雜的企業(yè)級(jí)軟件不適合讓客戶直接試用,這完全是沒有道理的。在企業(yè)軟件市場(chǎng)上,就連數(shù)據(jù)庫、開發(fā)工具、中間件這樣的專業(yè)產(chǎn)品也都廣泛存在免費(fèi)評(píng)估版本,更何況應(yīng)用產(chǎn)品。在今天的云計(jì)算市場(chǎng)中,100%的產(chǎn)品都必須提供試用,無論是SaaS產(chǎn)品開通試用權(quán)限,還是私有部署產(chǎn)品獲取試用許可證,這是一個(gè)基本的篩選標(biāo)準(zhǔn)。有的產(chǎn)品的免費(fèi)試用是完全自助開通的,有的則僅僅是提交一個(gè)聯(lián)絡(luò)表單,依然需要人工聯(lián)絡(luò)后才能有選擇性地開通。我們當(dāng)然需要找那種能夠公開自助試用的產(chǎn)品。

除了免費(fèi)試用版本以外,企業(yè)軟件也可能通過提供演示賬戶(Demo Account)的變通的方法來幫助客戶評(píng)估。這個(gè)方法可以避免用戶在試用軟件的時(shí)候投入過多的精力進(jìn)行初始化配置,也可以讓客戶充分體驗(yàn)接近真實(shí)使用環(huán)境的軟件功能。但是Demo Account一般禁止用戶進(jìn)行創(chuàng)建和數(shù)據(jù)編輯的操作,因此,它只能算是一個(gè)評(píng)估部分功能的方法。

因此,鑒別企業(yè)軟件產(chǎn)品質(zhì)量和適用性的首要評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)就是檢驗(yàn)該產(chǎn)品是否可自助試用。一個(gè)不能讓用戶自助試用的軟件產(chǎn)品幾乎一定不會(huì)是有競(jìng)爭(zhēng)力的產(chǎn)品,至少不會(huì)是最好的產(chǎn)品。在用戶試用環(huán)節(jié)設(shè)置過多障礙的產(chǎn)品也一定是實(shí)施困難度很高的產(chǎn)品。在形成短名單的過程中用這個(gè)硬標(biāo)準(zhǔn),基本不會(huì)誤殺無辜。

當(dāng)然,在企業(yè)軟件市場(chǎng),依然存在一些需求是很難通過軟件產(chǎn)品直接解決的。比如圍繞數(shù)據(jù)治理和開發(fā)環(huán)境優(yōu)化的所謂中臺(tái)建設(shè)。這些本質(zhì)上屬于IT咨詢+實(shí)施的項(xiàng)目,在實(shí)施過程中可能會(huì)使用到特定的軟件產(chǎn)品,但它的選型過程也是要由實(shí)施企業(yè)來完成的。對(duì)于業(yè)主單位來說,并不可能圍繞這類項(xiàng)目性需求來直接試用產(chǎn)品,這些是合理的例外。當(dāng)然,我并不建議企業(yè)輕易實(shí)施這樣的項(xiàng)目,因?yàn)楦叨鹊膹?fù)雜性和困難的協(xié)作過程,它們實(shí)施的成功率非常低。家業(yè)足夠大的企業(yè)希望通過這個(gè)過程來鍛煉基礎(chǔ)能力,可以自便。

在過濾出能夠直接評(píng)估的軟件產(chǎn)品列表后,如果數(shù)量依然大于個(gè)位數(shù)。建議企業(yè)還是要通過進(jìn)一步的案頭調(diào)研來減少評(píng)估產(chǎn)品數(shù)量。因?yàn)槊恳粋€(gè)企業(yè)軟件產(chǎn)品的試用評(píng)估都是要耗費(fèi)精力的,如果五個(gè)產(chǎn)品都選擇不出適用的,那么50個(gè)只會(huì)更加選不出。在這種粗選過程中,企業(yè)經(jīng)營(yíng)年限,產(chǎn)品成熟度周期,廠商團(tuán)隊(duì)規(guī)模,增值服務(wù)伙伴網(wǎng)絡(luò),現(xiàn)有客戶列表等都是有用的參考要素。

自助測(cè)評(píng)

客戶自助驗(yàn)證是目前中國(guó)企業(yè)軟件市場(chǎng)所處階段的被迫選擇,也是我認(rèn)為行業(yè)亟待解決的效率問題。因?yàn)閷I(yè)的中立評(píng)估者的嚴(yán)重缺失,導(dǎo)致在市場(chǎng)上完全沒有一個(gè)可以直接利用的可靠信息資源。相比較,歐美的企業(yè)軟件市場(chǎng)中存在很多層次的評(píng)價(jià)資源體系。從免費(fèi)的G2網(wǎng)站到昂貴的Gartner,F(xiàn)orrester Research會(huì)員,他們都提供了產(chǎn)品特性級(jí)別的評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)。在中立性方面基本可信,在數(shù)據(jù)翔實(shí)度方面更是領(lǐng)先國(guó)內(nèi)很多。

免費(fèi)的G2企業(yè)軟件產(chǎn)品評(píng)價(jià)庫

咨詢公司的付費(fèi)服務(wù)

企業(yè)軟件采購(gòu)是重要的企業(yè)理性決策,很難憑借廠商的宣傳材料做出選擇和決策。所以,在客觀中立數(shù)據(jù)缺失的情況下,軟件產(chǎn)品的選擇就必須依靠自己的親自驗(yàn)證。

創(chuàng)建試用任務(wù)清單

假設(shè)我們篩選出同一品類的5個(gè)產(chǎn)品開始試用評(píng)估,在正式動(dòng)手之前,我們需要先創(chuàng)建一個(gè)用于橫向比較的試用任務(wù)清單。這個(gè)清單列出了通過軟件需要完成的任務(wù)內(nèi)容,通過試用,可以評(píng)價(jià)每一款產(chǎn)品滿足需求的程度。產(chǎn)品可能完美支持了任務(wù)需求,得到5分,也可能完全不具備對(duì)應(yīng)功能,從而得0分。

不同的試用項(xiàng)目必然配套了不一樣的任務(wù)清單,任務(wù)清單不需要貼合廠商產(chǎn)品的特性清單,它只需要完全根據(jù)企業(yè)自己的需求來設(shè)計(jì)即可。對(duì)于多部門共同參與使用的軟件,還需要和相關(guān)的部門使用者確認(rèn)這個(gè)清單的完整性,驗(yàn)證他們的關(guān)鍵任務(wù)需求都能夠得到體現(xiàn)。

下表是一個(gè)圍繞項(xiàng)目管理軟件采購(gòu)需求的評(píng)估任務(wù)清單。受限于篇幅,我只列舉了少數(shù)樣例任務(wù)。實(shí)際評(píng)估中,一個(gè)典型的企業(yè)軟件評(píng)估任務(wù)可能會(huì)幾十到幾百個(gè)條目組成。當(dāng)然,如果應(yīng)用范疇較小,相關(guān)的經(jīng)濟(jì)利益有限,評(píng)估工作自然也可以因繁就簡(jiǎn),可以跳過那些軟件的基本功能,而專注于幾個(gè)比較重視的關(guān)鍵能力。

項(xiàng)目管理軟件試用評(píng)估任務(wù)清單

任務(wù)

需求

1

創(chuàng)建項(xiàng)目

支持自定義字段

2

在項(xiàng)目下添加任務(wù)計(jì)劃列表

支持批量創(chuàng)建,支持從PROJ/Excel導(dǎo)入,支持前置任務(wù),任務(wù)可分組,任務(wù)可有多成員參與

3

從項(xiàng)目創(chuàng)建項(xiàng)目模版

復(fù)用現(xiàn)有的項(xiàng)目數(shù)據(jù)(可選擇范疇)

4

記錄項(xiàng)目開支、工時(shí)

開支支持財(cái)務(wù)科目配置,工時(shí)精確到小時(shí)

5

創(chuàng)建資源

能夠?qū)崟r(shí)顯示資源占用情況

6

任務(wù)管理

標(biāo)記任務(wù)完成率

7

通過接口創(chuàng)建/編輯項(xiàng)目

與CRM對(duì)接,支持向自定義字段寫入

8

通過接口創(chuàng)建任務(wù)、資源、開支、工時(shí)

9

創(chuàng)建計(jì)劃基線

10

進(jìn)度落后重新安排任務(wù)

11

打印甘特圖

12

打印項(xiàng)目任務(wù)清單

13

打印工時(shí)報(bào)表

14

打印資源利用報(bào)表

基于這個(gè)清單,在逐個(gè)測(cè)試軟件產(chǎn)品時(shí),可以對(duì)每個(gè)任務(wù)的支持情況評(píng)分,從而得到一個(gè)相對(duì)客觀的全面評(píng)估結(jié)論。有了這個(gè)控制用的清單,即使是評(píng)估任務(wù)通過多人分工進(jìn)行,也幾乎不會(huì)影響橫向比較的客觀度。

要注意的是,對(duì)使用性能有較高要求的客戶,可以另外增加性能評(píng)測(cè)指標(biāo)。比如檢索的速度,批量上傳數(shù)據(jù)的速度,執(zhí)行某項(xiàng)復(fù)雜計(jì)算所需要的時(shí)間等。

給廠商發(fā)RFI

接下來的這一步非常關(guān)鍵。雖然企業(yè)已經(jīng)進(jìn)行主動(dòng)評(píng)估,但是在落實(shí)采購(gòu)選擇之前,一定還是要安排廠商進(jìn)行提案。為了征求提案,企業(yè)可以將自己的核心需求表述和評(píng)測(cè)任務(wù)清單轉(zhuǎn)換為RFI(Request for Information),請(qǐng)廠商的售前和銷售人員給出完成這些任務(wù)的途徑。這個(gè)說明既可以用文檔、截圖來表達(dá),也可以用Live Demo來直接表現(xiàn)。

這個(gè)過程彌補(bǔ)了企業(yè)自行評(píng)估時(shí)的信息不足。不同軟件產(chǎn)品可能有不同的設(shè)計(jì)理念和邏輯,這導(dǎo)致有些特性未必能夠被客戶主動(dòng)發(fā)現(xiàn),實(shí)現(xiàn)的路徑可能不是最佳的。廠商也可以利用這個(gè)機(jī)會(huì)充分說明產(chǎn)品的靈活度和解決問題的能力。

RFI的響應(yīng)水平也間接考核了廠商的服務(wù)能力和服務(wù)態(tài)度。業(yè)務(wù)人員是否精通產(chǎn)品決定了未來能否提供高質(zhì)量的售后支持。

RFI當(dāng)然也要求廠商給出報(bào)價(jià)和服務(wù)選項(xiàng)。有了這些信息以后,結(jié)合廠商的資質(zhì)信息,客戶就可以進(jìn)行最終的橫向比較,做出正確的采購(gòu)決策。

在產(chǎn)品能力和價(jià)格以外,需要加入到比較過程中的其他重要因素還包括以下幾個(gè)方面:

產(chǎn)品生命周期:企業(yè)軟件產(chǎn)品的成熟度很少有奇跡,大部分可用度高的產(chǎn)品要經(jīng)歷必要的迭代改善,通常復(fù)雜的門類產(chǎn)品需要2-3年的時(shí)間。當(dāng)然,時(shí)間也不是越長(zhǎng)越好。10年以上的軟件產(chǎn)品很少能夠保持固定技術(shù)棧的持續(xù)迭代。

行業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn):主要看的是廠商的現(xiàn)有客戶構(gòu)成中是否包含足夠的同行業(yè)和同規(guī)模的企業(yè)。在不同行業(yè)中,軟件的應(yīng)用方式和關(guān)鍵功能組合是不一樣的,所以有相關(guān)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)也是一個(gè)合理的加分項(xiàng)。

售前服務(wù):在采購(gòu)之前,能夠評(píng)估的服務(wù)只能來自售前環(huán)節(jié)。但它也基本能夠反映一家廠商的服務(wù)水平和態(tài)度。通常,售前階段能夠較好地回答客戶疑問,給出有效解決方案的廠商,售后也都能夠??蛻艨梢酝ㄟ^這個(gè)過程評(píng)估廠商服務(wù)的響應(yīng)及時(shí)度,反饋質(zhì)量,以及在內(nèi)部協(xié)同產(chǎn)品研發(fā)職能的能力,比如提出的需求能否在需求池中記錄,能否和產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)建立溝通。

生態(tài)支持:對(duì)于復(fù)雜軟件門類,是否有生態(tài)支持也是重要的評(píng)價(jià)指標(biāo)。一個(gè)成熟的企業(yè)軟件大概率會(huì)影響到一批ISV或者實(shí)施商。擁有生態(tài)成員的產(chǎn)品通常能夠更好地滿足行業(yè)垂直客戶的需求,也能夠提供更多的服務(wù)選項(xiàng)。

橫向比較

通過以上五步漫長(zhǎng)的過程,客戶就可以將得到可以橫向比較的產(chǎn)品列在一個(gè)表格中,匯總測(cè)評(píng)任務(wù)清單結(jié)果、資質(zhì)和服務(wù)評(píng)估項(xiàng),以及價(jià)格。有這些豐富的維度,想買錯(cuò)產(chǎn)品都很難。

產(chǎn)品A

產(chǎn)品B

產(chǎn)品C

產(chǎn)品測(cè)評(píng)得分

任務(wù)1

任務(wù)2

任務(wù)3

性能測(cè)試1

性能測(cè)試2

產(chǎn)品生命周期

行業(yè)服務(wù)經(jīng)驗(yàn)

售前服務(wù)

生態(tài)支持

價(jià)格

企業(yè)軟件產(chǎn)品評(píng)估的確是一件累人的事情,但是它的確能夠給企業(yè)帶來重要的成果。數(shù)字化建設(shè)之所以困難,很大的原因在于相關(guān)過程的復(fù)雜性。我們能夠想辦法把這個(gè)復(fù)雜的過程計(jì)劃得更加有序和科學(xué),但是不要有不切實(shí)際的銀彈期望。

在企業(yè)軟件采購(gòu)選型過程中,也有幾個(gè)常見的錯(cuò)誤做法。這些錯(cuò)誤都和試圖簡(jiǎn)化評(píng)估過程有關(guān)。

1)員工投票

試圖用絕對(duì)民主方式來決定復(fù)雜企業(yè)軟件選型是不負(fù)責(zé)任的做法。你看上面解析的所有步驟,想象如果沒有這些信息的人憑借自己的主管感受和直覺來投票,這個(gè)結(jié)果會(huì)有多么不靠譜?民主投票的結(jié)果可能還不如抓鬮選一家。

2)招標(biāo)

招標(biāo)作為一項(xiàng)采購(gòu)方式,在標(biāo)準(zhǔn)商品采購(gòu)中發(fā)揮很大的作用,它幾乎一定能夠降低采購(gòu)成本。但是在標(biāo)準(zhǔn)化程度很低的企業(yè)軟件市場(chǎng)(沒有兩個(gè)企業(yè)軟件產(chǎn)品是一樣的),招標(biāo)很難起到這樣的作用。相反,它反而鼓勵(lì)了供應(yīng)商利用低價(jià)進(jìn)入,再實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商鎖定效應(yīng),從而提高客戶總擁有成本。

另外,企業(yè)軟件的招標(biāo)技術(shù)要求很難起草。因?yàn)樗炔豢赡苋∷泄?yīng)商的能力合集,也不能只取它們的交集。軟件產(chǎn)品也不可能因?yàn)檎袠?biāo)客戶的技術(shù)需求,就立刻升級(jí)或修改自己的產(chǎn)品功能。

即使企業(yè)采購(gòu)制度強(qiáng)制要求招標(biāo),業(yè)務(wù)采購(gòu)者也絕對(duì)不敢將最終的選型寄托在開標(biāo)的一瞬間。

大企業(yè)要利用自己的議價(jià)能力降低采購(gòu)成本,在企業(yè)軟件產(chǎn)品采購(gòu)過程中,只能在評(píng)估結(jié)果出來以后,邀請(qǐng)2-3家入圍的供應(yīng)商進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性磋商。這個(gè)過程同樣可以起到壓低價(jià)格和避免舞弊的作用。

3)價(jià)低者得

這最后的一個(gè)錯(cuò)誤是不言自明的。如果價(jià)格是主要的決策依據(jù),那么何苦還花這么多時(shí)間和精力來進(jìn)行橫向評(píng)測(cè)呢?直接要一個(gè)報(bào)價(jià)單不就完事了么?在成熟企業(yè)軟件產(chǎn)品中,雖然不那么絕對(duì),但大體體現(xiàn)的還是優(yōu)質(zhì)者價(jià)高的基本規(guī)律。特性豐富,質(zhì)量可靠的軟件產(chǎn)品背后總是離不開大量的研發(fā)和質(zhì)量管理投入,它是沒有理由在市場(chǎng)上用低價(jià)銷售的。

企業(yè)未必要追求功能最完善,服務(wù)最好和最貴產(chǎn)品,但是選擇最便宜的產(chǎn)品卻幾乎一定是錯(cuò)誤的。如果基于最低價(jià)的選型是成功的,那么悖論將很快發(fā)生,因?yàn)槟莻€(gè)產(chǎn)品很快就不會(huì)是最低價(jià)產(chǎn)品。

寫到這里,我倒是希望市場(chǎng)上能夠有人愿意投入發(fā)展一項(xiàng)服務(wù),這個(gè)服務(wù)用可靠的客觀機(jī)制來完成獨(dú)立的軟件產(chǎn)品特性評(píng)估。它不僅能夠節(jié)省甲方采購(gòu)選型的成本,還能夠?yàn)檐浖a(chǎn)品廠商提供具體的競(jìng)爭(zhēng)標(biāo)尺,推動(dòng)行業(yè)整體進(jìn)步。像G2這樣的服務(wù)總歸要在中國(guó)出現(xiàn)一兩個(gè)。只要有志于此的創(chuàng)業(yè)者不要貪戀?gòu)S商的營(yíng)銷費(fèi),排名費(fèi),他們最終一定能得到企業(yè)用戶的信任,從而站著把錢掙了。

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