文/胡園園

作者系碩世生物董事、副總裁、董秘

在公司治理邁向現(xiàn)代化的進程中，新公司法的施行帶來新變化，其中董事會權(quán)力的擴大、審計委員會職權(quán)的調(diào)整使得董事會的規(guī)范高效運轉(zhuǎn)成為焦點。董事會議案合規(guī)作為董事會有效運作的基石，重要性不言而喻。董事會秘書是這一環(huán)節(jié)中的關(guān)鍵角色，肩負重大責任，需要運用專業(yè)、智慧與情商來應對不合規(guī)議案帶來的挑戰(zhàn)。

主要股東在公司治理中擁有較大話語權(quán)，往往會從自身利益或?qū)局卫淼墓逃姓J知出發(fā)，提交一些不符合公司法規(guī)定、公司章程約定的議案?？偨?jīng)理憑借其職權(quán)優(yōu)勢，且在某些情況下是董秘的提名方或領(lǐng)導，可能將一些本該由經(jīng)理層決策的事項提交董事會審議。如何巧妙而有效地“擋住”這些議案，既促進議案合規(guī)，又妥善處理矛盾、保護自身，可從三個方面著手。

第一，構(gòu)建專業(yè)知識壁壘，明確議案邊界。董秘要對公司法等相關(guān)法律法規(guī)、公司章程有深入且精準的理解，這是其“擋”住不合規(guī)議案的基礎(chǔ)。在日常工作中，董秘應持續(xù)學習并更新知識體系，對于董事會的職權(quán)范圍、議案提交的程序、各治理主體的職責邊界等內(nèi)容做到心中有數(shù)。

面對議案時，董秘要能夠迅速依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、章程判斷其是否屬于董事會審議范疇。例如，對于涉及公司日常經(jīng)營中的具體業(yè)務操作細節(jié)且未達到重大事項標準的議案，應明確告知提交方這屬于經(jīng)理層的自主決策權(quán)限，不屬于董事會的審議事項，并用清晰的法律條文和公司章程條款加以解釋，讓提交方認識到其行為的不合規(guī)性，從專業(yè)角度樹立權(quán)威，使提交方難以反駁。

第二，強化溝通藝術(shù)，化解潛在矛盾。溝通是董秘解決問題的核心手段之一。在議案提交前，董秘就介入，主動與提交方進行私下且誠懇的交流，了解其意圖和議案內(nèi)容，提前指出可能存在的合規(guī)問題，并提供合規(guī)建議，引導其修改議案。

與主要股東溝通時，董秘要充分尊重其對公司的貢獻和地位，在指出議案不合規(guī)時，可先表達對其關(guān)注公司發(fā)展的感謝，然后再委婉地闡述問題所在。例如，“您一直以來對公司的發(fā)展傾心盡力，從這份議案也看得出您的用心。不過從公司法和公司章程的規(guī)定來看，目前這樣的事項提交董事會審議可能不太合適。這可能會引發(fā)一些程序上的問題，也不利于公司治理的規(guī)范有序，我們可以一起探討更合適的處理方式?！?/p>

與總經(jīng)理溝通時，董秘應注重維護其領(lǐng)導權(quán)威，同時強調(diào)合規(guī)的重要性?？梢詮墓菊w利益和長遠發(fā)展的角度出發(fā)，提出“如果這份議案以不合規(guī)的方式在董事會通過，后續(xù)可能會面臨監(jiān)管風險，這對公司和您的管理工作都會帶來潛在的負面影響，我們不妨先對議案進行調(diào)整完善后再提交”，以溫和方式引導其調(diào)整議案。

第三，完善內(nèi)部流程，前置審核防線。董秘可以推動公司建立健全董事會議案的內(nèi)部審核流程。在議案提交董事會前，設置專門的審核環(huán)節(jié)，由董秘或相關(guān)專業(yè)部門對議案的合規(guī)性進行初步審查。

制定詳細的議案審核清單，明確列出需要檢查的關(guān)鍵要素，例如議案的主題是否符合董事會職權(quán)、內(nèi)容是否完整、是否履行了必要的前置審批程序等。對于不符合要求的議案，及時退回提交方，并附上明確的修改意見和依據(jù)，要求其在規(guī)定時間內(nèi)重新提交。這種前置審核機制，能夠從源頭上減少不合規(guī)議案進入董事會審議程序的可能性，同時為董秘的工作提供制度支持和操作依據(jù)，避免董秘在面對不合規(guī)議案時處于被動應對的局面。

總之，董秘在應對董事會不合規(guī)議案的過程中，要以專業(yè)知識為基石，以溝通藝術(shù)為橋梁，以完善的內(nèi)部流程為保障，多管齊下，既堅守合規(guī)底線，又巧妙化解矛盾，從而促進董事會的規(guī)范高效運轉(zhuǎn)，在公司治理的復雜舞臺上展現(xiàn)卓越的智慧與才能，為公司的穩(wěn)健發(fā)展保駕護航。