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大概剛上大學(xué)那會(huì)兒我就開(kāi)始無(wú)紙化學(xué)習(xí)，日常的很多數(shù)據(jù)都電子化，隨之而來(lái)的就是如何存放、整理、查找這些數(shù)據(jù)的問(wèn)題，我也開(kāi)始了長(zhǎng)達(dá)數(shù)年的文件管理之路。

在這篇文章里，我想從什么是文件管理、為什么要文件管理、如何進(jìn)行文件管理三個(gè)方面來(lái)談?wù)勛约旱南敕ā?/p>

需要說(shuō)明的是文件管理的思路、方法、工具有很多，不同領(lǐng)域不同習(xí)慣的人適用不同的思路。學(xué)我者生，似我者死，每個(gè)人的文件管理系統(tǒng)都是獨(dú)一無(wú)二的，筆者的文章僅供參考。

▍什么是文件管理？

說(shuō)是文件管理，其實(shí)更準(zhǔn)確來(lái)說(shuō)是信息管理。約翰·惠勒提出過(guò)一個(gè)著名的觀點(diǎn)：It From Bit，萬(wàn)物皆比特，或者更通俗一點(diǎn)兒來(lái)說(shuō)，萬(wàn)物皆信息。

這個(gè)觀點(diǎn)對(duì)于當(dāng)下正處于信息社會(huì)的我們來(lái)說(shuō)應(yīng)該不難理解，一切實(shí)體和概念都是信息，一切交互本質(zhì)都是信息的交互。我們寫(xiě)下一篇筆記，實(shí)際是記錄下了一些信息，儲(chǔ)存一些音頻、視頻、文字乃至其他各種格式的文件，本質(zhì)上也是儲(chǔ)存了這些信息。具體寫(xiě)了些什么是次要的，傳遞了什么樣的信息才是最重要的。

每個(gè)文件中都藏著或多或少的信息，把這些信息分門(mén)別類按照一定的邏輯整理歸納，就是文件管理。

▍為什么要文件管理？

有了上面信息的鋪墊，其實(shí)這個(gè)問(wèn)題是比較好理解的。我們?nèi)粘Ｉ钪心呐乱庾R(shí)不到這一點(diǎn)也會(huì)為了便利性自發(fā)的進(jìn)行文件管理。

一類是工具類信息（文件），比如我們工作時(shí)高復(fù)用的圖表、音視頻、文字素材等等，不僅要儲(chǔ)存，還要通過(guò)適當(dāng)?shù)姆椒ê凸ぞ哌M(jìn)行整理，確保有需要的時(shí)候能迅速找到這個(gè)信息（文件），而不是望硬盤(pán)興嘆。

有些倉(cāng)鼠黨喜歡收集各種資源，沒(méi)有統(tǒng)一合理的整理，經(jīng)常出現(xiàn)：這個(gè)東西我是不是有？有的話我放在哪兒了？為什么找了一圈沒(méi)找到？算了還是再下一遍吧。

請(qǐng)?jiān)谄渲姓业侥阈枰哪莻€(gè)拼圖

僅僅儲(chǔ)存信息是不夠的，我們需要的是在對(duì)的時(shí)間對(duì)的地點(diǎn)需要時(shí)找到對(duì)的信息。你儲(chǔ)存了這個(gè)信息，但需要的時(shí)候卻找不到它，那對(duì)你來(lái)說(shuō)只不過(guò)是占用磁盤(pán)的垃圾信息。作為聲音設(shè)計(jì)師我見(jiàn)過(guò)一些朋友收藏了數(shù) T 乃至數(shù)十 T 的音效素材，但關(guān)鍵時(shí)刻還是會(huì)問(wèn)：誰(shuí)有什么什么樣的素材？

現(xiàn)在市面上有各式各樣的輔助管理的工具，其內(nèi)核往往是各種管理思路，大家也可以針對(duì)性選擇適合自己的工具。對(duì)于工具類信息最重要的是便于自己后續(xù)的使用，而不是隨便找個(gè)地方下下來(lái)就萬(wàn)事大吉。

第二類信息是任務(wù)類信息（文件），相信大家工作時(shí)都遇到過(guò)多多少少大大小小的任務(wù)，有些是即刻就能完成的有些是需要長(zhǎng)期跟進(jìn)的；有些需要你分配給下屬有些又需要你匯總給領(lǐng)導(dǎo)；有些要求你在幾天幾周后提交什么有些又在大半年后突然找你要立項(xiàng)時(shí)的某某文件，不勝枚舉。

又多又亂的任務(wù)使人崩潰

不同任務(wù)之間有些是孤立的有些又存在各種各樣的聯(lián)系。實(shí)際情況不像玩游戲等你完成一個(gè)主線再推進(jìn)下一個(gè)主線，哪怕你一門(mén)心思推進(jìn)主線也會(huì)有各種各樣的支線等著你，所以勢(shì)必需要對(duì)我們的任務(wù)以及任務(wù)涉及到的各種信息進(jìn)行管理，比如著名的艾森豪威爾四象限矩陣、GTD 任務(wù)管理、番茄鐘、PDCA 工作法等等。

無(wú)論用什么方法，最重要的還是根據(jù)輕重緩急、分門(mén)別類讓任務(wù)們排排坐，有了目標(biāo)，這事兒就完成了一半。

第三類是觀點(diǎn)知識(shí)類信息（文件），像各類文娛影視作品、收藏的 KOL 動(dòng)態(tài)視頻文章、購(gòu)買(mǎi)的課程等等，一般也是最為龐雜的，不知道多少人的收藏夾或者硬盤(pán)已經(jīng)被這類信息占據(jù)了大部分空間。

人都是有惰性的，大家都有「收藏、下載就等于我學(xué)過(guò)甚至我學(xué)會(huì)了」這樣一個(gè)潛意識(shí)，最終導(dǎo)致收藏夾堆積如山。對(duì)于這類信息首先是要分門(mén)別類進(jìn)行規(guī)整，不同領(lǐng)域的信息分開(kāi)放，再根據(jù)大領(lǐng)域內(nèi)部的體系進(jìn)行細(xì)分，比如著名的杜威十進(jìn)制圖書(shū)分類法，也是非常簡(jiǎn)單且有效的方法，后文我們會(huì)提到。

分類擺放的圖書(shū)

對(duì)于這類信息做到這一步還是不夠的，更進(jìn)一步需要把冗長(zhǎng)的文章、復(fù)雜的視頻等提煉出內(nèi)核，即變成自己的東西，用自己的語(yǔ)言復(fù)述出來(lái)，就是老話說(shuō)的「把書(shū)讀薄」。至此分別完成了信息的收集、過(guò)濾、整理、內(nèi)化，最后一步還要進(jìn)行輸出，針對(duì)一個(gè)信息、觀點(diǎn)、知識(shí)展開(kāi)自己的論述，也就是老話說(shuō)的「把書(shū)讀厚」。像著名的「費(fèi)曼學(xué)習(xí)法」，就是通過(guò)去教一個(gè)完全不了解這個(gè)知識(shí)點(diǎn)的人，能把他教明白，那你自己自然也就懂了。

雖然對(duì)信息進(jìn)行了分類，但實(shí)際工作生活中會(huì)發(fā)現(xiàn)這三者并不是一個(gè)非此即彼的關(guān)系，很可能它既是工具類信息又是任務(wù)類信息，既是觀點(diǎn)知識(shí)類信息又是任務(wù)類信息，抑或是三者兼而有之。

純粹的信息意義不大，海量的信息需要進(jìn)行過(guò)濾、整理、歸納，把無(wú)效低質(zhì)的內(nèi)容過(guò)濾掉，根據(jù)信息之間的同一性進(jìn)行歸類整理，繼而通過(guò)這些信息歸納出一些一般性規(guī)律，這才能被稱為知識(shí)。到了這里一個(gè)個(gè)或大或小的知識(shí)點(diǎn)就成了輸出時(shí)的軍火庫(kù)，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)和總結(jié)歸納把孤立的知識(shí)點(diǎn)串聯(lián)成知識(shí)體系，在輸出時(shí)隨時(shí)調(diào)用。

以上就是我對(duì)于「為什么要進(jìn)行文件管理」這個(gè)問(wèn)題的理解，或者說(shuō)對(duì)于文件管理的必要性的論述。

▍如何進(jìn)行文件管理？

至此終于來(lái)到了這篇文章的正文。

個(gè)人能力有限，受文章篇幅的影響我只能盡量把這些年我實(shí)踐驗(yàn)證過(guò)的一些具體方法論分享出來(lái)，并且我個(gè)人工作內(nèi)容習(xí)慣（自由職業(yè)、音頻行業(yè)）顯然并不適合所有人，希望大家酌情采納。

信息輸入，文件接收

郵箱里有個(gè) Inbox 的概念，即「收件箱」，現(xiàn)在也被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域。所有接收到的文件信息都被統(tǒng)一放在一個(gè)固定的 Inbox，可以理解為你文件管理的入戶門(mén)，各類文件信息需要在這里完成第一道粗檢，然后被分配到各個(gè)崗位。

減少 Inbox 的入口

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，大家每天創(chuàng)作和接收到的信息都是海量的，之前看過(guò)相關(guān)的文章，目前互聯(lián)網(wǎng)的信息總量已經(jīng)到達(dá)了一個(gè)相當(dāng)之恐怖的級(jí)別。面對(duì)海量的零碎信息，尤其是各個(gè)平臺(tái)之間越筑越高的壁壘，首當(dāng)其沖的是 Inbox 過(guò)多。

在多個(gè)平臺(tái)之間來(lái)回周轉(zhuǎn)，甚至在矩陣化越來(lái)越普遍的今天，我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己在 A 平臺(tái)收藏了某創(chuàng)作者的內(nèi)容，轉(zhuǎn)頭又在 B 平臺(tái)收藏一遍。有些素材類文件或許還可以通過(guò)如 Duplicate Cleaner 之類的查重軟件去重，但不同平臺(tái)可能導(dǎo)致哈希值都不一樣，整理回顧非常麻煩也消耗精力。

對(duì)此我的應(yīng)對(duì)手段是減少 Inbox 入口。國(guó)內(nèi)的泛創(chuàng)作平臺(tái)個(gè)人使用較多的是 B 站、知乎、抖音，就會(huì)針對(duì)性進(jìn)行關(guān)注去重，在 A 平臺(tái)關(guān)注過(guò)某位博主就不會(huì)在 B 平臺(tái)關(guān)注，確保信息來(lái)源的唯一性。當(dāng)然現(xiàn)在還有很多切片和非本人的分享等等，人為篩查信息是不可避免的。

然后通過(guò) Chrome 擴(kuò)展 Save to Notion，把所有平臺(tái)的內(nèi)容匯總到 Notion。個(gè)人習(xí)慣是 All In Notion，但用什么工具無(wú)所謂，甚至你就想用一個(gè) Word 都可以，重點(diǎn)在于整合統(tǒng)一 Inbox 的入口。當(dāng)然也未必是要整合到一個(gè)，根據(jù)實(shí)際情況幾個(gè)也是可以的。

通過(guò) Inbox 緩解焦慮和防止信息過(guò)載

人焦慮的原因之一就是不清楚自己到底還有多少事情要做，這種不確定性會(huì)極大打擊生活、創(chuàng)作、工作的積極性，陷入一個(gè)虛無(wú)狀態(tài)。

對(duì)于任務(wù)類信息同樣可以使用 Inbox 的思路，把所有工作統(tǒng)一丟到 Inbox 里，這樣至少會(huì)清楚我的任務(wù)總量是多少，才好進(jìn)行下一步的任務(wù)分配和管理。對(duì)于工具類和知識(shí)類信息也一樣，紛亂的收藏入口會(huì)導(dǎo)致這些東西沉底，明確了一個(gè)或幾個(gè) Inbox 之后，我只需要定期對(duì)這些 Inbox 進(jìn)行篩查就可以，哪怕是倉(cāng)鼠黨收藏狂魔有海量信息文件，但因?yàn)?Inbox 是固定的，每次 Check 都會(huì)帶來(lái)一個(gè)明確的正反饋，這無(wú)疑是有助于提升自主性和自信心的。首先要?jiǎng)悠饋?lái)，再說(shuō)后面的。

面對(duì)多輸入入口的信息和文件，海量?jī)?nèi)容最終會(huì)信息過(guò)載，把人壓垮，這種崩潰同樣源于不確定性。我不知道我到底收藏了多少東西、我不清楚到底還有多少任務(wù)、我說(shuō)不準(zhǔn)某個(gè)信息文件到底在那里。未知，會(huì)帶來(lái)恐懼。如果看過(guò)我之前關(guān)于提問(wèn)的文章其實(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)是一樣，解決問(wèn)題的第一步是明確問(wèn)題是什么，像那個(gè)古老的段子，問(wèn)題的關(guān)鍵就是找到關(guān)鍵的問(wèn)題。哪怕很多，但只要有一個(gè)相對(duì)明確的入口和數(shù)量，那就能很大程度上避免信息過(guò)載和焦慮。

▍一些 Inbox 的個(gè)人實(shí)際應(yīng)用分享

對(duì)我個(gè)人而言，會(huì)使用Eagle作為主要的文件類信息 Inbox。D 盤(pán)根目錄上有一個(gè)名為「01 Eagle Data」的文件夾，儲(chǔ)存著 Eagle 的數(shù)據(jù)庫(kù)。我把 Chrome 的下載路徑、QQ 微信等 IM 軟件的下載路徑、PixPin 的截圖自動(dòng)保存、工作軟件的導(dǎo)出路徑都映射到這里，通過(guò)自動(dòng)導(dǎo)入，確保我接收和產(chǎn)出的工具類、任務(wù)類文件信息都會(huì)統(tǒng)一進(jìn)到 Eagle。

Eagle 內(nèi)通過(guò)「智能文件夾」功能也建立了內(nèi)部的 Inbox，一旦文件被導(dǎo)入，如果它滿足「沒(méi)有被分類文件夾」也「沒(méi)有被打上標(biāo)簽」，那就會(huì)被規(guī)則自動(dòng)分類到內(nèi)部的「Inbox」文件夾。一旦我對(duì)文件進(jìn)行了處理，既分配了文件夾也打了標(biāo)簽，就意味著它已經(jīng)從一個(gè)無(wú)主無(wú)組織的文件納入到了我的管理體系里，會(huì)自動(dòng)移出 Inbox。

對(duì)于知識(shí)類、觀點(diǎn)類的文件信息，我更傾向使用 Notion。在 Notion 中分別有 Quick Note 和 Web Clipper 兩個(gè)頁(yè)面作為我個(gè)人信息和外部信息的 Inbox。通過(guò) Notion 的 Button 功能和移動(dòng)端的小組件功能，可以非常迅速記錄一些瞬時(shí)的靈感，Notion 目前也有了離線模式，主打一個(gè)快和隨心所欲，等閑暇時(shí)間再統(tǒng)一整理。

對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)上的各類信息，我會(huì)用前面提到的 Save to Notion 保存到 Web Clipper。這是我唯一的外部 Inbox，收藏時(shí)會(huì)打上來(lái)源、作者、分類標(biāo)簽和自己的短評(píng)、收藏原因，Notion 也會(huì)自動(dòng)保存源鏈接方便我回溯。之后閑暇時(shí)會(huì)進(jìn)行一遍粗篩，通過(guò) Notion 強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)功能，我認(rèn)為還有復(fù)讀精讀價(jià)值的就會(huì)打上 Check，它會(huì)自動(dòng)進(jìn)入 Read Again 的頁(yè)面，留到我明確有比較充裕時(shí)間和高專注力時(shí)進(jìn)行二次閱讀；而不被打 Check 的會(huì)看一看當(dāng)時(shí)為什么收藏，判斷現(xiàn)下還有沒(méi)有收藏的價(jià)值；信息比較簡(jiǎn)單的會(huì)直接提煉添加到我相關(guān)領(lǐng)域的個(gè)人筆記里。

Read Again 的內(nèi)容則會(huì)反復(fù)精讀最后提煉出他的核心進(jìn)行內(nèi)化。如果還有引用的價(jià)值就保留到 Final Clipper，沒(méi)有就刪掉保持整個(gè) Inbox 的簡(jiǎn)潔。

對(duì)于一些生產(chǎn)工具或者流媒體平臺(tái)也可以應(yīng)用 Inbox 思路，這里就不過(guò)多贅述了。

▍統(tǒng)一命名，善用工具 沒(méi)有合理的命名，就是沒(méi)有意義的文件

姓名不僅對(duì)人來(lái)說(shuō)很重要，對(duì)于文件來(lái)說(shuō)同樣重要，它是文件最基礎(chǔ)的名片。大名鼎鼎的 Everything 相信已經(jīng)不用再多做介紹了，它可以在 Windows 平臺(tái)迅速進(jìn)行文件搜索。面對(duì)海量文件，如果記不清到底放在哪兒了，通過(guò) Everything 可以快速找到。但前提是你記得文件的名字，因?yàn)?Everything 是基于文件名進(jìn)行搜索的。

哪怕不使用 Everything，進(jìn)行合理的命名也是非常有必要的。我經(jīng)常見(jiàn)到一些人文件夾或者文件的命名是「1」、「111」、「123」之類，或者是直白的「表 (1)」、表 (2) 等等。剛開(kāi)始還知道這是啥，時(shí)間一久自己回來(lái)在不打開(kāi)文件的時(shí)候也都會(huì)問(wèn)：這都什么玩意兒？

如果已經(jīng)進(jìn)行了基礎(chǔ)的命名，那恭喜你接下來(lái)可能會(huì)遇到如下場(chǎng)景：

• 這個(gè)文件是第幾版？

• 甲方說(shuō)要重導(dǎo)一下第三版和第七版做個(gè)對(duì)比。

• 能幫我找一下 X 年 X 月 X 日的那個(gè)啥嗎？

• 這個(gè)東西當(dāng)時(shí)是誰(shuí)做的？

• 你看下這兩版，當(dāng)時(shí)做了啥調(diào)整？

由此可見(jiàn)，僅僅對(duì)文件進(jìn)行「XXX 項(xiàng)目成品導(dǎo)出」、「XXX 項(xiàng)目需求匯總」、「XXX 項(xiàng)目會(huì)議記錄」之類是不太夠的，我們需要進(jìn)行更進(jìn)一步的命名管理。

命名需要考慮的問(wèn)題

• 概括性強(qiáng)嗎？能否描述清楚這個(gè)文件的內(nèi)容？

• 可讀性高嗎？如果太長(zhǎng)會(huì)不會(huì)影響閱讀？

• 適用性廣嗎？是否會(huì)對(duì)內(nèi)外部交接產(chǎn)生影響？

• 方便快速檢索嗎？是否會(huì)影響查找效率？

• 影響軟件兼容性嗎？是否會(huì)導(dǎo)致某些軟件 BUG？

以下是一些個(gè)人對(duì)于文件命名的思考維度和習(xí)慣，僅供參考。

1. 領(lǐng)域：拿我自己來(lái)舉例，主要是做音頻工作，大領(lǐng)域比如導(dǎo)演、配音、錄音、混音、聲音設(shè)計(jì)等，就會(huì)在文件前標(biāo)注它所屬的領(lǐng)域。也可以通過(guò)父級(jí)文件夾標(biāo)注分類，避免文件命名過(guò)于冗長(zhǎng)。且因?yàn)槲页Ｄ晔褂糜⑽南到y(tǒng)以及部分專業(yè)軟件內(nèi)的兼容問(wèn)題，會(huì)使用縮寫(xiě)如 DIR（導(dǎo)演）、DUB（配音）、REC（錄音）、MIX（混音）、SD（聲音設(shè)計(jì)）來(lái)簡(jiǎn)化命名。有需要的話也會(huì)更進(jìn)一步區(qū)分游戲配音、廣播劇配音、自媒體配音、同期錄音、人聲錄音、器樂(lè)錄音、視頻混音、歌曲混音等等。后面我們會(huì)介紹杜威十進(jìn)制管理法，也可以自己進(jìn)行編號(hào)，比如針對(duì)導(dǎo)配錄混設(shè)分別編號(hào) 100-500，不同的配音可以編號(hào) 210/220/230 甚至更細(xì)分為 211/212/221/222 都是可以的。
2. 項(xiàng)目：這個(gè)比較好理解，在一個(gè)領(lǐng)域內(nèi)的具體項(xiàng)目，是這個(gè)文件的主標(biāo)題和本質(zhì)。比如是個(gè)配音的項(xiàng)目，我胡謅好了叫猿神。那命名就是 DUB_猿神，或者是 DUBG（Dubbing Game）_猿神。如果是個(gè)混音項(xiàng)目叫新年好，那命名就是 MIX_新年好，如果是一首歌就會(huì)是 MIXM（Mixing Music）_新年好，如果是一部片子就是 MIXV（Mixing Video）_新年好。
3. 版本：同樣很好理解，對(duì)于需要多次調(diào)整迭代的文件至關(guān)重要。比如配了第一版猿神，那就是 DUBG_猿神_V1，之后甲方又返了幾版，就分別是 V2、V3、V4，如果有需要也可以在后面用括號(hào)進(jìn)行標(biāo)注或者單獨(dú)分一個(gè)備注出來(lái)。比如 DUBG_猿神_V2(漏配補(bǔ))、DUBG_猿神_V3(語(yǔ)速慢)、DUBG_猿神_V4(音色亮) 等等。
4. 執(zhí)行人：這個(gè)對(duì)于團(tuán)隊(duì)合作對(duì)接比較有用，也可以理解為編輯人，個(gè)人的話可以酌情使用。比如我導(dǎo)演的一部廣播劇給編劇的反饋，命名可能是 DIRR(Director Radio Drama，其實(shí)基本不會(huì)寫(xiě))_這是一部廣播劇 (具體的項(xiàng)目名)_SP(Script，用于明確是該項(xiàng)目下屬的哪個(gè)環(huán)節(jié))_FB(Feedback，明確是劇本反饋但也可以和前面合寫(xiě)成 SPFB)_V1(明確版本如果有需要可以加備注)_LQ(即我自己 Lawrence Qin，明確是我給出的反饋)。那么去掉前面多余的描述最后的文件命名就是：廣播劇_SP_FB_V1_LQ。如果團(tuán)隊(duì)能統(tǒng)一的話其實(shí) SPFB_V1 或者 SP_FBV1 甚至 SPFBV1 都是可以的，重點(diǎn)在統(tǒng)一。也可以是標(biāo)注原作者、組織等等。
5. 標(biāo)簽：因?yàn)?Windows 其實(shí)沒(méi)有系統(tǒng)級(jí)的原生標(biāo)簽，想制作標(biāo)簽系統(tǒng)只能利用第三方軟件，但也有可能因此帶來(lái)軟件捆綁、生態(tài)綁定、隱私安全等等問(wèn)題，所以可以通過(guò)命名進(jìn)行另類標(biāo)簽。壞處是會(huì)顯得文件名冗長(zhǎng)不易閱讀且不易復(fù)用每次需要重新手打標(biāo)簽，但好處是極度穩(wěn)定且安全可控可以隨意搭配搜索軟件使用。比如我這篇文章，簡(jiǎn)稱為 2026 的話，就可以通過(guò)命名標(biāo)簽標(biāo)注：2026_文件管理/知識(shí)/信息/體系，根據(jù)需要隨意添加。
6. 備注：可以是針對(duì)文件更細(xì)節(jié)的描述或者評(píng)論等，也可以為了保持前面的統(tǒng)一和可讀性，把比如項(xiàng)目附加內(nèi)容、版本調(diào)整內(nèi)容、執(zhí)行人描述等放到這里。以我個(gè)人為例會(huì)對(duì)一些音頻文件的錄音制式、聲道、采樣率、比特率進(jìn)行標(biāo)注。和標(biāo)簽有所區(qū)別的地方在于標(biāo)簽相對(duì)宏觀主要作用是用來(lái)查找文件和了解文件大致領(lǐng)域，描述更微觀具體到單個(gè)文件的詳細(xì)情況。
7. 地點(diǎn)：顧名思義，用來(lái)標(biāo)注如拍攝地點(diǎn)、錄制地點(diǎn)等，也可以合并到標(biāo)簽。
8. 時(shí)間：顧名思義，用來(lái)標(biāo)注時(shí)間，完整的八位年月日比如 20260101，我個(gè)人一般會(huì)簡(jiǎn)寫(xiě)成 260101。如果需要更精確的話會(huì)補(bǔ)充后面六位時(shí)分秒。比如我接收到編劇的初稿，文件名為：Glass Sky_SP_V1_CJ_260101，我花了 9 天審核給了反饋，文件名就是：Glass Sky_SP_FB_V1_LQ_260110。由于系統(tǒng)識(shí)別的文件創(chuàng)建時(shí)間是基于你存儲(chǔ)到系統(tǒng)上的時(shí)間可能會(huì)導(dǎo)致不準(zhǔn)確，所以有需要的情況下在文件名中標(biāo)注時(shí)間是很有用的。

雖然這樣一通說(shuō)下來(lái)顯得很麻煩，但如果形成了自己的一套系統(tǒng)維護(hù)起來(lái)并不復(fù)雜，更何況還可以借助各類重命名批量命名工具來(lái)提升效率。根據(jù)實(shí)際情況可以酌情調(diào)整文件命名，并不會(huì)每個(gè)文件都是長(zhǎng)長(zhǎng)一串。

最后再補(bǔ)充一些命名的注意事項(xiàng)：

• NTFS 系統(tǒng)上每個(gè)文件最多 255 個(gè)字符，一個(gè)漢字會(huì)占用兩個(gè)字節(jié)，需要注意長(zhǎng)度。并且這個(gè)長(zhǎng)度是從盤(pán)符的根目錄開(kāi)始計(jì)算的，也算是僅通過(guò)命名來(lái)管理文件的一個(gè)弊端。

• 不同內(nèi)容可以根據(jù)權(quán)重調(diào)整順序，可以是領(lǐng)域_項(xiàng)目_版本_執(zhí)行人_備注_時(shí)間，也可以是領(lǐng)域_版本_項(xiàng)目_備注_執(zhí)行人_時(shí)間。但要統(tǒng)一便于文件排序管理。

• 如有必要可以團(tuán)隊(duì)內(nèi)部對(duì)字母和符號(hào)進(jìn)行含義映射，通過(guò)簡(jiǎn)單字符傳遞復(fù)雜信息。比如我個(gè)人的習(xí)慣會(huì)用的一些縮寫(xiě)：OAF，即 Original Audio Files，用于標(biāo)注從各方交接過(guò)來(lái)的原始音頻文件；DEAF，即 Director Edited Audio Files，用于標(biāo)注我做導(dǎo)演時(shí)交付給后期的剪輯音頻素材等等。

• 考慮兼容性盡量避免使用：! @ # ￥ % & < > ? , { } ‘ 「`以及空格等字符。

• 考慮某些軟件問(wèn)題如無(wú)必要盡量避免使用中文。

雖然上面我個(gè)人關(guān)于文件命名的習(xí)慣看起來(lái)比較復(fù)雜，當(dāng)然實(shí)際操作起來(lái)也比較復(fù)雜。但通過(guò)合理使用工具可以大幅度提高命名效率，這里挑一些我個(gè)人常用的工具進(jìn)行介紹。

首先是我的本職工作，會(huì)和大量的音頻文件打交道，涉及到大量音頻文件的繁多參數(shù)。但這些參數(shù)在相應(yīng)的專業(yè)軟件內(nèi)都可以方便的進(jìn)行讀取和修改，我主要會(huì)通過(guò)Basehead來(lái)管理音頻文件，里面可以對(duì)幾十項(xiàng)參數(shù)進(jìn)行排序、篩選、批量操作，并不一定要寫(xiě)在文件名里。

相應(yīng)的主打圖像視頻管理起家的 Eagle 也非常適合用來(lái)管理圖像類素材，我的電子書(shū)則會(huì)通過(guò) Calibre 來(lái)管理。不同領(lǐng)域都會(huì)有相應(yīng)的管理工具，有機(jī)會(huì)當(dāng)然要多多嘗試。

除了在專業(yè)軟件內(nèi)部管理數(shù)據(jù)減少過(guò)多的命名操作，也可以用重命名工具提高必要命名的效率。個(gè)人常用的是 ReNamer，可以批量添加文件的元數(shù)據(jù)或自定義內(nèi)容到文件名的任何位置；批量刪除、移出、替換任何內(nèi)容；也可以調(diào)整擴(kuò)展名、大小寫(xiě)、序列化或隨機(jī)化文件；對(duì)文件名進(jìn)行重排、填充、清理；轉(zhuǎn)換音譯和日期格式；有能力的話還可以使用正則表達(dá)式。

當(dāng)然大部分的重命名軟件都可以做到這一點(diǎn)，市面上也有很多選擇，只是我選擇了這一款，大家可以自行選擇。根據(jù)自己的習(xí)慣設(shè)置一些預(yù)設(shè)可以快速對(duì)文件進(jìn)行批量重命名并納入自己的管理體系，大幅度提升效率。

▍大道至簡(jiǎn)，文件夾永不過(guò)時(shí)

隨著各類新興工具的出現(xiàn)，最傳統(tǒng)的文件夾管理好像成了過(guò)去式。好像不用點(diǎn)兒新奇東西就不能做效率博主一樣。當(dāng)然，做博主是一回事兒，但長(zhǎng)期實(shí)際的工作是另一回事兒。

使用效率工具固然是好的，但是在中國(guó)的大環(huán)境下其實(shí)更多是自上而下的變化。你自己研究出或者使用一個(gè)效率化的模板或者工具，但如果你的合作者你的團(tuán)隊(duì)用不起來(lái)轉(zhuǎn)不動(dòng)，那反而可能會(huì)導(dǎo)致效率的下降和產(chǎn)能的降低。效率化自己，不要盲目效率化他人和團(tuán)隊(duì)。

相對(duì)于各類效率化工具，文件夾管理系統(tǒng)至今還是最具有普適性、門(mén)檻最低、操作最便利的方案。

杜威十進(jìn)制圖書(shū)管理法

前文已經(jīng)兩次提到了這個(gè)方法，也是我自己切實(shí)實(shí)踐下來(lái)比較易行且有效的方法，下面摘抄一下維基百科的內(nèi)容。

杜威十進(jìn)制圖書(shū)分類法依據(jù)學(xué)科或?qū)W問(wèn)領(lǐng)域來(lái)組織圖書(shū)館的館藏。主要的領(lǐng)域包含哲學(xué)、社會(huì)科學(xué)、自然科學(xué)、科技與歷史。這些領(lǐng)域組成該分類中的十大分類，每個(gè)分類下設(shè) 10 個(gè)次分類。杜威分類的最大特色為采用阿拉伯?dāng)?shù)字，由 3 個(gè)整數(shù)組成，分別代表主分類、次分類及含小數(shù)點(diǎn)的細(xì)項(xiàng)分類。該分類結(jié)構(gòu)屬分層結(jié)構(gòu)，每層數(shù)字都遵循相同的層級(jí)。如果圖書(shū)館不需要非常詳細(xì)完整的分類層級(jí)，則可以縮減最小單位層級(jí)的數(shù)字來(lái)取得更通用的分類。舉例來(lái)說(shuō)：

• 500 自然科學(xué)與數(shù)學(xué)（總論）

• • 516 幾何

  • 516.37 度量微分幾何

  • 516.375 芬斯勒幾何

  • 516.3 分析幾何

  • 510 數(shù)學(xué)

這套方法已經(jīng)在浩如煙海的圖書(shū)管理中得到了有效驗(yàn)證，對(duì)于個(gè)人文件的管理也同樣適用。

用我個(gè)人的習(xí)慣來(lái)假設(shè)下，一個(gè)人的文件主要分為生活、工作兩大領(lǐng)域，我們現(xiàn)在在一個(gè)空的磁盤(pán)內(nèi)建立「01 生活」「02 工作」兩個(gè)文件夾。至于為什么是 0102 而不是 12，是因?yàn)樵跀?shù)字排序中，優(yōu)先對(duì)首位進(jìn)行排序。

• 我們現(xiàn)在有 1-99 共計(jì) 99 個(gè)文件夾，排序則會(huì)是：1、11、12、13、14、15、16、17、18、19、2、20、21……

• 如果是 01-99 共計(jì) 99 個(gè)文件夾，排序則會(huì)是：01、02、03、04、05、06、07、08、09、10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、20、21……

當(dāng)然，如果你的文件或者文件夾確實(shí)多達(dá)到了三位數(shù)，那想要序列化排序就需要從 001 開(kāi)始。所以一般建議每個(gè)文件夾內(nèi)的文件盡量不超過(guò) 99 個(gè)。

對(duì)于剛才已經(jīng)建立的「02 工作」文件夾內(nèi)，我們可以新建「01 導(dǎo)演」、「02 配音」、「03 錄音」、「04 混音」、「05 聲音設(shè)計(jì)」等幾個(gè)文件夾。

對(duì)于「02 配音」文件夾我們可以建立「游戲配音」、「廣播劇配音」、「有聲書(shū)配音」、「自媒體配音」等幾個(gè)不同的文件夾。但為了避免文件夾層級(jí)過(guò)多導(dǎo)致找文件時(shí)不停的進(jìn)文件夾進(jìn)文件夾再進(jìn)文件夾，也可以按照我前面說(shuō)的命名直接在「02 配音」的文件夾里使用前綴 DUBG、DUBR、DUBE、DUBS，文件會(huì)自動(dòng)在文件夾內(nèi)排序。

到這里相信都能理解這個(gè)方法的使用邏輯了，通過(guò)編號(hào)的方式建立一套成體系的文件夾，有新的文件丟到對(duì)應(yīng)的文件夾就好了。當(dāng)處于實(shí)際使用的考慮，進(jìn)行不要出現(xiàn)子子孫孫無(wú)窮盡也，建議文件夾層級(jí)不要超過(guò)六個(gè)。

拿我自己的「Library」盤(pán)舉例，根目錄下分別是 01 Audio Library、02 Video Library、03 Document Library、04 Other Library、05 Tutorials、06 Misc、07 Backup 七個(gè)文件夾，在下面用子文件夾進(jìn)行細(xì)分。

PARA System

PARA 系統(tǒng)是由著名的生產(chǎn)力專家 Tiago Forte 提出的被廣泛實(shí)踐過(guò)可行的方案，同時(shí)他的課程「Building A Second Brain」也是非常著名的生產(chǎn)力課程，有興趣的可以去看一看。雖然我個(gè)人最終沒(méi)有采用 PARA 系統(tǒng)，但實(shí)踐過(guò)一段時(shí)間，在這里分享一下。

PARA 分別是四個(gè)字母的縮寫(xiě)，即 Project（項(xiàng)目）、Area（領(lǐng)域）、Resource（資源）、Archive（歸檔）。

• Project：是有明確的目標(biāo)和 Deadline 的事件，比如我現(xiàn)在要寫(xiě)一篇文件管理相關(guān)的文章，或者我要做一期視頻等等，是一個(gè)明確要被執(zhí)行且能明確判定是否完成的可量化事件。
• Area：是需要長(zhǎng)期關(guān)注、學(xué)習(xí)、維護(hù)的領(lǐng)域，或者說(shuō)是宏觀的目標(biāo)，比如文件管理這個(gè)大類是 Area，基于此去學(xué)習(xí)一門(mén)文件管理相關(guān)的課程就是 Project。
• Resource：是外部或內(nèi)部產(chǎn)生的知識(shí)點(diǎn)，和前文我說(shuō)到的內(nèi)容產(chǎn)出的軍火庫(kù)類似。也是 Area 和 Project 的知識(shí)儲(chǔ)備和支撐，需要的時(shí)候進(jìn)行調(diào)用。比如同樣是文件管理，相關(guān)的論文或者博主的視頻，就會(huì)被歸到 Resource。
• Archive：是已經(jīng)完成不需要再進(jìn)行關(guān)注但還不能刪除的內(nèi)容，針對(duì)這些內(nèi)容做歸檔封存。比如我已經(jīng)完成了文件管理相關(guān)的學(xué)習(xí)，也形成了自己的固有體系，不再需要長(zhǎng)期學(xué)習(xí)關(guān)注，內(nèi)化成了使用習(xí)慣，那就可以把相關(guān)文件進(jìn)行整合，不需要的清理掉，以后可能會(huì)復(fù)用的進(jìn)行歸檔。

PARA 同樣可以通過(guò) Notion 來(lái)實(shí)現(xiàn)，當(dāng)然任何一個(gè)工具都可以。你一樣可以通過(guò)先在根目錄下建立 Project、Area、Resource、Archive 四個(gè)文件夾，在 Project 里是目前正在推進(jìn)的項(xiàng)目，分別有 2512_做一期自媒體視頻、2601_學(xué)做咸蛋黃雞翅、2602_講一節(jié)公開(kāi)課等等，通過(guò)前綴明確項(xiàng)目時(shí)間也方便進(jìn)行排序。至于如確定視頻選題、錄制視頻、剪輯視頻、發(fā)布視頻、搜集整理咸蛋黃雞翅教程、購(gòu)買(mǎi)食材、嘗試制作、總結(jié)制作方法、確定公開(kāi)課選題、確定公開(kāi)課檔期等我更傾向把他們劃分為 Project 下面的 Task 或者 SubProject。

Area 里是區(qū)別于 Project 沒(méi)有明確完成標(biāo)志和完成時(shí)間的內(nèi)容，比如學(xué)做咸蛋黃雞翅是一個(gè) Project，但學(xué)習(xí)廚藝顯然就是 Area 了。通過(guò)一個(gè)個(gè) Project 可以推進(jìn) Area，因?yàn)?Area 是長(zhǎng)期學(xué)習(xí)、關(guān)注、推進(jìn)的領(lǐng)域所以會(huì)不停產(chǎn)生新的 Project。

Resource 里是收藏的各種筆記、文章、視頻或者自己的隨筆等，用來(lái)支撐 Project 和 Area 的推進(jìn)。比如整理文件時(shí)想到的一些 Idea，就是 Project 寫(xiě)一篇關(guān)于文件管理的文章和 Area 學(xué)習(xí)文件管理的素材。

Archive 里是已經(jīng)完成的某個(gè)項(xiàng)目，目前已經(jīng)不需要再跟進(jìn)了但未來(lái)可能會(huì)需要 Recall 或者拿出來(lái)做案例等等，在剔除掉重復(fù)無(wú)用信息后可以在 Archive 里分類封存，以備后用。

▍消化復(fù)用文件，輸出倒逼輸入 儲(chǔ)存管理不是目的，不儲(chǔ)存不管理才是

說(shuō)了這么久的文件管理，儲(chǔ)存文件不是目的，管理文件也不是最終目的，只是手段。終極的目的還是在合適的時(shí)空?qǐng)鼍皽?zhǔn)確快速找到合適的文件。文件是拿來(lái)用的，不是存起來(lái)供起來(lái)展示的。

隨著不停的復(fù)用，有些文件會(huì)被我們消化合并掉。我們不會(huì)認(rèn)真記筆記寫(xiě)床前明月光，也不會(huì)認(rèn)真建一個(gè)文檔叫 26 英文字母表，因?yàn)檫@些文件（信息）隨著一次次復(fù)用和輸出被刻進(jìn)了底層記憶里，成為了自己的一部分。

從配音表演的角度來(lái)說(shuō)比如苦練基本功，等基本功內(nèi)化之后就是看山還是山看水還是水的境界，掏出來(lái)就是用，不需要再去做管理弄體系用的時(shí)候再去查。真正的高手，狹路相逢勇者勝，絕對(duì)快相對(duì)準(zhǔn)，抬手就是打。

想要形成這種本能，就是反復(fù)念叨的，復(fù)用復(fù)用再?gòu)?fù)用。在一次次輸出中、寫(xiě)下的一篇篇文章說(shuō)出的一句句話做出的一個(gè)個(gè)視頻里反反復(fù)復(fù)用，不同場(chǎng)景用，慢慢你就會(huì)發(fā)現(xiàn)這些東西不需要儲(chǔ)存不需要記憶，張口即來(lái)。

不同行業(yè)的朋友一定有一些底層的數(shù)據(jù)、定理、公式等等，都是這樣。

輸出是核心，探索輸出的方式

上面主要論述的是復(fù)用消化，最后一個(gè)環(huán)節(jié)是輸出。

有個(gè)很有趣的事情是哪怕使用相同的素材、工具、文件、信息，兩個(gè)不同的人也可能產(chǎn)出不同的東西。這說(shuō)明在文件管理背后，還有個(gè)很值得討論的話題：文件使用。同一個(gè)信息文件可以應(yīng)用在兩個(gè)不同的場(chǎng)景里，面對(duì)同一個(gè)需求也可以使用不同的文件。

食材相同，但未必做出一樣的菜。

這對(duì)于任何領(lǐng)域都是個(gè)龐雜繁復(fù)的話題：如何組織使用文件（信息），這里姑且先提出來(lái)，以后有機(jī)會(huì)再另寫(xiě)文章討論。

想要掌握輸出的方法，除了少數(shù)天才的直覺(jué)和靈光一現(xiàn)，多數(shù)普通人只能靠提高輸出、創(chuàng)作、表達(dá)的頻率，繼續(xù)倒推就需要有充足的「軍火」供給，并且一個(gè)雜亂的「軍火庫(kù)」是不夠的，倒逼你整理消化自己的「軍火庫(kù)」，繼而為了擴(kuò)充「軍火庫(kù)」需要擴(kuò)大輸入。

所謂輸出倒逼輸入。說(shuō)得直白點(diǎn)兒就是多讀書(shū)多看報(bào)，肚子里有貨才能出去跟人聊天。

▍文件歸檔，合理備份及時(shí)歸檔，珍惜精力

前面的 PARA 系統(tǒng)有說(shuō)過(guò) Archive，就是歸檔。已經(jīng)完成的項(xiàng)目、不再需要的文件，都需要及時(shí)歸檔。不僅僅是騰出來(lái)它占據(jù)的那點(diǎn)兒儲(chǔ)存，更重要的是從精力上解放使用者，不再把精力放在上面被消耗。

列出當(dāng)日的任務(wù)表，完成一項(xiàng)劃掉一項(xiàng)，每次劃掉都會(huì)帶來(lái)一次正反饋，會(huì)給人一種解放了的舒爽感。就是通過(guò)這個(gè)動(dòng)作一種明確的標(biāo)志儀式感似的告訴使用者，這部分精力可以釋放掉了，不用再操心了。

明確的歸檔清理掉過(guò)時(shí)的文件，把寶貴的精力收回來(lái)投入到更重要的事情上。不僅是對(duì)于文件管理，對(duì)于任務(wù)管理來(lái)說(shuō)也是一樣。畢竟本質(zhì)上都是信息，但受限于篇幅暫時(shí)還是以文件管理為主，有機(jī)會(huì)單開(kāi)一篇講任務(wù)管理。

對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)歸檔不用做得特別復(fù)雜，按照自己正常使用的管理體系分門(mén)別類把文件打包就行。

比如一個(gè)導(dǎo)演的項(xiàng)目完結(jié)了，我會(huì)把整個(gè)項(xiàng)目打包壓縮到一個(gè) DIRF_項(xiàng)目名_執(zhí)行人_日期的文件夾，進(jìn)行備份。當(dāng)然如果你的硬盤(pán)空間比較富裕也可以不打包壓縮，直接鏡像備份過(guò)去。接下來(lái)再詳談備份相關(guān)的內(nèi)容。

合理冗余備份，關(guān)鍵時(shí)刻能救命

接著歸檔的話題來(lái)說(shuō)。如果沒(méi)有保密的需求可以直接歸檔或者壓縮歸檔源文件，如果文件有一定保密性則需要自行添加解壓密碼或者使用一些加密軟件如 Cryptomator 或 Encrypto。

當(dāng)你歸檔了一份或多份文件，就需要把它存放在某個(gè)地方，以備后續(xù)使用。這個(gè)過(guò)程就是備份了。這里介紹一下比較通行的 321 備份原則。

• 3 份副本：除了原始數(shù)據(jù)外，應(yīng)當(dāng)至少保證還有另外兩份數(shù)據(jù)的副本。就算單份數(shù)據(jù)損壞的概率高到了百分之一，三份同時(shí)丟失的概率也將下降到百萬(wàn)分之一，當(dāng)然前提是這三份數(shù)據(jù)沒(méi)有放在同一個(gè)地方。
• 2 種存儲(chǔ)介質(zhì)：除了內(nèi)部存儲(chǔ)（例如電腦自帶的硬盤(pán)），還應(yīng)當(dāng)至少將一份數(shù)據(jù)存放于外部的存儲(chǔ)介質(zhì)中，例如 U 盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等
• 1 份異地存儲(chǔ)：至少將一份副本存放于有一定物理距離的異地，以防止因洪水、火災(zāi)、地震等原因造成的數(shù)據(jù)團(tuán)滅

作為個(gè)人用戶當(dāng)然沒(méi)必要嚴(yán)格遵循 321 原則。首先對(duì)文件進(jìn)行篩選，一些易得性高的文件沒(méi)必要備份比如一些公開(kāi)的文檔、軟件的安裝包等等。剩下有備份需求的文件又分為兩類，一類是像我工作時(shí)刻更新的工程文件等，會(huì)啟用軟件內(nèi)部的自動(dòng)保存，每分鐘自動(dòng)保存一次。二類是各個(gè)軟件的配置文件、自設(shè)快捷鍵、數(shù)據(jù)庫(kù)等周期性更新的文件，通過(guò) Notion 建立半個(gè)月一次的提醒進(jìn)行手動(dòng)備份。

我個(gè)人的習(xí)慣會(huì)通過(guò) Ashampoo Backup Pro 每分鐘自動(dòng)加密壓縮備份一類文件到 OneDrive 和 NAS，確保我正在工作，突然因不可抗力導(dǎo)致設(shè)備損壞，我也能通過(guò)網(wǎng)盤(pán)和 NAS 找回文件。每半個(gè)月收到 Backup All 的任務(wù)提醒會(huì)根據(jù) List 把需要備份的數(shù)據(jù)文件導(dǎo)出到一個(gè)專門(mén)的備份文件夾，軟件也會(huì)時(shí)刻監(jiān)視這個(gè)文件夾，有更新會(huì)自動(dòng)備份，我只需要定期更新導(dǎo)出新文件到這里。

除此之外每次任務(wù)提醒還會(huì)拿一塊移動(dòng)硬盤(pán)接入電腦，軟件也會(huì)自動(dòng)把上述需備份文件備份到這個(gè)移動(dòng)硬盤(pán)中進(jìn)行冷備份。

對(duì)于個(gè)人用戶來(lái)說(shuō)這個(gè)備份方案目前我用下來(lái)是沒(méi)什么大問(wèn)題的，幾年間也沒(méi)有出現(xiàn)丟數(shù)據(jù)的情況。每個(gè)人情況不同，可以酌情調(diào)整備份方案。

合理增加冗余備份，某些時(shí)刻真的會(huì)救命。任何一個(gè)創(chuàng)作者尤其是影視行業(yè)的人都一定明白這個(gè)道理。

▍小結(jié)

終于寫(xiě)到了 Outro，相比往年的年終總結(jié)要長(zhǎng)了不少。但「字兒越少事兒越大」，其實(shí)還是很多內(nèi)容沒(méi)有聊到。如果這篇文章的標(biāo)題框定到音頻文件管理甚至是音效文件管理那會(huì)好寫(xiě)很多也會(huì)深入很多。

不過(guò)也算是拋磚引玉聊了聊我對(duì)于「文件管理」的簡(jiǎn)單思考，受限于篇幅很多地方聊得不夠深入，還需要自己多實(shí)踐嘗試，探索適合自己的方式。學(xué)我者生，似我者死。本文聊到的大部分內(nèi)容都是在我看來(lái)具有一定普適性，可實(shí)踐性比較高的方式。每種方式背后都有相應(yīng)的思考，聊文件管理不如說(shuō)是聊從什么觀點(diǎn)來(lái)看待文件和信息。

前面提到的任務(wù)類文件和信息其實(shí)沒(méi)怎么聊到，姑且放到以后吧。如果有精力會(huì)再寫(xiě)一些細(xì)分領(lǐng)域比較深入的管理思路和方案。

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作者：秦玉初

責(zé)編：克萊德