談起辦會，有人覺得挺簡單，不過爾爾；有人覺得不好整，坑坑洼洼挺多，一不留神就出紕漏。其實(shí)，老秘覺得，辦會除了按流程按規(guī)矩走外，如果在這幾個(gè)地方特別留心一下，就能辦得更圓滿、更成功。

一、溝通是前提

在機(jī)關(guān)工作，溝通很重要。溝通好了，工作可能就很順暢，反之，則處處被動(dòng)、事事受阻。對于辦會這項(xiàng)涉及眾多人和事的工作來講，更是如此。如果是涉及上級的會議，你要與上級業(yè)務(wù)部門溝通；如果是本級組織的會議，你要與領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門、基層單位溝通，哪個(gè)環(huán)節(jié)出問題都會造成不好的影響。具體講，有三個(gè)方面需要把握好：

一是對上溝通要及時(shí)。如果是同步參加上級組織的電視電話會議，接到通知后，要及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，這個(gè)會議上級有哪些領(lǐng)導(dǎo)參加、時(shí)長多少、有哪些需要注意的地方。了解這些，方便向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，這是機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)有的素養(yǎng)。曾經(jīng)有個(gè)地方參加上級電視電話會議，由于溝通不及時(shí)，原定的時(shí)間到了，會議卻遲遲不開始，與會人員在會場多等了半個(gè)小時(shí)，后來打電話了解，原來上級這個(gè)會臨時(shí)加了個(gè)議程，不需要下級單位參加，業(yè)務(wù)部門嫌麻煩也沒通知，但是對于下級承辦會議的人來說，這就是由于溝通不夠而發(fā)生的情況。

如果是本級承辦的會議，承辦人員要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請示會議議程、參會人員等事項(xiàng)，特別是相關(guān)與會領(lǐng)導(dǎo)要匯報(bào)好。有個(gè)單位一次組織會議，在請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)是否參加時(shí)，碰巧一個(gè)副局長出差了，而且回來時(shí)間與開會時(shí)間有點(diǎn)吻合，就是說參加也能趕上，這就需要及時(shí)向其溝通。然而，承辦科室想當(dāng)然覺得領(lǐng)導(dǎo)不在就沒安排座位，導(dǎo)致那個(gè)領(lǐng)導(dǎo)到會場時(shí)很尷尬。

需要注意的是，對于涉及主要領(lǐng)導(dǎo)的會議，不能滿足一次匯報(bào)就完事，要及時(shí)提醒。比如，兩天后的會議你當(dāng)時(shí)說了，到當(dāng)天最好還是給秘書提個(gè)醒，或者找機(jī)會給領(lǐng)導(dǎo)提示下，其他與會領(lǐng)導(dǎo)，如果方便，發(fā)個(gè)信息提醒下，會顯得更周到。

二是同級溝通要經(jīng)常。在機(jī)關(guān)辦會，也不能光悶頭干，停留于腦子里打轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)。比如，會議室有時(shí)會遇上幾個(gè)部門都要用，這就需要協(xié)調(diào)時(shí)間和地方，如果辦會時(shí)不與相關(guān)主管部門溝通好，可能就會遇到突發(fā)情況。而且，現(xiàn)在臨時(shí)性工作比較多，有的會上午還沒定下來，下午可能就要開，這樣原定的會議場所可能會臨時(shí)被占用，所以保持經(jīng)常溝通是必要的。具體操作時(shí)，可以提前幾天預(yù)訂好，然后會前一天確認(rèn)一下，會議當(dāng)天再檢查一遍，這樣才能萬無一失。

三是對下溝通要周全。這方面，有的辦會人員容易忽視，感覺領(lǐng)導(dǎo)很重要，把精力都放這上面了，不注意對下的溝通。從實(shí)際看，對下溝通也很重要，比如，參會人員能不能來，有沒有請假的，預(yù)訂會議發(fā)言的有沒有情況，這些都要搞準(zhǔn)。曾經(jīng)有個(gè)單位開全體職工大會，結(jié)果由于機(jī)關(guān)對基層各車間人數(shù)沒把握清楚，導(dǎo)致開會的時(shí)候人來多了，現(xiàn)場鬧哄哄的，秩序比較混亂，領(lǐng)導(dǎo)也比較生氣，后來還是臨時(shí)協(xié)調(diào)其他分會場才完事。大家可能覺得這個(gè)不好把握，因?yàn)閷?shí)際情況中，有時(shí)來的人多、有時(shí)來的人少都是存在的，但是這恰恰說明溝通的重要性。

二、細(xì)節(jié)是基礎(chǔ)

我們常講，細(xì)節(jié)決定成敗。其實(shí)，辦會過程就很好地體現(xiàn)了這一點(diǎn)。日常與一些粉絲交流，不少人都說到細(xì)節(jié)的重要性。比如，領(lǐng)導(dǎo)座位順序怎么排，有上級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)人員參加時(shí)又怎么排，文件資料怎么放，與會人員按什么順序就坐，會場話筒效果怎么樣，在哪放幾個(gè)話筒，會場燈光怎么調(diào)，開哪些燈，這都是有講究的。有個(gè)單位籌備黨委擴(kuò)大會，在懸掛橫幅時(shí)，由于布料老舊，部分地方看得有皺紋，不夠舒展，承辦人員感覺看著不美觀，用吹風(fēng)機(jī)仔細(xì)吹了一遍，結(jié)果效果就挺好。還有個(gè)單位在參加上級電視電話會議時(shí)，機(jī)關(guān)人員在調(diào)試投影儀時(shí)，沒有考慮視覺角度，整體有點(diǎn)偏高，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)參會時(shí)，仰頭才能看清畫面，事后承辦人員因此被猛批了一頓。

考慮細(xì)節(jié)時(shí)，還要注意及時(shí)與上級最新要求對接，比如，現(xiàn)在上下改作風(fēng)力度大，一般會場都不放鮮花、不擺文具，這都需要提醒與會人員自己準(zhǔn)備；同時(shí)要結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格來考慮，比如，在安排照相攝像時(shí)，有的領(lǐng)導(dǎo)對這些不是很感冒，這時(shí)就要適度進(jìn)行，注意抓拍，而且時(shí)機(jī)把握好，對于一些涉密程度高的會議，取完景后要抓緊離開，這都有相關(guān)的要求。

三、推演是重點(diǎn)

電視劇《我的前半生》賀涵在對羅子君講解職場攻略時(shí)，有這樣一句話比較經(jīng)典：“實(shí)戰(zhàn)之前，必須預(yù)演，以排除一切意外的可能”，老筆頭覺得，把它用在辦會的準(zhǔn)備過程很恰當(dāng)。就是你對會議的整個(gè)過程要進(jìn)行推演，特別是籌辦大型會議時(shí)，比如，有幾個(gè)單位要發(fā)言，通過推演掌握時(shí)間；又如，如果中間有表彰環(huán)節(jié)，涉及領(lǐng)導(dǎo)頒獎(jiǎng)，要排練流程，誰先上、誰后上，音樂什么時(shí)候起；再如，涉及臺上臺下要互動(dòng)的，動(dòng)員大會要喊口號、黨內(nèi)選舉會議要唱票投票的，這些都應(yīng)提前過一遍，否則極有可能出意外情況。

有一位粉絲講過，他們搞換屆選舉時(shí)，在現(xiàn)場表決總監(jiān)票人、總計(jì)票人選過程中，領(lǐng)導(dǎo)問“同意的請舉手、不同意的請舉手、棄權(quán)的請舉手”，承辦人員沒有及時(shí)安排人統(tǒng)計(jì)人數(shù)，沒有現(xiàn)場報(bào)告情況，造成中間冷場，以致領(lǐng)導(dǎo)唱了“獨(dú)角戲”，因?yàn)檫@個(gè)事，他們領(lǐng)導(dǎo)講了好一陣子。其實(shí)，這就是沒提前推演流程導(dǎo)致的，像這種會議，負(fù)責(zé)人應(yīng)拿著主持詞，模仿領(lǐng)導(dǎo)角色將整個(gè)過程逐步預(yù)演，這樣才能發(fā)現(xiàn)問題、改正不足。

還有一次某個(gè)單位搞業(yè)務(wù)講座，帶部分下屬單位機(jī)關(guān)干部，內(nèi)容是觀看某專家的授課錄像，結(jié)果現(xiàn)場看時(shí)錄音效果非常差，從頭到尾聽不清，而且時(shí)間還挺長，搞得有人意見挺大，后來錄像也沒放完就草草結(jié)束。分析這個(gè)案例，其實(shí)很容易避免，只要承辦人員提前聽下錄像效果，就能采取補(bǔ)救措施。

因此，不要老想當(dāng)然感覺差不多，必須深入進(jìn)去想、深入情況推，準(zhǔn)備充分，才能確保會議順利。

四、統(tǒng)籌是保證

工作離不開統(tǒng)籌，承辦會議更是如此。對于籌備會議的負(fù)責(zé)人來講，前期要抓分工，中期要抓檢查，后期要抓統(tǒng)籌。有的容易陷入具體事務(wù)，只顧部分忘了全局、只看個(gè)體不管整體，很容易冒泡出情況。后期怎么統(tǒng)籌，就是說要合理調(diào)配力量，哪里推進(jìn)得慢了，就得加強(qiáng)人手；哪里遇到困難了，就得協(xié)力解決，負(fù)責(zé)人是整個(gè)會議的組織者，必須胸有全局，對可能出現(xiàn)的情況要有預(yù)案、對一些重要的細(xì)節(jié)要心里有數(shù)。

比如，老秘以前有個(gè)朋友，在某單位綜合部門工作，一次單位開黨委全會，他之前雖然也進(jìn)行了分工，但由于個(gè)人精力都投入到領(lǐng)導(dǎo)材料的撰寫中，期間對其他會務(wù)統(tǒng)籌不夠，他們負(fù)責(zé)材料打印的是個(gè)新手，在與單位文印室溝通時(shí)出了點(diǎn)情況，以致開會前一天材料還沒打印出來，結(jié)果急得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)。個(gè)人雖然文筆很好，但卻因此在單位領(lǐng)導(dǎo)那里形象大打折扣。

老秘覺得，負(fù)責(zé)籌劃大型會議，牽頭人必須跳出會議看會議，把精力放在分工、督導(dǎo)和統(tǒng)籌落實(shí)上，手里隨時(shí)帶個(gè)本子，把重要事項(xiàng)一一記錄，不托底的也要標(biāo)出來，隨時(shí)掌握整個(gè)會議籌備進(jìn)程，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)、有效落實(shí)。

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