智能差旅管理升級(jí)之路：從痛點(diǎn)到降本增效的實(shí)踐分享

案例中的A公司，已在香港交易所主板掛牌上市，年度差旅量接近1個(gè)億。他們通過上線企業(yè)差旅管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了差旅成本的大幅節(jié)約和管理效率的顯著提升。今天我們就來拆解他們的升級(jí)之路。

一、差旅管理的“老大難”：那些繞不開的痛點(diǎn)

在上線系統(tǒng)前，A公司和很多快速發(fā)展的企業(yè)一樣，被差旅管理的諸多問題困擾。首先是市場(chǎng)環(huán)境帶來的先天不足，商旅市場(chǎng)資源信息不對(duì)稱，不同TMC（差旅管理公司）的服務(wù)水平、系統(tǒng)能力差距很大，選擇和管理都很費(fèi)勁。

隨著業(yè)務(wù)擴(kuò)張，A公司的差旅規(guī)模越來越大，年均差旅總量接近億元級(jí)別，但費(fèi)用管控卻跟不上。當(dāng)時(shí)他們依賴費(fèi)控平臺(tái)單點(diǎn)跳轉(zhuǎn)模式，信息獲取效率特別低，費(fèi)控平臺(tái)和TMC之間完全斷層，沒法做到過程管控，公司制定的差旅政策根本落不了地。

采購和資源利用上的問題更突出：機(jī)票、酒店都是分散采購，成本沒法把控；服務(wù)商給的產(chǎn)品價(jià)格到底透不透明、合不合規(guī)，根本沒法辨別；集團(tuán)談好的協(xié)議資源使用率很低，集中采購的價(jià)格談判力度自然也弱。

最讓財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)頭疼的是數(shù)據(jù)管理。差旅結(jié)算全靠供應(yīng)商的單一賬單，還要手工匹配數(shù)據(jù)對(duì)賬，不僅工作量大，還藏著賬務(wù)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。而且數(shù)據(jù)特別分散，只能事后分析，數(shù)據(jù)量又大，分析效率低下，財(cái)務(wù)線下報(bào)銷審核的壓力特別大。

對(duì)員工來說，體驗(yàn)感也很差：出差申請(qǐng)、預(yù)訂、退改、報(bào)銷整個(gè)流程太繁瑣，單點(diǎn)跳轉(zhuǎn)對(duì)接還不穩(wěn)定，想對(duì)比不同資源的價(jià)格都做不到。當(dāng)時(shí)A公司已經(jīng)有攜程、美亞、優(yōu)行、滴滴、高德等多家服務(wù)商，但員工得通過每刻系統(tǒng)單獨(dú)跳轉(zhuǎn)到各個(gè)服務(wù)商頁面，操作體驗(yàn)特別糟糕。

二、明確方向：差旅管理的核心訴求與目標(biāo)

面對(duì)這些問題，A公司明確了自己的核心訴求：一是解決多服務(wù)商集成問題，改變現(xiàn)在分散跳轉(zhuǎn)的模式；二是理順數(shù)據(jù)，解決格式不一、對(duì)賬繁瑣、無法有效應(yīng)用的問題；三是實(shí)現(xiàn)在線對(duì)賬，減輕財(cái)務(wù)壓力，簡(jiǎn)化員工報(bào)銷流程。

基于這些訴求，A公司設(shè)定了三大核心目標(biāo)：降本、增效、數(shù)字化運(yùn)營。

在降本方面，他們計(jì)劃建立集采供應(yīng)鏈，深度整合差旅資源，建立專屬資源庫；搭建比價(jià)平臺(tái)，監(jiān)控報(bào)價(jià)和費(fèi)用透明度，形成生態(tài)競(jìng)爭(zhēng)；還要通過監(jiān)控供應(yīng)商履約能力，為優(yōu)化資源庫和議價(jià)提供數(shù)據(jù)支持。

增效則聚焦在兩個(gè)層面：一是提升服務(wù)體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)差旅全場(chǎng)景一站式服務(wù)，還有專屬資源推薦；二是提升管理效能，通過全流程監(jiān)控發(fā)現(xiàn)政策執(zhí)行問題和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，實(shí)時(shí)監(jiān)控服務(wù)商水平，把線上預(yù)訂率提高到95%，防范違規(guī)行為。

數(shù)字化運(yùn)營是長(zhǎng)遠(yuǎn)保障，要實(shí)現(xiàn)差旅全數(shù)據(jù)管理，自動(dòng)對(duì)賬、行程數(shù)據(jù)閉環(huán)；搭建BI數(shù)據(jù)分析平臺(tái)，建立管理數(shù)據(jù)模型，既能支持廉政合規(guī)建設(shè)，也能為員工出差安全管理提供數(shù)據(jù)支撐；同時(shí)優(yōu)化報(bào)銷流程，降低財(cái)務(wù)審核的風(fēng)險(xiǎn)和成本。

三、精打細(xì)算：投入產(chǎn)出的科學(xué)預(yù)測(cè)

在啟動(dòng)項(xiàng)目前，A公司做了詳細(xì)的產(chǎn)投比預(yù)測(cè)，測(cè)算邏輯很扎實(shí)——以過去三年機(jī)票、酒店的消費(fèi)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，預(yù)測(cè)未來三年的情況，進(jìn)而測(cè)算平臺(tái)上線后的投入產(chǎn)出。

他們給出了明確的資源成本節(jié)約公式：資源成本節(jié)約=平臺(tái)差旅量×費(fèi)用占比×協(xié)議占比×協(xié)議折扣率。通過建立集采供應(yīng)鏈和比價(jià)平臺(tái)，預(yù)計(jì)機(jī)票采購每年能節(jié)省13%，酒店采購每年節(jié)省10%，未來三年總節(jié)約能達(dá)到3300萬元。

除了直接的資源成本節(jié)約，全流程管控還能帶來額外收益。通過監(jiān)控比價(jià)、退改簽行為、提前預(yù)訂天數(shù)、最低價(jià)管控、未使用機(jī)票等環(huán)節(jié)，依據(jù)行業(yè)數(shù)據(jù)測(cè)算，每年還能再節(jié)省5%-10%的費(fèi)用。

間接成本的節(jié)約也很可觀。全場(chǎng)景一站式服務(wù)能大幅提升員工預(yù)訂效率，參考行業(yè)經(jīng)驗(yàn)和同類公司數(shù)據(jù)，預(yù)訂效率能提升10%-15%，這意味著員工能把更多時(shí)間花在核心業(yè)務(wù)上。

而項(xiàng)目投入主要包括兩部分：機(jī)票、酒店預(yù)訂的服務(wù)費(fèi)用，以及差旅平臺(tái)的建設(shè)和維護(hù)費(fèi)用，這些都是參考供應(yīng)商第二輪報(bào)價(jià)測(cè)算的。從投入產(chǎn)出趨勢(shì)來看，長(zhǎng)期收益十分可觀。

四、落地執(zhí)行：技術(shù)方案與全流程設(shè)計(jì)

明確了目標(biāo)和預(yù)期，接下來就是具體的落地實(shí)施。A公司的技術(shù)實(shí)施方案很務(wù)實(shí)，主要有三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：

第一，選用SaaS云平臺(tái)的差旅管理系統(tǒng)，這樣能實(shí)現(xiàn)快速上線，縮短項(xiàng)目周期，盡早看到效果。

第二，深度集成多家服務(wù)商。機(jī)票、酒店、火車通過API方式對(duì)接，用車則用H5方案對(duì)接滴滴和高德，后續(xù)還會(huì)做訂單歸集，徹底解決之前分散跳轉(zhuǎn)的問題，實(shí)現(xiàn)差旅資源的集中整合應(yīng)用。

第三，打通內(nèi)部系統(tǒng)數(shù)據(jù)。完成與內(nèi)部OA、每刻報(bào)銷系統(tǒng)、SAP等系統(tǒng)的對(duì)接，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)閉環(huán)，讓信息在各個(gè)系統(tǒng)間順暢流轉(zhuǎn)。

這套方案支撐起了完整的差旅全流程：?jiǎn)T工發(fā)起差旅需求后，能在系統(tǒng)里查詢到航司直聯(lián)、酒店直聯(lián)、TMC、OTA等各類資源；預(yù)訂后進(jìn)入審批環(huán)節(jié)，符合政策就直接通過，不符合則觸發(fā)二次審批；預(yù)訂成功后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)歸集企業(yè)差旅管理系統(tǒng)賬單和供應(yīng)商賬單，對(duì)于存疑賬單進(jìn)行核查；最后對(duì)接SAP驗(yàn)收入賬，并自動(dòng)創(chuàng)建OA付款單，整個(gè)流程閉環(huán)且高效。

五、成果顯現(xiàn)：管理與經(jīng)濟(jì)的雙重收益

項(xiàng)目實(shí)施后，效果立竿見影，A公司的差旅管理部門收獲了管理和經(jīng)濟(jì)的雙重收益。

先看管理收益。在供應(yīng)鏈管理上，建立了差旅集采供應(yīng)鏈，整合資源后能拿到更大優(yōu)惠，同時(shí)加強(qiáng)了對(duì)資源方的監(jiān)管，確保采購合規(guī)。差旅全流程管理也得到優(yōu)化，申請(qǐng)、審批、支付、報(bào)銷各個(gè)環(huán)節(jié)更順暢，員工體驗(yàn)提升了，出差行為的合理性、費(fèi)用透明度和采購合規(guī)性也都顯著提高。

信息系統(tǒng)層面，差旅管理政策全面集成到系統(tǒng)中，與財(cái)務(wù)、DDP、OA實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，打破了信息孤島。數(shù)據(jù)管理上，通過詳盡的數(shù)據(jù)和優(yōu)質(zhì)報(bào)告，實(shí)現(xiàn)了更精準(zhǔn)的控制和管理，結(jié)算效率提高了，合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)也有效規(guī)避了。

更值得關(guān)注的是經(jīng)濟(jì)收益。2023年一年，A公司的差旅費(fèi)用整體節(jié)省就達(dá)到了1043萬元。其中，機(jī)票通過航司大客折扣談判，節(jié)省率14.9%，全年節(jié)省474萬元；酒店通過固定協(xié)議折扣談判，節(jié)省率16.8%，全年節(jié)省392萬元；用車通過制定平臺(tái)運(yùn)營策略、爭(zhēng)取優(yōu)惠政策，節(jié)省占比8%，全年節(jié)省152萬元；其他方面通過調(diào)整供應(yīng)商服務(wù)策略、服務(wù)費(fèi)談判等，節(jié)省占比48%，全年節(jié)省25.7萬元。

能取得這樣的成果，關(guān)鍵在于建立了供應(yīng)商生態(tài)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，能根據(jù)優(yōu)質(zhì)資源進(jìn)行調(diào)撥，還能及時(shí)補(bǔ)充新服務(wù)商；同時(shí)強(qiáng)化了協(xié)議資源管理，并且積極開展海外差旅資源談判，豐富資源的同時(shí)進(jìn)一步降低了成本。

結(jié)尾

A公司的案例充分說明，差旅管理從來不是“小事”，而是能通過數(shù)字化升級(jí)實(shí)現(xiàn)降本增效的重要環(huán)節(jié)。從解決分散采購、數(shù)據(jù)斷層、流程繁瑣的痛點(diǎn)，到明確降本增效的目標(biāo)，再到科學(xué)測(cè)算投入產(chǎn)出、務(wù)實(shí)落地技術(shù)方案，每一步都踩準(zhǔn)了企業(yè)差旅管理的核心需求。

對(duì)于同樣面臨差旅管理難題的企業(yè)來說，這個(gè)案例提供了很好的借鑒：找準(zhǔn)痛點(diǎn)、明確目標(biāo)、科學(xué)規(guī)劃、技術(shù)賦能，就能讓差旅管理從“成本中心”變成“價(jià)值創(chuàng)造點(diǎn)”。

今天的分享就到這里，希望能給大家?guī)韱l(fā)。感謝收聽，我們下期再見。

關(guān)注“差旅博琳”公眾號(hào)，有需求可以開啟合作！